Who maintains the AMLD?


Who maintains the AMLD?

The Anti Money Laundering Directive is a radical law that has been enforced in the Netherlands since 2008. This law has a major influence on the way in which transactions in tax or real estate may be carried out, and also on the work of parties involved in this. Mistakes in following this law can lead to hefty fines, but how is this actually enforced?

Anti Money Laundering Directive (AMLD)

The AMLD was drawn up to prevent money laundering and terrorist financing. The AMLD has been in force since 1 August 2008 in the Netherlands and was amended on 25 July 2018 according to the fourth European anti-money laundering directive (AMDL4). The core of the AMLD is the involvement of parties that are closely involved in transactions of fiscal resources, such as banks and notaries, to detect money laundering or the financing of terrorism. This is done by so-called customer due diligence, where these parties investigate their customers and the risk of money laundering or terrorist financing they carry.


The executive branche of the AMLD

The executive branch of the AMLD consists of the parties that are obliged by law to comply with the three primary elements of the AMLD: the client investigation, the notification obligation and the retention obligation. The executive branch includes banks, financial enterprises, and persons who act in the context of professional activities that fall under the AMLD, such as brokers or lawyers. See the list of the FIU of The Netherlands for a complete overview of the different branches that are bound by the AMLD. These parties are obliged to conduct customer due diligence, one of the main frameworks of the AMLD. This means that they must conduct extensive research into their clients, the nature of the transactions, and the additional risk of money laundering and terrorist financing in all activities covered by the AMLD.


Enforcement of the AMLD

Enforcement of the AMLD is carried out by several supervisory authorities: the AMLD Supervision Office (tax authorities), De Nederlandse Bank (DNB The Dutch Bank), The Autoriteit Financiële Markten (AFM, the Netherlands Authority for the Financial Markets), en the Dutch Bar Association. Each of these supervisors focuses on a different executive sector under the AMLD. The supervisors check whether the activities of the executive branch comply with the requirements of the AMLD. Under the retention obligation, the executive branch must have written guidelines regarding the AMLD, and a customer due diligence must be documented in such a way as to demonstrate that all requirements of the AMLD have been met. If it appears that an executing party does not comply with the rules of the AMLD, supervisors may issue fines or other sanctions based on the profession.


De Financial Intelligence Unit of the Netherlands

FIU-NL can be seen as part of the executive branch of the AMLD, but its activities are not directly covered by this act. The activities of the FIU are to conduct extensive investigations into money laundering practices or the financing of terrorism. After receiving a report, the FIU conducts an independent investigation to confirm whether a suspicious situation actually exists, relying on the results of the customer due diligence that must be provided under the retention obligation. If there is a suspicious situation, the investigation is then transferred to the appropriate legal authority where it is converted into a criminal investigation, for example.


SCOPE CCD On Demand for the executive branch

The sanctions for insufficient compliance with the requirements of the AMLD can be considerable. It is therefore important that parties under the executive arm protect themselves by ensuring that their research is comprehensive and that they have the correct documentation to demonstrate this. SCOPE FinTech Solutions has developed the SCOPE CDD On Demand solution as a tool within client research (also known as Customer Due Diligence). SCOPE CDD On Demand is an easy-to-use external client survey tool that easily integrates with an existing customer base. CDD On Demand allows users to easily screen clients for the following: SCOPE CDD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het cliëntenonderzoek die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. CDD On Demand staat gebruikers toe om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten:

  • If the client is ruled an incompetent director
  • Whether your client is found in lists of law enforcement agencies
  • If there is any negative publicity found about the client
  • If the client is considered a Politically Exposed Person (PEP)
  • Whether sanctions are or were in force against this client at any time
  • Whether this client is under the supervision of a financial regulatory authority

CDD On Demand can also be used to trace the UBO of an instance (only for Dutch companies). To this end, the system independently analyzes documents available through the Chamber of Commerce and compiles an overview of the persons involved and the identified UBO. In addition, CDD On Demand identifies possible UBOs (UBO suspect) or the person who would know best who the UBO is.

With SCOPE CDD On Demand, you can screen your clients on all these points starting at €1,50, without the obligation to conclude a long-term contract. In addition, at the end of the audit, you will receive a certified report of the audit you carried out that acts as a legally supporting document in case of future verification. The use of SCOPE CDD On Demand provides a fast and automated process for Customer Due Diligence, with UBO control and compliance screening.

Better be safe than sorry!


DJE Kapital AG integrates SCOPE CDD with Microsoft Dynamics


DJE Kapital AG integrates SCOPE CDD with Microsoft Dynamics

Hoofddorp 20-4-2020

Cooperation for better implementation of the Anti-Money Laundering legislation

In cooperation with the Cleversoft group, a leading RegTech software supplier from Munich, the Hoofddorp-based company SCOPE FinTech has developed a standard Customer Due Diligence (CDD) software solution. This solution is fully integrated with Microsoft Dynamics CRM. The Cleversoft group is a Microsoft Dynamics CRM partner and implements Microsoft Dynamics CRM at DJE Kapital. Among other things, the cloud-based SCOPE CDD software carries out background checks (PEP, sanctions lists, adverse media, etc.) for persons and companies. The SCOPE CDD solution enables direct CDD checks to be carried out from Microsoft Dynamics CRM.

The integration with Microsoft Dynamics CRM allows CDD checks to be carried out in a manner that is very user-friendly for the employees. Files are only dealt with in the SCOPE CDD portal if a result is found. The described solution was introduced in December 2019. Since then, more than 5,000 files have been checked.

SCOPE CDD legt alle uitgevoerde controles vast in de vorm van een digitaal gewaarmerkt pdf-rapport. Er wordt ook een compleet onderzoeksdossier vastgelegd in de database. De SCOPE CDD oplossing draait in de Microsoft Azure Cloud omgeving voor een hoge betrouwbaarheid en optimale veiligheid. Ook is de oplossing AVG proof en door SCOPE FinTech is er een externe Data Protection Officer ingeschakeld om erop toe te zien dat de richtlijnen worden gevolgd. Daarnaast is de oplossing juridisch getoetst door een kundige advocaat.

Customer Due Diligence (CDD)

Customer Due Diligence is a form of ‘Know Your Customer’ inventory in the literal sense of the word. It is a process during which relevant information on the customer is collected and assessed for any risks for the organisation of money laundering and/or terrorist financial activities. A CDD must be carried out when a company that falls under the scope of a law or regulation, with regard to the Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act or equivalent European or American legislation, wants to enter into a business relation with a customer. This applies to both a one-off transaction and a long-term customer-supplier relationship. This is actually is a risk inventory and a risk assessment in accordance with the guidelines in relevant legislation.


About DJE Kapital

DJE Kapital AG is a German group that is active in asset management and has several branches abroad. DJE Kapital AG was founded in 1974, and currently has its registered office in Pullach. DJE Kapital is unique in the sense that they were the first asset manager in Germany to set up an equity fund (in 1987), a fund that is still active. In 2017, DJE Kapital started offering digital online asset management. The history of DJE Kapital has amply proven that it is an innovative company, which has also contributed to its choice for the new SCOPE CDD solution


About Cleversoft

The Cleversoft group is a leading RegTech enterprise with Cloud solutions for financial services. Cleversoft is also the implementer of Microsoft Dynamics CRM. The Cleversoft group was founded in 2004. It has is principal place of business in Munich, but there are offices in Amsterdam, Frankfurt, Nurnberg, Luxemburg and Sofia as well. Cleversoft optimises Business processes for legal documents, marketing materials, payment of commissions, and other back-office processes for more than 300 customers.


About SCOPE FinTech

A real pioneer in the Dutch ITC sector, SCOPE FinTech was founded in 1987. For over thirty years, it has provided the Dutch market with a professional CRM system. It has a large, loyal customer base, with a focus on the finance sector. After building, developing and selling CRM systems for thirty years, the time came for SCOPE FinTech to expand the product range. Exactly thirty years after SCOPE FinTech’s foundation, a new product was introduced, The SCOPE KYC Cloud solution which has meanwhile been extended with CDD check components.

AMLD for notaries


AMLD for notaries

The Anti Money Laundering Directive and the Counter Terrorist Financing Regime (AMLD / CTF) was instituted by the government as a means of combating money laundering and terrorist financing. Notaries are important players in this battle, which is why their activities fall under the mantle of the AMLD.

Anti Money Laundering Directive (AMLD)

The AMLD has been drawn up to prevent money laundering and terrorist financing. The AMLD has been in force in the Netherlands since August 1, 2008, and was last amended on July 25, 2018 to the fourth European anti-money laundering directive. The AMLD covers almost all parties involved in or mediating in transactions of financial or movable property. For civil-law notaries, all activities fall under the AMLD, including support in the formation of a company.

What does the AMLD mean for notaries?

The AMLD obliges the notary to conduct a client investigation and to a notification and retention obligation. During the client investigation, the notary must, among other things, identify who the ultimate beneficial owner (UBO) is for each of his or her clients. Based on the client survey, an estimate must be made of the risk of money laundering, financing or terrorism. If this investigation shows that there is a higher risk, or if there is an unusual transaction, the notary is required to make a report to FIU (Financial Intelligence Unit Netherlands).

Under the retention obligation, it is sufficient for the notary to document the client investigation in such a way as to demonstrate that all requirements have been met. This also requires a notary office to have a written risk policy. For example, it is important that employees are adequately equipped to recognize unusual or remarkable situations and that they know what actions to take.

The client research

The client due diligence / client research simply means that the civil-law notary investigates the client if he enters into an alliance or provides a service. Three types of research are recognized by the Wwft: regular, enhanced and simplified customer due diligence. In a regular investigation, a civil-law notary's office must provide insight into and check the following matters:

  • The client must be identified;
  • The identity must be verified;
  • The UBO must be identified and his identity must also be verified;
  • The purpose and nature of the transaction/order must be determined and recorded;
  • The business relationship and its transactions are monitored and, if necessary, the sources of the resources used in the relationship or transaction are investigated;
  • The natural person representing the client must be identified and his identity verified. Of course, it must also be established whether this natural person is authorized to represent the client.

Depending on the findings of this investigation, it may be necessary to switch to a more stringent or simplified investigation. This always depends on the nature of the client, the transaction, or the identified parties. When a business relationship or transaction involves a higher risk, a more detailed investigation should be carried out. Article 1a of the Specific Guidelines provides example situations in which this is the case. For example, this can occur when a UBO is domiciled in a country that the European Union has identified as a risk area, or when the customer or his UBO is a politically exposed person (PEP).

The UBO investigation

UBO means the ultimate beneficial owner behind a (business) entity. Simply put, this is the person who ultimately has the most interest in a transaction or company, and this is always a natural person. Every legal entity must have at least one UBO.

Er zijn geen vaste regels voor de identificatie van de UBO, enkel een aantal indicatieve richtlijnen. Het onderzoeken van de UBO betekend in praktijk dat de eigen- en zeggenschapsstructuren van cliënten en vennootschappen achterhaald dienen te worden om zo een beste schatting van de belanghebbende te maken.

Politically Exposed Persons (PEPs)

Politically Exposed Persons are people with high administrative (policy-determining) positions that are especially susceptible to blackmail and bribery.

A distinction is made between national and local PEPs, with local PEPs (such as a mayor) there is no obligation to intensify the investigation, but this is recommended.

Finding the UBO with software - great promises that cannot be kept


UBO vinden met software – Veel beloven, Weinig geven

Door diverse leveranciers wordt Compliance/Due Diligence software aangeboden om UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) te vinden. Deze informatie kan worden aangeschaft in de vorm van een rapport of een abonnement. Er wordt veel beloofd: “Zodat het snel duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner of UBO) is van een bedrijf” of “De UBO controle geeft u inzage in welke natuurlijke perso(o)n(en) de Ultimate Beneficial Owner is/zijn van het bedrijf”.

In de praktijk zijn dit soort claims zelden of nooit waar te maken. De echte UBO ‘s worden bijna nooit gevonden met de aangeboden software. Als er al UBO ’s gevonden worden met de software is het maar de vraag of het klopt. Het zijn eerder mogelijke UBO’s (suspect UBO’s). De software ondersteunt wel bij het opzoeken van de benodigde informatie en het registreren van brondocumenten.

Wanneer u zelfstandig een UBO-onderzoek moet uitvoeren, kunt u met uittreksels van de Kamer van Koophandel opvragen wie de functionarissen, bestuurders en eigenaren zijn van een rechtspersoon. Vanuit de werkmaatschappij wordt het moederbedrijf gezocht en vandaar het volgende moederbedrijf; de ketting naar boven wordt gevolgd. Dit is wat de software ook doet. Echter in deze werkwijze zitten hiaten zoals wij verderop in dit artikel zullen aantonen.

Werkt bij een eenmanszaak

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris werkt een UBO vinden bij de KvK redelijk goed. Hiervan kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld.

Geen echt inzicht in concernstructuren

Inzicht in concernstructuren geven is ook niet mogelijk op basis van KvK informatie omdat <= 25% aandeelhouders niet zichtbaar zijn in de KvK. In het geval van een werkmaatschappij met twee 50% eigenaren elk met een persoonlijke holding [A 50%; B 50%] werkt de KvK. De concernstructuur is inzichtelijk. Bij een afwijkende aandelenverdeling [Holding A 25%; Holding B 75%] is Holding A met de bijbehorende StAK onzichtbaar in de KvK structuur

Een natuurlijke persoon die via twee rechtspersonen als UBO zou moeten worden aangemerkt, zal niet als UBO naar boven kunnen komen.

Stichting Administratie kantoor maakt aandeelhouder onzichtbaar

Een interessant probleem is een Stichting Administratie kantoor (StAK). Bij een StAK een bestuurder vinden is mogelijk maar dit zegt niets over de echte aandeelhouders. De StAK staat geregistreerd als enige aandeelhouder van de BV. Een certificaat houder binnen de STAK is anoniem.

Problemen in de beschreven werkwijze

De volgende problemen zijn van toepassing:

  1. Wie het feitelijk zeggenschap in de entiteit heeft, is niet op basis van KvK uittreksels te achterhalen. Alleen de rechtspersoon zelf kan hier meer informatie over geven.
  2. Dit geldt ook voor de verdeling van de aandelen en/of het kapitaal. Of iemand een mogelijke UBO is van een bedrijf kan wel worden opgevraagd, maar in welke mate hij dat is, is niet openbaar.
  3. Alleen Nederland. Allereerst beslaat de Nederlandse Kamer van Koophandel uitsluitend inschrijvingen en registraties binnen de Nederlandse landsgrenzen. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zijn de uittreksels van de Kamer van Koophandel niet meer afdoende. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zal het onderzoek via de buitenlandse instanties en personen vervolgd moeten worden. Voor sommige landen geldt dat de informatie eenvoudig te achterhalen is. Voor andere landen is dit echter een stuk ingewikkelder en wordt het een uitdaging om het UBO-onderzoek zo goed mogelijk sluitend te krijgen. In dit geval kan wel via een tussenpersoon worden getracht de UBO’s te traceren (UBO Gateway).

De consequenties

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld (UBO).

Als een entiteit meerdere natuurlijke personen als eigenaar en/ of functionaris heeft, kunnen alleen personen worden aangemerkt die mogelijk UBO zijn (UBO suspect).

Ook wanneer het UBO-onderzoek leidt naar lastiger inzichtelijke entiteiten, zoals verenigingen, stichtingen, kunnen alleen bestuurders worden aangemerkt als mogelijke UBO’s. Ook hier is niet publiek inzichtelijk wie er in welke mate zeggenschap heeft over de entiteit. Zo kan onderzoek hier wel leiden tot vermoedelijke UBO’s (UBO Suspect) en/ of personen die zouden moeten weten wie de UBO’s zijn (UBO Gateway).

Wat u wel kunt doen

Alleen wanneer de bedrijfsstructuur (extreem) eenvoudig is en er slechts één natuurlijke persoon betrokken is, kan met redelijke zekerheid worden aangenomen dat deze persoon de UBO is. U dient hierbij natuurlijk wel te proberen te achterhalen of deze persoon daadwerkelijk de enige UBO is.

In alle overige gevallen bent u afhankelijk van de informatie die uw cliënt aanlevert. Deze informatie moet nauwkeurig worden uiteengezet, zodat de bedrijfsstructuur en de UBO’s inzichtelijk kunnen worden gedocumenteerd en gearchiveerd. Om de cliënt te controleren op de aangeleverde informatie, blijft het dus van belang dat u de aangeleverde uittreksels ook direct opvraagt bij de Kamer van Koophandel.

Tijdens de UBO-gesprekken die u met uw cliënt voert of tijdens het clientonderzoek, kunt u direct de benodigde uittreksels opvragen. Dit kunt u natuurlijk stuk voor stuk doen, maar dit proces kan worden gestroomlijnd met een geautomatiseerde UBO-check van CDD On Demand. Hiermee worden direct de uittreksels van de betrokken entiteiten opgevraagd en wordt de bedrijfsstructuur – voor zover mogelijk – in een overzichtelijk rapport weergegeven. Met deze rapportage en de informatie die uw cliënt u verstrekt, kunt u een behoorlijk UBO-onderzoek uitvoeren. Hierin zult u dus afhankelijk blijven van de door uw cliënt verschafte informatie.

Blijf scherp!

Het is van belang de UBO’s te achterhalen. Hierbij moet wel worden aangetekend dat er momenteel slechts een beperkte hoeveelheid informatie beschikbaar is in publieke bronnen om op te vragen. Het binnenkort in werking tredende UBO-register brengt daar waarschijnlijk niet veel verandering in, hoewel het wel eenvoudiger wordt om de UBO’s op te vragen. Tot die tijd zullen UBO-onderzoeken zelf uitgevoerd moeten worden, waarbij geautomatiseerde UBO-controles nooit de hele lading kunnen dekken. U zult altijd afhankelijk blijven van de aangeleverde informatie en de betrouwbaarheid hiervan. Gebruik een (automatische) UBO-controle dus alleen als hulpmiddel, niet als allesomvattend UBO-onderzoek.

Over de WWFT

De Wwft verplicht (financiële) dienstverleners tot het uitvoeren van een gedegen UBO-onderzoek. Met een danig onderzoek wordt getracht de UBO (Ultimate Beneficial Owner – uiteindelijk belanghebbende) te achterhalen. Dit onderzoek zal worden vereenvoudigd door de invoering van het UBO-register. Volgens de planning zou dit nieuwe register in het voorjaar van 2020 ingaan. Tot die tijd zullen dienstverleners zelf het UBO-onderzoek moeten uitvoeren.

UBO onderzoek met behulp van de KvK: hoe gaat dit in zijn werk?

Met behulp van uittreksels van de Kamer van Koophandel kan de bedrijfsstructuur gedeeltelijk inzichtelijk worden gemaakt. In deze uittreksels staan onder andere de functionarissen en eigenaren van een rechtspersoon. Wanneer de eigenaar van een rechtspersoon een andere rechtspersoon is, worden ook hiervan de UBO’s en eigenaren/ functionarissen inzichtelijk gemaakt. Bij een UBO-onderzoek wordt deze structuur nagelopen en inzichtelijk weergegeven. Voorts dient de cliënt met behulp van aktes en uittreksels de structuur en verdeling van kapitaal en eigenaarschap inzichtelijk te maken.

Voorwaarden UBO-schap

Een UBO is een natuurlijk persoon die voldoet aan de volgende eisen dan wel één van de volgende zaken in eigendom heeft:

  1. Meer dan 25 % van de aandelen;
  2. Meer dan 25 % van de stemrechten;
  3. De feitelijke zeggenschap over de onderneming;
  4. Wanneer hiermee geen feitelijke UBO’s kunnen worden geïdentificeerd, wordt het hoger leidinggevend personeel van de rechtspersoon als UBO aangewezen.

AMLD for lawyers


AMLD for lawyers

Advocaten komen dagelijks al in aanraking met wetten bij het beoefenen van hun vakgebied, en de Wet ter voorkoming witwassen en financiering terrorisme (Wwft) is hier geen uitzondering van. Via deze wet worden advocaten direct betrokken bij de bestrijding van witwaspraktijken en de financiering van terrorisme.

Anti Money Laundering Directive (AMLD)

The AMLD has been drawn up to prevent money laundering and terrorist financing. The AMLD has been in force in the Netherlands since 1 August 2008, and was last amended on 10 January 2020 to the fifth European anti-money laundering directive (AMLD5). This law also has a major influence on the field of lawyers, especially how they deal with clients and client due diligence.

What does the AMLD mean for lawyers?

Lawyers have been obliged to conduct a client due diligence since 2003 under the Identification of Services Act and the Disclosure of Unusual Transactions Act, these laws have been replaced with the introduction of the AMLD, which entailed a more extensive set of requirements.

The Wwft does not apply to all activities of a lawyer, only the activities in which they offer advice or assist in tax matters and transactions. The Netherlands Bar Association provides a complete overview in section I-2.

The basic principles of the AMLD are customer due diligence, the notification obligation and the retention obligation. In short, this means that a lawyer must establish who his or her client is, conduct an investigation into the client, and is obliged to report to the Financial Intelligence Unit Netherlands (FIU) if there are suspicious financial situations. or transactions.

Client Due Diligence and Customer Due Diligence (CDD)

During the client due diligence, the lawyer examines his or her client to determine whether there is a risk of money laundering or terrorist financing.

The Wwft applies an open standard to the form of client due diligence for lawyers, but it does determine the results to which the examination should lead. The investigation must be able to verify and validate the identity of the client, and it must lead to an indication of the risk of money laundering or terrorist financing.

Identification of the client

The first step in a regular customer due diligence is to establish and verify the identity of the client and, in the case of a transaction, also of the counterparty. The activities of that process depend on the nature of the client.

For natural persons, the lawyer can rely on the identification documents provided, if these can be verified.

If the client is a legal entity, an investigation must also be conducted into the ownership structure of the client in order to determine who the ultimate beneficial owner (UBO) is.

In addition to verifying the identity of clients and / or establishing stakeholders behind legal entities and companies, the lawyer must also check a number of risk factors.

The results of this first step mainly determine what the follow-up research will look like. The nature of a client often entails a risk profile. Read more about it >


Types of customer due diligence

The general guideline of the AMLD recognizes three types of customer due diligence: regular, simplified and stricter. Initially, a regular examination is always assumed, the other forms are only assumed if the identification of the clients indicates low or high risk. 

If there is a high risk due to the nature of the client, a more detailed investigation should be performed. This can occur, for example, if a client is a PEP, or if it has caught the attention of financial regulators. In case of an intensified investigation, more extensive obligations apply to lawyers,

Reporting & Retention Obligation

If a lawyer is employed on a transaction that can be labeled as unusual, he is legally obliged to report this to the FIU. In the case of activities that fall under the Wwft, the advocate is then not obliged to observe secrecy. Even without notification, the FIU can rely on documents that the lawyer must establish under the retention obligation.

The retention obligation means that every law firm must record the activities of the client due diligence in order to demonstrate that it has been carried out. In addition, they must indicate which risks for money laundering and terrorist financing the investigation has pointed out.