Aandachtspunten voor Wwft-plichtige instellingen in 2021

Eind 2020 publiceerde de Autoriteit Financiële Markten (AFM) een geüpdatete versie van de leidraad over de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en Sanctiewet. Zo bevolen zij onder andere aan dat er gebruik wordt gemaakt van een doorlopend sanctie-screeningssysteem. Ook meldden zij dat inmiddels eigenlijk alle cliënten, aangenomen voor de wetswijziging in 2018, opnieuw gecontroleerd moeten worden.

Dit is niet voor niets, afgelopen zomer publiceerde de Trouw nog een artikel met Sharon Oded, hoogleraar aan de Erasmus Universiteit. Zij waarschuwde ons dat door de Coronapandemie 2020 het ideale jaar is voor criminelen om hun zwart geld wit te wassen.

“Criminelen kunnen hun illegaal verkregen geld makkelijker naar de bovenwereld tillen nu bedrijven druk zijn om niet failliet te gaan.” 

De precieze witwascijfers van 2020 zijn nog niet bekend, maar laten we eerlijk zijn, elke euro is natuurlijk te veel. Laat 2021 het jaar zijn waarin instellingen hun poortwachtersfunctie serieus nemen. Op basis van de leidraad hebben we de belangrijkste aandachtspunten voor u op een rijtje gezet:

Zorg dat u uw risicobeoordelingen niet te algemeen formuleert

Uit de risicobeoordeling moet duidelijk blijken welke risicofactoren hebben meegespeeld bij het tot stand komen van de risicobeoordeling. Bij elke risicofactor meldt u waarom het een risicofactor is en hoe dit de risicobeoordeling beïnvloed. Bijvoorbeeld: u heeft een cliënt die een PEP is. Het is dan noodzakelijk dat u beschrijft wat een PEP inhoudt en of dit het risico van de cliënt verhoogd of verlaagd. Wees zo specifiek mogelijk.

Wijs iemand binnen de instelling aan die verantwoordelijk is voor de naleving van de Wwft en Sanctiewet

Niet elke instelling heeft de mogelijkheid tot het toewijzen van iemand in een aparte compliancefunctie. Echter, het is belangrijk dat één van de dagelijkse beleidsbepalers wordt aangewezen als de verantwoordelijke voor de naleving van de Wwft en Sanctiewet. Verder is een instelling verplicht om de instelling, voor zover dit evenredig is aan de aard en de omvang van de instelling, te voorzien in de invulling van een aparte compliancefunctie.

Revisie cliëntenonderzoek

Cliënten die zijn aangenomen voor de Wwft wetswijziging op 25 juli 2018 moeten inmiddels ook gecontroleerd zijn volgens de huidige richtlijnen. Afhankelijk van de risicobeoordeling wordt er zelfs verwacht dat er al voor een tweede keer is gecontroleerd. Alle cliëntendossiers van cliënten die geaccepteerd zijn voor de wetswijziging met een hoger risico, moeten dus eigenlijk al herzien zijn.

Reconstructieplicht ten aanzien van identificatieverplichting

Wees u ervan bewust dat de persoonsgegevens van cliënten op ‘opvraagbare’ wijze moeten worden vastgelegd. Dit kan in de vorm van een schriftelijk document of online.

Formuleer duidelijk de doel en aard van de zakelijke relatie

In het cliëntdossier moet specifiek worden benoemd wat het doel en de aard is van de zakelijke relatie. De AFM staat ook in zijn recht om deze gegevens op te vragen. Indien er een zakelijke relatie wordt aangegaan met een cliënt uit het buitenland moet worden vastgelegd waarom zij in Nederland zaken willen doen.

Voer uw risicobeoordeling ten alle tijden zelf uit

Het is verboden om de risicobeoordelingen van cliënten uit te besteden aan een derde partij. Het uitbesteden van het controleren en screenen van cliënten is toegestaan, echter instellingen moeten zelf de ‘uitkomsten’ interpreteren en beschrijven.

Aanscherping van de opleidingseisen

Werknemers moeten niet alleen in staat zijn om ongebruikelijke transacties te herkennen, maar ook om een cliëntenonderzoek goed en volledig uit te voeren. Waar het eerst verplicht was om periodiek Wwft-trainingen te organiseren, is het nu verplicht om dit regelmatig aan te bieden aan de werknemers binnen de instelling. De informatie over het aanbod, de gevolgde trainingen, de frequentie en de werknemers die opleidingen volgen moet worden vastgelegd.

Zorg dat u alle sanctielijsten op heeft genomen in uw screening

Waar de oude leidraad zich beperkte tot de Europese of Nederlandse sanctielijsten, geeft de nieuwe leidraad aan dat een instelling haar relaties dient te screenen tegen:

• De Nationale sanctielijst terrorisme
• De EU- sanctielijst; en
• De VN-sanctielijst.

Een doorlopend sanctie-screeningssysteem

Instellingen zijn al verplicht om cliënten, afhankelijk van de risicobeoordeling, periodiek te controleren. In de laatste update van de leidraad benadrukte de AFM dat het nog beter zou zijn als er continu wordt gemonitord. Het is in iedere geval belangrijk dat er op de volgende momenten wordt gecontroleerd:

• Bij aanvang van de relatie;
• Periodiek bij wijzigingen bij de relatie (zoals de UBO);
• Bij wijzigingen op de sanctielijsten; en
• Na afloop van de relatie. Dat wil zeggen, bij beëindiging van de relatie moet nog een laatste screening plaatsvinden.

Het UBO-register

Het UBO-register, dat geopend is op 27 september 2020, heeft enkel nut als de Uiteindelijke Belanghebbenden van instellingen hier ook daadwerkelijk staan ingeschreven. U heeft nog iets meer dan een jaar om u in te schrijven. Wanneer een instelling de UBO’s niet voor 22 maart 2022 heeft ingeschreven zijn er consequenties.

Met CDD On Demand bent u er altijd van verzekerd dat er op de juiste sanctielijsten wordt gecontroleerd. De monitorfunctie zorgt ervoor dat u direct een melding krijgt zodra er iets wijzigt voor één van uw cliënten op de monitorlijst.

Voor maar €1,50 screent u uw cliënt al langs elf verschillende (sanctie)lijsten en voor €3,00 wordt de cliënt 365 dagen lang gemonitord. Bekijk hier onze compliance- en monitorfunctie. Better be safe than sorry!