Compliance tijdens vakantieperiode? Zo voorkomt u vertraging in klantonderzoeken
De vakantieperiode komt eraan. Agenda’s worden leger, automatische afwezigheidsmeldingen verschijnen steeds vaker en collega’s nemen welverdiend verlof op. Voor veel organisaties betekent dat wat meer rust. Voor Wwft verplichtingen geldt helaas iets anders.
Want terwijl medewerkers genieten van hun vakantie, blijven nieuwe klanten zich aanmelden, transacties doorgaan en dossiers aandacht vragen. Een ondernemer wil een nieuwe zakelijke relatie aangaan. Een woning wordt verkocht. Een nalatenschap moet worden afgehandeld. Een nieuwe cliënt wil worden geaccepteerd voordat er dienstverlening kan plaatsvinden. Zeker voor notariskantoren, administratiekantoren, makelaars en vermogensbeheerders kan een tijdelijke onderbezetting al snel zorgen voor vertraging in klantonderzoeken.
En juist dat kan vervelend uitpakken. Een nieuwe klant wil snel geholpen worden, een vastgoedtransactie heeft een harde deadline of een dossier moet worden afgerond voordat werkzaamheden kunnen starten.
Hoe zorgt u ervoor dat compliance tijdens de vakantieperiode niet op de achtergrond raakt?
Het probleem zit vaak niet in de regelgeving
Wanneer organisaties denken aan compliance, gaat het gesprek vaak over wetgeving. Maar tijdens de zomer ontstaat meestal een heel ander probleem.
Niet de regels veranderen, maar de beschikbare capaciteit.
Een medewerker die normaal klantonderzoeken uitvoert is afwezig. De collega die controles controleert is met vakantie. Nieuwe aanvragen blijven ondertussen binnenkomen.
Vooral bij kleinere organisaties zien we dat één of twee afwezige medewerkers direct merkbaar zijn in het proces. Daardoor kunnen dossiers zich opstapelen en duurt het langer voordat klanten verder geholpen worden.
Welke controles kosten de meeste tijd?
In veel organisaties gaan verrassend veel uren zitten in dezelfde terugkerende werkzaamheden:
- Identiteitscontroles
- Bedrijfscontroles
- UBO onderzoek
- PEP en sanctiecontroles
- Vastleggen van onderzoeksresultaten
Op zichzelf zijn deze werkzaamheden noodzakelijk. Het probleem ontstaat wanneer minder medewerkers dezelfde hoeveelheid werk moeten verwerken.
Dan wordt elke handmatige stap ineens een bottleneck.
Minder afhankelijk van één medewerker
Veel organisaties ontdekken pas tijdens vakanties hoe afhankelijk bepaalde processen zijn van individuele collega’s.
Wat gebeurt er bijvoorbeeld als slechts één persoon binnen het kantoor weet hoe een UBO onderzoek wordt uitgevoerd? Of wanneer alle klantonderzoeken via dezelfde medewerker lopen?
Door gebruik te maken van een centrale en eenvoudig toegankelijke oplossing kunnen meerdere collega’s dezelfde controles uitvoeren wanneer dat nodig is. Dat maakt uw organisatie minder kwetsbaar voor onverwachte afwezigheid.
De vakantieperiode is een goede stresstest
Een interessante manier om naar de zomer te kijken, is als een test voor uw processen.
Stel uzelf eens de volgende vragen:
- Kunnen klantonderzoeken doorgaan als een collega twee weken afwezig is?
- Is alle benodigde informatie eenvoudig terug te vinden?
- Hoeveel handmatige stappen bevat uw huidige proces?
- Kunnen verschillende medewerkers dezelfde controles uitvoeren?
- Hoe snel kunt u een nieuwe cliënt onderzoeken?
Als deze vragen lastig te beantwoorden zijn, is de vakantieperiode misschien wel het perfecte moment om uw werkwijze onder de loep te nemen.
Voorkom achterstanden voordat ze ontstaan
Complianceproblemen ontstaan zelden van de ene op de andere dag. Vaak beginnen ze met kleine vertragingen die zich langzaam opstapelen.
Een dossier dat blijft liggen. Een klantonderzoek dat nog uitgevoerd moet worden. Een controle die pas volgende week wordt opgepakt omdat de verantwoordelijke collega afwezig is.
Door tijdig inzicht te krijgen in uw processen en gebruik te maken van slimme digitale ondersteuning voorkomt u dat achterstanden ontstaan. Zo blijft uw organisatie ook tijdens de vakantieperiode voldoen aan haar Wwft verplichtingen én kunnen klanten snel worden geholpen.
Vakanties zijn bedoeld om op te laden, niet om zorgen te maken over openstaande dossiers.
Met CDD On Demand voert u eenvoudig identiteitscontroles, bedrijfscontroles, UBO onderzoeken en PEP en sanctiecontroles uit wanneer u ze nodig heeft. Zonder complexe implementaties en zonder uitgebreide training.
Zo blijft compliance doorlopen, ook wanneer een deel van het team geniet van een welverdiende vakantie.
Wilt u ervaren hoe eenvoudig digitaal klantonderzoek kan zijn?
Maak vandaag een proefaccounts aan en ontvang 2 gratis credits
U betaalt alleen voor wat u gebruikt, wanneer u het nodig hebt. Zo houdt u grip op kosten én voldoet u aan de nieuwste wet- en regelgeving.