Cliëntenonderzoek combineren met thuiswerken; hoe doet u dat?
Leestijd: 4 min.
In het kort
Thuiswerken is de nieuwe norm en ondanks dat het even omschakelen was hebben veel organisaties en hun werknemers hun draai er inmiddels in gevonden. Video-apps als Zoom en Teams zijn niet meer weg te denken en ongeveer alle kamers in het huis zijn al een keer ingezet als werkplek. Bij veel zaken zorgt thuiswerken niet voor problemen, maar hoe voer je een degelijk cliëntenonderzoek uit als je de cliënt niet in ‘real-life’ kunt ontmoeten? Neem bijvoorbeeld de identificatieplicht: u wilt de cliënt identificeren en de identiteit verifiëren, dus vraagt u om een kopie van het paspoort. Echter de cliënt weigert deze persoonlijke documenten online te verstrekken. Hoe zorgt u dat uw cliënt toch veilig zijn/haar documenten met u kan delen?
Identificeren van de cliënt
Bij het identificeren van de cliënt kunt u, zoals beschreven in de leidraad van de AFM, gewoon gebruikmaken van de gegevens zoals door de cliënt zelf zijn aangeleverd. U kunt de cliënt de gegevens laten invullen via uw eigen beveiligde website of, daar hebben we ze weer, u kunt bijvoorbeeld via Zoom of Teams het formulier mondeling doornemen.
Het verifiëren van de identiteit gebeurt doorgaans door middel van een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Documenten met zulke privacygevoelige informatie delen mensen vaak niet graag via het internet. Echter, heeft de Rijksoverheid een app ontwikkeld waarmee eenvoudig documenten een stuk minder fraudegevoelig gemaakt kunnen worden en veilig gedeeld kunnen worden. Het gaat hier om de ID-Kopie app. De app geeft uw cliënten de mogelijkheid om gegevens (die u niet hoeft in te zien) gemakkelijk verbergen en om een watermerk in te voegen.
Hieronder ziet u een filmpje waarin duidelijk wordt uitgelegd hoe een kopie van het ID minder fraudegevoelig kan worden gemaakt middels de ID-Kopie app. Meer informatie over de app kunt u vinden op de website van de Rijksoverheid.
Let op dat u wel controleert of de cliënt echt beschikt over het document en dat het niet een ingestuurde kopie van het internet is. U zou voor het identificeren van de cliënt het beste een afspraak kunnen inplannen voor een video call waarin u eerste de persoonsgegevens doorneemt, vervolgens checkt of de persoon inderdaad over het document beschikt en dan de cliënt kunnen doorverwijzen naar de ID-Kopie app. De cliënt kan zijn persoonlijke gegevens zo veilig delen en u kunt Wwft-proof uw cliënt identificeren.
Verkrijgen UBO-verklaring
Om te voorkomen dat criminelen zich verschuilen achter een juridische entiteit, bent u als poortwachter verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen. Allereerst is het dan noodzakelijk om te onderzoeken wie de UBO(‘s) achter de juridische entiteit is/zijn. Het achterhalen van de UBO zou u kunnen doen middels de UBO-check van CDD On Demand. Voor meer informatie over de UBO-check kunt u hier klikken. Nadat de structuur van de juridische entiteit en de UBO(‘s) zijn vastgesteld moet u het laten verifiëren voor de cliënt.
Er zijn meerdere mogelijkheden om dit te doen. Indien u gebruik maakt van de UBO check in CDD On Demand krijgt u achteraf een UBO-rapport. Hierin staan alle resultaten uit uw UBO check. In het geval dat u over een dergelijk UBO-rapport beschikt kunt u dit delen met uw cliënt en vragen of de gevonden resultaten correct zijn. U kunt ook de cliënt vragen om de gegevens met u te delen. In dit geval moet u wel nog controleren of deze gegevens kloppen. Zodra alle gegevens correct zijn, laat u het document waarin al de gegevens zijn opgenomen ondertekenen door (de UBO(‘s) van) de cliënt.
Compliance check
Nadat u de UBO’s hebt gecontroleerd is het noodzakelijk om de UBO’s, bedrijven en natuurlijke personen met wie u zakendoet, controleert langs verschillende risicocomponenten. Middels CDD On Demand kunt u dit proces zeer eenvoudig uitvoeren, zonder de client lastig te vallen met allerlei irritante vragen. Aan het eind van het onderzoek krijgt u een keurig gewaarmerkt rapport als bewijsstuk voor de uitgevoerde compliance check.
Monitoring
U hebt de compliance check uitgevoerd, u hebt het risico beoordeeld en gaat een zakelijke relatie aan met uw client. Vanaf nu is het van belang dat u continu de risicobeoordeling blijft monitoren op eventuele veranderingen. In CDD On Demand kunt u uw cliënten snel op een monitorlijst toevoegen en worden uw cliënten dagelijks gecontroleerd aan de hand van verschillende risicocomponenten. Zodra er iets veranderd in de status van (een van) uw cliënten, ontvangt u een e-mail en kunt u eventuele benodigde stappen ondernemen. Is het risico van de zakelijke relatie onacceptabel geworden, dan moet de zakelijke relatie beëindigd worden.
Uw compliance checks en UBO-checks kunt u in iedere geval gemakkelijk vanuit huis uitvoeren met CDD On Demand. U hoeft simpelweg alleen maar credits aan te schaffen en kunt vervolgens eenvoudig uw cliënten controleren langs verschillende (sanctie)lijsten. Vergeet niet alle stappen die u onderneemt in het kader van het cliënten onderzoek duidelijke te documenteren. Uw onderzoek moet repliceerbaar zijn. Wilt u meer informatie over de producten van CDD On Demand? Bekijk dan vooral onze pagina’s over de compliance check, de UBO check en de monitoringfunctie.