Wwft en de AVG

shutterstock_631473233

Wwft en AVG

Veel Wwft-verplichten brengen vragen met zich mee over het bewaren van verzamelde gegevens. Wat mag er nu wel en wat mag er nu niet bewaard worden, of wat moet er bewaard worden volgens de verschillende regelgevingen? Volgens de AVG moeten persoonsgegevens verwijderd worden, maar volgens de Wwft moet u een dossier aanleggen en gegevens bewaren. Welke wetgeving moet nu gevolgd worden? En als er dan gegevens bewaard en vastgelegd moeten worden, wat is hiervan de bewaartermijn? In deze blog een antwoord op veelgestelde vragen!

Volgens de Wwft zijn bepaalde instellingen verplicht om een cliëntenonderzoek uit te voeren en hiervan de clientgegevens vast te leggen. Een voorbeeld hiervan is het maken van een kopie van een identiteitsbewijs, maar ook andere clientgegevens moeten worden vastgelegd. Omdat er sprake is van een wettelijke verplichting voor de instelling, is deze vastlegging niet in strijd met de AVG. Persoonsgegevens mogen in beginsel verwerkt worden als (en voor zover) dit wettelijk verplicht is. De verplichtingen uit de Wwft bieden daarmee zowel een doel (‘voldoen aan de Wwft’) als een rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Wwft.

Bewaartermijn

Op grond van de Wwft moeten deze gegevens vijf jaar worden bewaard. Hetzelfde geldt voor gegevens met betrekking tot ongebruikelijke transacties. In artikel 34a van de Wwft zijn nadere bepalingen opgenomen over gegevensbescherming.

  • Persoonsgegevens, verzameld op grond van deze wet, worden door een instelling alleen verwerkt met het oog op het voorkomen van witwassen en voorkomen van het financieren van terrorisme. De persoonsgegevens mogen niet verder worden verwerkt voor commerciële doeleinden of andere doeleinden die niet verenigbaar zijn met het doel van de Wwft.
  • Een instelling verstrekt, alvorens een zakelijke relatie aan te gaan of een incidentele transactie te verrichten, informatie aan een cliënt over de krachtens deze wet geldende verplichtingen ter zake van de verwerking van persoonsgegevens met het oog op het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme.
  • Een instelling vernietigt de persoonsgegevens die zij op basis van deze wet heeft verkregen onmiddellijk na het verstrijken van de termijn, bedoeld in artikel 33, derde lid, en 34, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.

Dit betekent dat de personen wiens gegevens geregistreerd worden daarover geïnformeerd moeten werden, alsmede het doel van de verwerking. Tevens moeten de personen wiens gegevens geregistreerd worden geïnformeerd worden over hun inzagerecht, correctierecht en moeten deze personen in de gelegenheid worden gesteld die rechten uit te oefenen.

Op de regels van de Wwft en AVG gelden in uitzonderlijke gevallen andere regels, bijvoorbeeld voor gegevens die de Wwft-plichtige heeft gemeld bij het melden van een ‘’ongebruikelijke’’ transactie.

Wet Algemene Verorderning Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens. De belangrijkste bepalingen uit de AVG zijn als volgt samen te vatten:

  • Overeenstemming wet

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene (dat is degene van wie de persoonsgegevens verwerkt worden) moet het duidelijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden.

  • Gerechtvaardigd doel

Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor een organisatie de persoonsgegevens gaat verwerken moet verenigbaar zijn met het doel waarmee de persoonsgegevens zijn verzameld.

  • Op de hoogte brengen

Verwerkt een organisatie of persoon persoonsgegevens? Dan moet de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke). Het doel van de gegevensverwerking moet voor de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt ook duidelijk zijn.

  • Zo min mogelijk

Als organisaties persoonsgegevens verwerken, dan moeten ze daarbij ‘zo min mogelijk’ als uitgangspunt hanteren. Dat houdt o.a. in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt.

  • Juiste en actuele gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de gegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.

  • Beveiliging

De gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.

Wwft voor accountants

shutterstock_246388288

Wwft voor accountants

Sinds de introductie van de Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft) zijn accountants en belastingadviseurs direct betrokken bij de bestrijding van witwaspraktijken en de financiering van terrorisme.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De WWFT is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 10 januari 2020 aangepast naar de vijfde Europese anti-witwas richtlijn (AMLD5). Gezien het werkgebied van accountants zijn deze nauw betrokken in het Wwft, hoewel het niet altijd duidelijk is welke gevolgen dit met zich mee brengt

Wat betekent de Wwft voor accountants?

De belangrijkste elementen van de Wwft zijn het cliëntenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Kortom betekent dit dat een accountant dient vast te stellen wie zijn client is, of de geleverde identificatie authentiek is, en of er bij transacties risico is op witwaspraktijken of financiering van terrorisme. Dit onderzoek wordt in het algemeen het clientenonderzoek genoemd, en dit is een verplichte werkzaamheid ter behoeve van de algemene leidraad Wwft.

Clientenonderzoek/ Customer Due Diligence (CDD)

De algemene leidraad van het Wwft erkent drie soorten cliëntenonderzoeken: standaard, vereenvoudigd en verscherpt. Het vereenvoudigd onderzoek is op toepassing voor een selecte groep clienten zoals overheidsinstanties, hier is geen verder onderzoek naar nodig. In alle andere gevallen gaat men eerst uit van een standaard onderzoek, een verscherpt onderzoek wordt alleen vereist bij speciale gevallen of als het standaard onderzoek op een verhoogd risico wijst.

De eerste stap bij een standaard clientenonderzoek is het vaststellen en het verifiëren van de identiteit van de client en de tegenpartij in een transactie. Dit betekent dat de accountant moet nalopen of de gegeven documenten authentiek zijn, of deze kloppen met de betrokken partijen, en of er niet externe belanghebbende partijen bij de transactie betrokken zijn. De verstrekte identificatiegegevens en documenten dienen vast te worden gelegd in een klantenbestand conform met de betrokken bewaarplicht van de Wwft. Na de invoer van de 4e richtlijn van de Europese unie is de accountant ook verplicht om te achterhalen wie de Ultimate Benificial Owner (UBO) achter elke client is.

Naast het onderzoek naar de identiteit van clienten stelt de Wwft accountants ook verplicht om een onderzoek uit te voeren naar het risicoprofiel. Het risicoprofiel is een indicatie van het risico op witwaspraktijken of financiering van terrorisme wat cliënten met zich mee brengen. Het FIU (Financial Intelligence Unit) van de Rijksoverheid heeft een specifieke leidraad opgesteld betreffende het bepalen van risicoprofielen van clienten voor accountants.

Volgens deze leidraad is er sprake van verhoogd risico bij bijvoorbeeld clienten uit risicolanden (zie sectie 4.1), of clienten die door hun vakgebied een hoger risico op witwaspraktijken met zich meenemen. Naast de aard van de clienten kan ook de transactie zelf verhoogd risico met zich meenemen, bijvoorbeeld bij transacties tussen “lege” vennootschappen of transacties met aandelen waarvan de waarde niet goed te bepalen is.

Meldplicht

Als het clientenonderzoek van de accountant uitwijst op een verhoogd of onacceptabel risico op witwaspraktijken is deze verplicht om hier een melding van te maken bij het FIU. De meldplicht is van kracht op transacties of situaties die als ongebruikelijk bestempeld kunnen worden. Na een melding

besluit het FIU dan of de ongebruikelijke situatie ook daadwerkelijk verdacht is, en handelt hier zelfstandig naar. Bij het doen van een melding is een accountant ook verplicht om zich aan een aangescherpte bewaarplicht te houden.

Bewaarplicht

De bewaarplicht verplicht een accountantspraktijk om alle gegevens betreffende het cliëntenonderzoek minstens vijf jaar te bewaren, en toegankelijk te maken voor eventueel verder onderzoek. Na het maken van een melding bij het FIU geldt deze plicht ook, met een verscherpte vereiste voor de opslag van gegevens. In dit geval moeten ook alle gegevens die nodig zijn om de transactie te reconstrueren, een afschrift van de melding, en een ontvangstbevestiging van het FIU worden bewaard.

Verscherpt clientenonderzoek

Naar aanleiding van het clientenonderzoek kan er reden zijn tot het voortzetten van een verscherpt onderzoek. Dit dient gedaan te worden als het initieële onderzoek wijst op hoger dan laag risico, maar ook in bijzondere gevallan. Voorbeelden hiervan zijn als betrokken partijen vallen onder de lijst met politiek prominente personen (PEPs) of de interesse van financiële wachthouders hebben.

SCOPE CDD On Demand voor accountants

Het maken van een doortastend clientenonderzoek wat voldoet aan de eisen van de Wwft is een lastige taak die vereist dat accountants up-to-date blijven met de wetgeving. Tevens vereist het administratieve systemen waarmee deze onderzoeken snel doorgevoerd kunnen worden, en waarin de gedocumenteerde resultaten conform met de bewaarplicht nog vijf jaar beschikbaar zijn. SCOPE FinTech Solutions heeft de SCOPE CDD On Demand oplossing ontwikkeld voor accountants om dit proces gemakkelijker te maken. SCOPE CDD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het clientenonderzoek die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. CCDD On Demand staat gebruikers toe om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten om te kijken of een verscherpt onderzoek nodig is:

  • Of de cliënt onbekwaam is verklaard als directeur
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over de cliënt
  • Of de cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Ook kan CDD On Demand gebruikt worden om de UBO van een instantie te traceren. Hiervoor analyseert het systeem zelfstandig documenten beschikbaar via de Kamer van Koophandel en stelt het een overzicht op van betrokken personen en de geïdentificeerde UBO. Een echte UBO kan alleen gevonden worden bij een BV met een aandeelhouder (of een eenmanszaak). Daarnaast identificeert CDD On Demand mogelijke UBO’s (UBO suspect) of de persoon die het beste zou weten wie de UBO is.

Met SCOPE CDD On Demand controleert u uw cliënten vanaf €4,00 op al deze punten zonder de verplichting om een langdurig contract af te sluiten. Bovendien ontvangt u aan het eind van de controle een gewaarmerkt rapport met de door u uitgevoerde controle wat als bewijsstuk dient voor een eventuele controle. Het gebruik van SCOPE CDD On Demand zorgt voor een snel en geautomatiseerd proces voor de Customer Due Diligence, met UBO-controle en een compliance screening.

Better be safe than sorry!

Wwft voor makelaars

shutterstock_267766277

Wwft voor makelaars

Sinds de komst van de Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft) zijn ook makelaars verplicht om een Customer Due Diligence beleid te hebben. Dit houdt onder meer in dat makelaars verplicht zijn om een cliëntenonderzoek uit te voeren waarbij vastgesteld wordt met wie ze zakendoen, en welke risico’s aan een transactie verbonden zijn.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 10 januari 2020 aangepast naar de vijfde Europese anti-witwas richtlijn (AMLD5). Onder het Wwft worden ook transacties betreffend ontroerend goed meegenomen, wat extra plichten met zich meeneemt voor makelaars, taxateurs en bemiddelaars bij transacties betreffende vastgoed.

Wat betekent de Wwft voor makelaars?

De belangrijkste elementen van de Wwft zijn het clientenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Samengevat betekent dit dat een makelaar de partijen waartussen bemiddeld wordt moet onderzoeken om vast te stellen wie deze zijn. Daarnaast is de makelaar verplicht om te onderzoeken of er sprake is van een risico op witwaspraktijken of de financiering van terroristische instanties. Dit onderzoek naar de cliënten wordt ook wel het clientenonderzoek of de Customer Due Diligence (CDD) genoemd. Daarnaast is elke makelaar door de Wwft verplicht om hier een geschreven standaard beleid voor te hebben. Deze dient te voldoen aan de gegeven leidraad van de Rijksoverheid betreffende WWFT voor makelaars.

Clientenonderzoek/ Customer Due Diligence (CDD)

De eerste stap bij een clientenonderzoek is het vaststellen en het verifiëren van de identiteit van de client en de tegenpartij in een transactie. Dit betekent dat de makelaar moet nalopen of de gegeven documenten authentiek zijn, of deze kloppen met de betrokken partijen, en of er niet externe belanghebbende partijen bij de transactie betrokken zijn. Bij transacties met een bedrijf of instantie moet de makelaar identificeren wie de Ultimate Beneficial Owner (UBO) is en hier het clientenonderzoek op toepassen. De verstrekte identificatiegegevens en documenten dienen vast te worden gelegd in een klantenbestand conform met de betrokken bewaarplicht van het Wwft.

Naast het onderzoek naar de identiteit van de betrokken partijen stelt het Wwft de makelaar ook verplicht om een onderzoek uit te voeren naar het risicoprofiel van deze partijen. Het risicoprofiel is een indicatie van het risico op witwaspraktijken of financiering van terrorisme wat cliënten met zich mee brengen. Voorbeelden van situaties die volgens de Wwft een onacceptabel risico met zich mee brengen zijn cliënten die valse identiteiten gebruiken, onverklaarbaar vermogen bezitten, of handelen namens ondoorzichtige buitenlandse instanties. Voor het bepalen van een risicoprofiel raadt de Rijksoverheid aan om de risicomatrix Wwft ter behoeve van makelaars van de belastingdienst te gebruiken.

Meldplicht

Als het clientenonderzoek van de makelaar uitwijst op een verhoogd of onacceptabel risico opwitwaspra

ktijken is de makelaar verplicht om hier een melding van te maken bij het FIU (Financial Intelligence Unit) van de Rijksoverheid. De meldplicht geldt ook als het clientenonderzoek niet de gewenste resultaten oplevert, of een transactie als ongebruikelijk kan worden gezien. Het FIU besluit dan verder of de ongebruikelijke situatie ook daadwerkelijk verdacht is, en handelt hiernaar verder of vraagt de melder om meer informatie. Bij het doen van een melding is de makelaar ook verplicht om zich aan een aangescherpte bewaarplicht te houden.

Bewaarplicht

De bewaarplicht verplicht de makelaar om alle gegevens betreffende het clientenonderzoek minstens 5 jaar te bewaren, en toegankelijk te maken voor eventueel verder onderzoek. Na het maken van een melding bij het FIU geldt deze plicht ook, met een verscherpte vereiste voor de opslag van gegevens. In dit geval moeten ook alle gegevens die nodig zijn om de transactie te reconstrueren, een afschrift van de melding, en een ontvangstbevestiging van het FIU worden bewaard.

Verscherpt clientenonderzoek

Naar aanleiding van de geïdentificeerde partijen kan er reden zijn tot een verscherpt clientenonderzoek. Voorbeelden van redenen om het onderzoek aan te scherpen zijn: de betrekking van partijen uit risicolanden of politiek prominente personen, transacties door middel van cryptocurrencies, of als één van de partijen negatief bekend staat bij een financiële regulerende instantie. De richtlijnen voor het in stand zetten van een verscherpt onderzoek zijn te vinden in sectie 5.3 van de leidraad betreffende Wwft voor makelaars.

SCOPE CDD  On Demand voor makelaars

Het maken van een doortastend clientenonderzoek wat voldoet aan de eisen van de WWFT is een lastige taak wat vereist dat makelaars up-to-date blijven met de wetgeving. Tevens vereist het administratieve systemen waarmee deze onderzoeken snel doorgevoerd kunnen worden, en waarin de gedocumenteerde resultaten conform met de bewaarplicht nog 5 jaar beschikbaar zijn.

SCOPE FinTech Solutions heeft de SCOPE CDD on Demand oplossing ontwikkeld voor makelaars om deze lasten weg te nemen. SCOPE CDD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het clientenonderzoek dat gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand.  CDD On Demand stelt makelaars in staat om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten om te kijken of een verscherpt onderzoek nodig is:

  • Of de cliënt onbekwaam is verklaard als directeur
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over de cliënt
  • Of de cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Ook kan CDD On Demand gebruikt worden om de UBO van een instantie te traceren. Hiervoor analyseert het systeem zelfstandig documenten beschikbaar via de Kamer van Koophandel en stelt het een overzicht op van betrokken personen en de geïdentificeerde UBO. Een echte UBO kan alleen gevonden worden bij een BV met een aandeelhouder (of een eenmanszaak). Daarnaast identificeert CDD On Demand mogelijke UBO’s (UBO suspect) of de persoon die het beste zou weten wie de UBO is.

Met SCOPE CDD On Demand controleert u uw cliënten vanaf €4,00 op al deze punten zonder de verplichting om een langdurig contract af te sluiten. Bovendien ontvangt u aan het eind van de controle een gewaarmerkt rapport met de door u uitgevoerde controle dat als bewijsstuk dient voor een eventuele controle. Het gebruik van SCOPE CDD On Demand zorgt voor een snel en geautomatiseerd proces voor de Customer Due Diligence, met UBO-controle en een compliance screening. Better be safe than sorry!

SCOPE FinTech gaat samenwerking aan met Balieplus

shutterstock_604448168

SCOPE FinTech gaat samenwerking aan met Balieplus

SCOPE FinTech, al sinds 1987 expert op het gebied van datakwaliteit, CRM-software en thuis in de wereld van de financiële en juridische dienstverlening, is een samenwerking aangegaan met Balieplus. Concreet betekent dit dat klanten van Balieplus CDD On Demand aangeboden wordt, een voor advocatenkantoren bijzonder waardevol instrument om op eenvoudige en te controleren wijze te kunnen voldoen aan verplichtingen die vallen onder de Wwft.

Samenwerking is eerder logisch dan verrassend

Dat SCOPE en Balieplus de handen ineenslaan is niet verrassend. Balieplus helpt advocaten immers om zo efficiënt mogelijk te ondernemen in de overtuiging dat elke advocaat het best tot zijn recht komt als hij zich niet hoeft bezig te houden met allerlei organisatorische zaken. In dat kader zal CDD On Demand de advocatuur dan ook als muziek in de oren klinken, want advocaten worden op deze wijze op de best mogelijke wijze ontzorgd waardoor zij zich volledig kunnen richten op het bijstaan van hun cliënten.

Zo worden boetes en reputatieschades voorkomen en wordt voldaan aan wet- en regelgeving

Met CDD On Demand worden boetes en reputatieschade voorkomen en wordt de wet- en regelgeving eenvoudig nageleefd. Door gebruik te maken van CDD On Demand van SCOPE FinTech kan op basis van actuele gegevens controle worden uitgevoerd op onder meer natuurlijke personen en rechtspersonen op onderwerpen als actieve sancties, historische sancties, wetshandhavingsinstanties, financiële toezichthouders, politieke prominente personen en insolventie. CDD on Demand biedt snelle en eenvoudige ondersteuning op het gebied van uitgebreid cliënten onderzoek. Door de logging en een digitaal gewaarmerkt onderzoeksrapport is zo bovendien bewijsbaar dat aan de wettelijke verplichtingen is voldaan.

Het systeem is meteen te gebruiken

CDD On Demand is er al vanaf een bedrag van vier euro per controle en er kan onmiddellijk met het systeem gewerkt worden. Er is geen langdurige overeenkomst noodzakelijk en alle klanten kunnen geautomatiseerd worden verwerkt. CDD On Demand is in feite het geautomatiseerde proces voor cliëntenonderzoek in het kader van Customer Due Diligence,

Cadeau van SCOPE FinTech: extra voordeel voor leden van Balieplus

Vanwege de samenwerking krijgen leden van Balieplus tien procent extra credits als ze via Balieplus gebruik maken van de door SCOPE aangeboden dienst. De extra credits krijgen ze cadeau bij de eerste bestelling en door gebruik te maken van een speciale link op de website van Balieplus. Daarmee laten zowel SCOPE FinTech als Balieplus zien het werk voor de advocatenkantoren daadwerkelijk gemakkelijker te maken. Ook de cliënten van de advocatenkantoren varen er nadrukkelijk wel bij, want meer dan ooit heeft een advocaat nu de tijd om de beste juridische bijstand te bieden, nu hij weet dat er CDD On Demand is. Balieplus voldoet door het aanbieden van CDD On Demand ook al aan de eigen doelstelling en stelt de advocatuur zo andermaal in staat zich nog beter met de corebusiness bezig te houden; het bijstaan van cliënten.

Een waardevol instrument voor verplichtingen onder de Wwft. Nu ook met UBO-onderzoek!

shutterstock_430168801

Een waardevol instrument voor verplichtingen onder de Wwft. Nu ook met UBO-onderzoek!

Met de cloud service cddondemand.com biedt SCOPE FinTech een oplossing voor organisaties, die onder de Wwft vallen, om snel en volledig geautomatiseerd achtergrondcontroles uit te voeren voor natuurlijke personen en bedrijven.

CDD On Demand onderscheidt zich van de concurrentie door de uitgebreide vastlegging (audit) van het controle proces. Het resultaat van het onderzoek is onder meer een digitaal gewaarmerkt pdf-formulier dat het de benodigde achtergrondcontroles hebben plaatsgevonden. CDD On Demand is heel gemakkelijk te integreren (API) met in gebruik zijnde software. CDD On Demand is inmiddels bij meer dan 10 bedrijven in gebruik genomen.

In de nieuwste versie van CDD On Demand is het UBO-onderzoek voor bedrijven toegevoegd. Ook nieuw is de mogelijkheid om cliënt- en relatie dossiers in batch aan te bieden om het controle proces te versnellen.

Het UBO-onderzoek is een wettelijke verplichting in de Wwft. De basis voor een UBO-onderzoek is de Kamer van Koophandel informatie inzake bestuurders van bedrijven. Zodra de UBO’s zijn geïdentificeerd kan er direct worden doorgestart met een personen- en bedrijven achtergrond controle (PEP, sanctielijsten, negatieve publiciteit).

De batch functionaliteit geeft de gebruiker de mogelijkheid om achterstanden snel weg te werken bijvoorbeeld bij een eerste noodzakelijke controle van het hele cliëntenbestand. De verwerking van alle cliënten kan volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd. Alle dossiers, die onderzoek nodig hebben vanwege gevonden resultaten, worden apart gezet voor een nadere beoordeling.

Recent heeft een gebruiker 5.500 dossiers onderzocht waarvan er 35 handmatig beoordeeld moesten worden vanwege risico. De tijdsbesparing is uiteraard enorm en het proces wordt enorm versneld.

Lees meer over CRM en KYC op www.scope.nl

Nog meer tijdsbesparing door seriecontrole

shutterstock_559031851

Nog meer tijdsbesparing door seriecontrole

Vanaf nu het is één voor één checken van personen en bedrijven verleden tijd! Met de komst van de seriecontrole kunt u nu met een paar drukken op de knop een CSV-bestand controleren waardoor er nog meer tijd bespaard kan worden.

Om gebruik te kunnen maken van de seriecontrole is het noodzakelijk dat de gebruiker de te controleren personen/bedrijven in een CSV-bestand hebt staan. Dit bestand kan de gebruiker vervolgens eenvoudig uploaden in de SCOPE CDD On Demand omgeving, waarna de personen en/of bedrijven achtereenvolgens gecheckt worden. Indien er een resultaat naar voren komt waarin de persoon of het bedrijf (mogelijk) is gevonden, kan de gebruiker deze controle afwerken terwijl de rest van het bestand automatisch verder wordt gecontroleerd.

Hoe werkt het?

De gebruiker heeft de keuze uit het controleren van bestaande (eerder gecontroleerde) relaties of een lijst met nieuwe relaties. Het controleren van een lijst met nieuwe relaties wordt zo eenvoudig en universeel mogelijk gemaakt door het accepteren van:

  • Bestanden (CSV, txt)
  • Data gekopieerd vanuit bijv. Excel.

De data kan een export zijn vanuit een bestaand systeem, en hoeft niet specifiek afgestemd te zijn op CDD On Demand. De enige eisen aan de data zijn:

Personen
  • Achternaam in een eigen kolom;
  • Voornaam (optioneel);
  • Geboortedatum (optioneel);
Bedrijven
  • Bedrijfsnaam in eigen kolom;
  • Bedrijfsadres velden (optioneel);

Voorafgaand aan de batch wordt een inschatting van de kosten getoond. De batch verwerking werkt de personen/bedrijven 1 voor 1 af, en de resultaten worden direct getoond. De batch verwerking vindt plaats op de achtergrond en bij grote aantallen kan de gebruiker de pagina gewoon sluiten en de resultaten later bekijken.

N.b. dit onderdeel is niet mobiel geschikt, vanwege de complexiteit en het aanleveren van grotere hoeveelheden data, en wordt daarom ook niet getoond op schermen kleiner dan iPad formaat.

Welke controles worden uitgevoerd?

Tijdens de personen en/of bedrijfscontrole wordt op verschillende punten gecheckt:

  • Of deze persoon onbekwaam is verklaard als directeur of dat een onderneming een onbekwaam verklaarde directeur heeft
  • Of deze persoon of onderneming onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over deze persoon of onderneming
  • Of deze persoon of onderneming beschouwd wordt als een politiek prominent persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen een persoon of een bedrijf
  • Of deze persoon of onderneming onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Tijdsbesparing

Zonder gebruik te maken van software voor de diverse controles bent u gemiddeld 10 minuten bezig om de personen- en bedrijvencontroles voor een clientonderzoek uit te voeren, terwijl dit met behulp van CDD On Demand gemiddeld 2 minuten is, een tijdsbesparing van 80%! Door gebruik te maken van de seriecontrole wordt dit proces nog vele malen versneld waardoor u gemiddeld 30 seconde per controle bezig bent. Terwijl SCOPE CDD On Demand de cliënten controleert op onder andere PEP- en sanctielijsten, kunt u uw tijd weer besteden aan de dienstverlening voor de client. In het geval van een eventuele controle door bijvoorbeeld de AFM is er bovendien meteen een gewaarmerkt rapport met de stappen die zijn uitgevoerd voor het clientonderzoek. Better be safe than sorry!