Wie handhaaft de Wwft?

shutterstock_631473233

Wie handhaaft de Wwft?

De Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme is een ingrijpende wet die sinds 2008 van kracht is in Nederland. Deze wet is van grote invloed op de manier waarop transacties in fiscale of ontroerende goederen uitgevoerd mogen worden, en ook op het werk van partijen die zich hier mee bezig houden. Fouten bij het nalopen van deze wet kan leiden tot hoge boetes, maar hoe wordt dit eigenlijk gehandhaafd?

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland. De kern van de Wwft is de inzet van partijen die nauw betrokken zijn bij transacties van fiscale middelen, zoals banken en notarissen, om witwaspraktijken of de financiering van terrorisme op te sporen. Er zijn dan ook twee takken actief in de handhaving van de Wwft: de uitvoerende tak en de handhaving.

De uitvoerende tak van de Wwft

De uitvoerende tak van de Wwft bestaat uit de partijen die via de wet verplicht worden tot de 3 primaire elementen van de Wwft: het clientenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Onder de uitvoerende tak vallen banken, financiële ondernemingen, en personen die handelen in het kader van beroepsactiviteiten die onder het Wwft vallen zoals makelaars of advocaten. Zie de lijst van FIU Nederland voor een compleet overzicht met de verschillende branches die gebonden zijn aan het Wwft. Deze partijen zijn verplicht om het clientenonderzoek, één van de hoofdkaders van het Wwft, uit te voeren. Dit betekent dat ze uitgebreid onderzoek moeten doen naar hun cliënten, de aard van de transacties, en het bijkomende risico op witwassen en de financiering van terrorisme bij alle werkzaamheden die onder het Wwft vallen.

De handhaving van de Wwft De handhaving van de Wwft wordt gedaan door meerdere toezichthouders: het Bureau Toezicht Wwft (belastingdienst), De Nederlandse Bank, Autoriteit Financiële Markten, en de Nederlandse Orde van Advocaten. Elk van deze toezichthouders richt zich op een andere uitvoerende branche onder het Wwft. De toezichthouders controleren of de werkzaamheden van de uitvoerende tak conform zijn met de eisen van het Wwft. Onder de bewaarplicht moet de uitvoerende tak beschikken over geschreven richtlijnen betreffende de Wwft, en moet een clientenonderzoek dusdanig gedocumenteerd zijn om aan te tonen dat aan alle eisen van de Wwft zijn voldaan. Als blijkt dat een uitvoerende partij zich niet aan de regels van de Wwft houdt mogen toezichthouders boetes uitschrijven, of andere sancties op basis van de beroepsgroep.

De Financial Intelligence Unit Nederland

De FIU-NL kan gezien worden als een deel van de uitvoerende tak van de Wwft, maar haar werkzaamheden vallen niet direct onder deze wet. De werkzaamheden van het FIU zijn het uitvoeren van uitgebreid onderzoek naar witwaspraktijken of de financiering van terrorisme. Na het ontvangen van een melding doet het FIU zelfstandig onderzoek om te bevestigen of er daadwerkelijk sprake is van een verdachte situatie, waarbij het beroep doet op de resultaten van het clientenonderzoek die onder de bewaarplicht geleverd moeten worden. Als er sprake is van een verdachte situatie wordt het onderzoek dan overgedragen aan de toepasselijke rechtsinstantie waar dit bijvoorbeeld wordt omgezet tot een crimineel onderzoek.

SCOPE CCD On Demand voor de uitvoerende tak

De sancties voor het onvoldoende naleven van de eisen van het Wwft kunnen fors oplopen. Het is dan ook belangrijk dat partijen onder de uitvoerende tak zichzelf beschermen door te verzekeren dat hun onderzoek uitgebreid is, en ze de correcte documentatie hebben om dit aan te tonen. SCOPE FinTech Solutions heeft de SCOPE CDD On Demand oplossing ontwikkeld als hulpmiddel binnen het clientenonderzoek (ook wel Customer Due Diligence). SCOPE CDD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het clientenonderzoek die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. CDD On Demand staat gebruikers toe om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten:

  • Of de cliënt onbekwaam is verklaard als directeur 
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over de cliënt
  • Of de cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Ook kan CDD On Demand gebruikt worden om de UBO van een instantie te traceren. Hiervoor analyseert het systeem zelfstandig documenten beschikbaar via de Kamer van Koophandel en stelt het een overzicht op van betrokken personen en de geïdentificeerde UBO. Een echte UBO kan alleen gevonden worden bij een BV met een aandeelhouder (of een eenmanszaak). Daarnaast identificeert CDD On Demand mogelijke UBO’s (UBO suspect) of de persoon die het beste zou weten wie de UBO is.

Met SCOPE CDD On Demand controleert u uw cliënten vanaf €3,00 op al deze punten zonder de verplichting om een langdurig contract af te sluiten. Bovendien ontvangt u aan het eind van de controle een gewaarmerkt rapport met de door u uitgevoerde controle wat als bewijsstuk dient voor een eventuele controle. Het gebruik van SCOPE CDD On Demand zorgt voor een snel en geautomatiseerd proces voor de Customer Due Diligence, met UBO-controle en een compliance screening.

Better be safe than sorry!

DJE Kapital AG integreert SCOPE CDD met Microsoft Dynamics

shutterstock_401478526

DJE Kapital AG integreert SCOPE CDD met Microsoft Dynamics

Hoofddorp 20-4-2020

Samenwerken voor een betere uitvoering van de AML-wetgeving

In samenwerking met de Cleversoft groep, een toonaangevende leverancier van RegTech software uit München, heeft SCOPE FinTech uit Hoofddorp een standaard Customer Due Diligence (CDD) softwareoplossing ontwikkeld. Deze oplossing is volledig is geïntegreerd met Microsoft Dynamics CRM. De Cleversoft groep is een Microsoft Dynamics CRM-partner en implementeert Microsoft Dynamics CRM bij DJE Kapital. De cloud based SCOPE CDD softwareoplossing voert onder meer achtergrondcontroles (PEP, sanctielijsten adverse media etc.) voor personen en bedrijven uit. Met de SCOPE CDD oplossing worden er vanuit Microsoft Dynamics CRM direct CDD-controles uitgevoerd.

Door de integratie met Microsoft Dynamics CRM worden de CDD-controles op een voor de medewerkers zeer gebruiksvriendelijke manier uitgevoerd. Alleen als er een resultaat wordt gevonden, worden dossiers in het SCOPE CDD portal afgehandeld. De beschreven oplossing is in december 2019 in gebruik genomen en er zijn inmiddels meer dan 5.000 dossiers onderzocht.

Lees ook: UBO vinden met software – veel beloven weinig geven

SCOPE CDD legt alle uitgevoerde controles vast in de vorm van een digitaal gewaarmerkt PDF-rapport. Er wordt ook een compleet onderzoeksdossier vastgelegd in de database. De SCOPE CDD oplossing draait in de Microsoft Azure Cloud omgeving voor een hoge betrouwbaarheid en optimale veiligheid. Ook is de oplossing AGV/GDPR proof en door SCOPE FinTech is er een externe Data Protection Officer ingeschakeld om erop toe te zien dat de richtlijnen worden gevolgd. Daarnaast is de oplossing juridisch getoetst door een kundige advocaat.

 

Customer Due Diligence (CDD)

Customer Due Diligence is een vorm van een ‘Know Your Customer’-inventaris in de letterlijke zin van het woord. Het is het proces waarbij relevante informatie over de klant wordt verzameld en beoordeeld op mogelijk risico voor de organisatie of het witwassen van geld/terroristische financiële activiteiten. CDD moet worden uitgevoerd wanneer een bedrijf onder de reikwijdte van een wet- of regelgeving valt, met betrekking tot de Wet ter voorkoming van het witwassen van geld en terrorismefinanciering of gelijkwaardige Europese of Amerikaanse wetgeving, een zakelijke relatie wil aangaan met een klant. Dit geldt voor zowel een eenmalige transactie als een langdurige klant-leverancier relatie. In feite is dit een risico-inventarisatie en beoordeling in overeenstemming met de richtlijnen in relevante wetgeving.

Over DJE Kapital

DJE Kapital AG is een Duits concern, actief in assetmanagement met meerdere vestigingen in het buitenland. DJE Kapital AG is opgericht in 1974 en momenteel gevestigd in Pullach. Uniek aan DJE Kapital is dat zij in 1987 als eerste vermogensbeheerder in Duitsland een aandelenfonds hebben opgezet, een fonds wat nog steeds actief is. In 2017 is DJE Kapital begonnen met het aanbieden van digitaal online vermogensbeheer. In de geschiedenis van DJE Kapital is wel gebleken dat zij innovatief zijn wat ook heeft bijgedragen aan hun keuze voor de nieuwe SCOPE CDD oplossing.

Over Cleversoft

De Cleversoft groep is een toonaangevende RegTech onderneming met Cloud oplossingen voor financiële diensten. Cleversoft implementeert tevens derhMicrosoft Dynamics CRM. De Cleversoft groep is opgericht in 2004. Het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd in München maar er zijn kantoren in Amsterdam, Frankfurt, Nürnberg, Luxemburg en Sofia. Cleversoft optimaliseert Business processen voor wettelijke documenten, marketingmateriaal, het betalen van commissies en andere backoffice processen voor meer dan 300 klanten.

Over SCOPE FinTech

SCOPE FinTech is opgericht in 1987. Een echte pionier in de Nederlandse ICT-branche. Al ruim dertig jaar wordt de Nederlandse markt aan een professioneel CRM-systeem geholpen, met een groot, loyaal klantenbestand waar de focus ligt op de financiële branche. Na dertig jaar CRM-systemen gebouwd, ontwikkeld en verkocht te hebben werd het tijd voor SCOPE FinTech om het productsegment uit te breiden. Precies dertig jaar na de oprichting van SCOPE FinTech werd een nieuw product geïntroduceerd, de SCOPE KYC Cloud oplossing wat inmiddels is uitgebreid met CDD-controle componenten.

Wwft voor notarissen

shutterstock_387228880

Wwft voor notarissen

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is door de overheid ingesteld als middel in de strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering. Notarissen zijn belangrijke spelers in deze strijd, vandaar dat hun werkzaamheden onder de mantel van het Wwft vallen.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (WWFT)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 25 Juli 2018 aangepast naar de vierde Europese anti-witwas richtlijn (AMDL4). Onder het Wwft vallen vrijwel alle partijen die betrokken zijn met, of bemiddelen bij transacties van financiële of ontroerende goederen. Voor notarissen vallen alle werkzaamheden onder het Wwft, zo ook het ondersteunen bij de oprichting van een vennootschap.

Wat betekent het Wwft voor de notaris?

De Wwft verplicht de notaris tot het doen van een clientenonderzoek, en tot een meldings- en bewaarplicht. Bij het clientenonderzoek dient de notaris onder andere te identificeren wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) is bij elk van zijn of haar cliënten. Op basis van het clientenonderzoek dient er een inschatting van het risico op witwassen of de financiering of terrorisme gemaakt te worden. Als uit dit onderzoek blijkt dat er geen laag risico is, of als er sprake is van een ongebruikelijke transactie, is de notaris onder de meldplicht vereist om een melding te maken bij het FIU-NL (Financial Intelligence Unit Nederland).

Onder de bewaarplicht volstaat dat de notaris het clientenonderzoek dusdanig moet documenteren om aan te tonen dat er aan alle eisen voldaan is. Ook verplicht dit dat een notariskantoor een geschreven risicobeleid heeft. Hierbij is het bijvoorbeeld belangrijk dat medewerkers voldoende zijn toegerust om ongebruikelijke of opmerkelijke situaties te herkennen, en weten zij welke acties ze hierbij moeten ondernemen.

Het clientenonderzoek

Simpelweg houdt het clientenonderzoek in dat de notaris onderzoek doet naar de client als deze hiermee een verbond aangaat of een dienst verleend. Er worden 3 soorten onderzoek erkend door het Wwft: het reguliere, verscherpte en vereenvoudigde clientenonderzoek. Bij een regulier onderzoek dient een notariskantoor de volgende zaken te inzichtelijk te maken en te controleren:

  • De cliënt moet geïdentificeerd worden;
  • De identiteit moet geverifieerd worden;
  • De UBO moet worden geïdentificeerd en ook zijn identiteit moet worden geverifieerd;
  • Het doel en beoogde aard van de zakelijke transactie moet worden vastgesteld;
  • De zakelijke relatie en zijn transacties worden gemonitord, en eventueel worden de bronnen van de middelen onderzocht die worden gebruikt bij de relatie of transactie;
  • De natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt moet worden geïdentificeerd en zijn identiteit wordt geverifieerd. Natuurlijk moet ook worden vastgesteld of deze natuurlijke persoon bevoegd is om de cliënt te vertegenwoordigen.

Afhankelijk van de bevindingen van dit onderzoek kan er nood zijn om over te stappen op een verscherpt of vereenvoudigd onderzoek. Dit is altijd afhankelijk van de aard van de client, de transactie, of de geïdentificeerde partijen. Wanneer een zakelijke relatie of transactie een hoger risico met zich meebrengt, dient een verscherpt onderzoek te worden uitgevoerd. In artikel 1 a van de Specifieke leidraad worden voorbeeldsituaties gegeven waarin dit het geval is. Zo kan dit

voorkomen wanneer een UBO gezeteld is in een land wat door de Europese Unie is geïdentificeerd als risicogebied, of wanneer de cliënt of zijn UBO een politiek prominent persoon (PEP) is.

Het UBO-onderzoek

UBO staat voor ultimate beneficial owner (uiteindelijk belanghebbende) achter een partij. Simpel uitgedrukt is dit de persoon die uiteindelijk het meeste belang bij een transactie of vennootschap heeft, en gaat dit altijd om een natuurlijk persoon. Ieder rechtspersoon moet ten minste één UBO hebben. Er is geen vaste zet regels voor de identificatie van de UBO, enkel een aantal indicatieve richtlijnen. Het onderzoeken van de UBO betekend in praktijk dat de eigen- en zeggenschapsstructuren van cliënten en vennootschappen achterhaald dienen te worden om zo een beste schatting van de belanghebbende te maken.

Politiek prominente personen (PEP’s)

Politiek prominente personen (Politically Exposed Persons – PEP’s) zijn personen met hoge bestuurlijke (beleidsbepalende) functies, die extra vatbaar zijn voor chantage en omkoping. Een concretisering van welke PEP-functies er zijn en wie er als PEP wordt gekwalificeerd, is hier te vinden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen landelijke en plaatselijke PEP’s, hierbij is er bij plaatselijke PEP’s (Zoals een burgermeester) geen verplichting tot een verscherpt onderzoek, maar dit wordt wel aangeraden.

Scope CCD On Demand

SCOPE FinTech Solutions heeft de SCOPE CCD on Demand oplossing ontwikkeld om gebruikers te ondersteunen bij het doen van een clientenonderzoek conform met het WWFT. SCOPE CCD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het clientenonderzoek die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. CCD On Demand staat gebruikers toe om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten:

  • Of de cliënt onbekwaam is verklaard als directeur
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over de cliënt
  • Of de cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Ook kan CDD On Demand gebruikt worden om de UBO van een instantie te traceren. Hiervoor analyseert het systeem zelfstandig documenten beschikbaar via de Kamer van Koophandel en stelt het een overzicht op van betrokken personen en de geïdentificeerde UBO. Een echte UBO kan alleen gevonden worden bij een BV met een aandeelhouder (of een eenmanszaak). Daarnaast identificeert CDD On Demand mogelijke UBO’s (UBO suspect) of de persoon die het beste zou weten wie de UBO is.

Met SCOPE CDD On Demand controleert u uw cliënten vanaf €3,00 op al deze punten zonder de verplichting om een langdurig contract af te sluiten. Bovendien ontvangt u aan het eind van de controle een gewaarmerkt rapport met de door u uitgevoerde controle wat als bewijsstuk dient voor een eventuele controle. Het gebruik van SCOPE CDD On Demand zorgt voor een snel en geautomatiseerd proces voor de Customer Due Diligence, met UBO-controle en een compliance screening.

Better be safe than sorry!

UBO vinden met software – Veel beloven, Weinig geven.

shutterstock_387228880

UBO vinden met software – Veel beloven, Weinig geven

Door diverse leveranciers wordt Compliance/Due Diligence software aangeboden om UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) te vinden. Deze informatie kan worden aangeschaft in de vorm van een rapport of een abonnement. Er wordt veel beloofd: “Zodat het snel duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner of UBO) is van een bedrijf” of “De UBO controle geeft u inzage in welke natuurlijke perso(o)n(en) de Ultimate Beneficial Owner is/zijn van het bedrijf”.

In de praktijk zijn dit soort claims zelden of nooit waar te maken. De echte UBO ‘s worden bijna nooit gevonden met de aangeboden software. Als er al UBO ’s gevonden worden met de software is het maar de vraag of het klopt. Het zijn eerder mogelijke UBO’s (suspect UBO’s). De software ondersteunt wel bij het opzoeken van de benodigde informatie en het registreren van brondocumenten.

Wanneer u zelfstandig een UBO-onderzoek moet uitvoeren, kunt u met uittreksels van de Kamer van Koophandel opvragen wie de functionarissen, bestuurders en eigenaren zijn van een rechtspersoon. Vanuit de werkmaatschappij wordt het moederbedrijf gezocht en vandaar het volgende moederbedrijf; de ketting naar boven wordt gevolgd. Dit is wat de software ook doet. Echter in deze werkwijze zitten hiaten zoals wij verderop in dit artikel zullen aantonen.

Werkt bij een eenmanszaak

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris werkt een UBO vinden bij de KvK redelijk goed. Hiervan kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld.

Geen echt inzicht in concernstructuren

Inzicht in concernstructuren geven is ook niet mogelijk op basis van KvK informatie omdat <= 25% aandeelhouders niet zichtbaar zijn in de KvK. In het geval van een werkmaatschappij met twee 50% eigenaren elk met een persoonlijke holding [A 50%; B 50%] werkt de KvK. De concernstructuur is inzichtelijk. Bij een afwijkende aandelenverdeling [Holding A 25%; Holding B 75%] is Holding A met de bijbehorende StAK onzichtbaar in de KvK structuur

Een natuurlijke persoon die via twee rechtspersonen als UBO zou moeten worden aangemerkt, zal niet als UBO naar boven kunnen komen.

Stichting Administratie kantoor maakt aandeelhouder onzichtbaar

Een interessant probleem is een Stichting Administratie kantoor (StAK). Bij een StAK een bestuurder vinden is mogelijk maar dit zegt niets over de echte aandeelhouders. De StAK staat geregistreerd als enige aandeelhouder van de BV. Een certificaat houder binnen de STAK is anoniem.

Problemen in de beschreven werkwijze

De volgende problemen zijn van toepassing:

  1. Wie het feitelijk zeggenschap in de entiteit heeft, is niet op basis van KvK uittreksels te achterhalen. Alleen de rechtspersoon zelf kan hier meer informatie over geven.
  2. Dit geldt ook voor de verdeling van de aandelen en/of het kapitaal. Of iemand een mogelijke UBO is van een bedrijf kan wel worden opgevraagd, maar in welke mate hij dat is, is niet openbaar.
  3. Alleen Nederland. Allereerst beslaat de Nederlandse Kamer van Koophandel uitsluitend inschrijvingen en registraties binnen de Nederlandse landsgrenzen. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zijn de uittreksels van de Kamer van Koophandel niet meer afdoende. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zal het onderzoek via de buitenlandse instanties en personen vervolgd moeten worden. Voor sommige landen geldt dat de informatie eenvoudig te achterhalen is. Voor andere landen is dit echter een stuk ingewikkelder en wordt het een uitdaging om het UBO-onderzoek zo goed mogelijk sluitend te krijgen. In dit geval kan wel via een tussenpersoon worden getracht de UBO’s te traceren (UBO Gateway).

De consequenties

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld (UBO).

Als een entiteit meerdere natuurlijke personen als eigenaar en/ of functionaris heeft, kunnen alleen personen worden aangemerkt die mogelijk UBO zijn (UBO suspect).

Ook wanneer het UBO-onderzoek leidt naar lastiger inzichtelijke entiteiten, zoals verenigingen, stichtingen, kunnen alleen bestuurders worden aangemerkt als mogelijke UBO’s. Ook hier is niet publiek inzichtelijk wie er in welke mate zeggenschap heeft over de entiteit. Zo kan onderzoek hier wel leiden tot vermoedelijke UBO’s (UBO Suspect) en/ of personen die zouden moeten weten wie de UBO’s zijn (UBO Gateway).

Wat u wel kunt doen

Alleen wanneer de bedrijfsstructuur (extreem) eenvoudig is en er slechts één natuurlijke persoon betrokken is, kan met redelijke zekerheid worden aangenomen dat deze persoon de UBO is. U dient hierbij natuurlijk wel te proberen te achterhalen of deze persoon daadwerkelijk de enige UBO is.

In alle overige gevallen bent u afhankelijk van de informatie die uw cliënt aanlevert. Deze informatie moet nauwkeurig worden uiteengezet, zodat de bedrijfsstructuur en de UBO’s inzichtelijk kunnen worden gedocumenteerd en gearchiveerd. Om de cliënt te controleren op de aangeleverde informatie, blijft het dus van belang dat u de aangeleverde uittreksels ook direct opvraagt bij de Kamer van Koophandel.

Tijdens de UBO-gesprekken die u met uw cliënt voert of tijdens het clientonderzoek, kunt u direct de benodigde uittreksels opvragen. Dit kunt u natuurlijk stuk voor stuk doen, maar dit proces kan worden gestroomlijnd met een geautomatiseerde UBO-check van CDD On Demand. Hiermee worden direct de uittreksels van de betrokken entiteiten opgevraagd en wordt de bedrijfsstructuur – voor zover mogelijk – in een overzichtelijk rapport weergegeven. Met deze rapportage en de informatie die uw cliënt u verstrekt, kunt u een behoorlijk UBO-onderzoek uitvoeren. Hierin zult u dus afhankelijk blijven van de door uw cliënt verschafte informatie.

Blijf scherp!

Het is van belang de UBO’s te achterhalen. Hierbij moet wel worden aangetekend dat er momenteel slechts een beperkte hoeveelheid informatie beschikbaar is in publieke bronnen om op te vragen. Het binnenkort in werking tredende UBO-register brengt daar waarschijnlijk niet veel verandering in, hoewel het wel eenvoudiger wordt om de UBO’s op te vragen. Tot die tijd zullen UBO-onderzoeken zelf uitgevoerd moeten worden, waarbij geautomatiseerde UBO-controles nooit de hele lading kunnen dekken. U zult altijd afhankelijk blijven van de aangeleverde informatie en de betrouwbaarheid hiervan. Gebruik een (automatische) UBO-controle dus alleen als hulpmiddel, niet als allesomvattend UBO-onderzoek.

Over de WWFT

De Wwft verplicht (financiële) dienstverleners tot het uitvoeren van een gedegen UBO-onderzoek. Met een danig onderzoek wordt getracht de UBO (Ultimate Beneficial Owner – uiteindelijk belanghebbende) te achterhalen. Dit onderzoek zal worden vereenvoudigd door de invoering van het UBO-register. Volgens de planning zou dit nieuwe register in het voorjaar van 2020 ingaan. Tot die tijd zullen dienstverleners zelf het UBO-onderzoek moeten uitvoeren.

UBO onderzoek met behulp van de KvK: hoe gaat dit in zijn werk?

Met behulp van uittreksels van de Kamer van Koophandel kan de bedrijfsstructuur gedeeltelijk inzichtelijk worden gemaakt. In deze uittreksels staan onder andere de functionarissen en eigenaren van een rechtspersoon. Wanneer de eigenaar van een rechtspersoon een andere rechtspersoon is, worden ook hiervan de UBO’s en eigenaren/ functionarissen inzichtelijk gemaakt. Bij een UBO-onderzoek wordt deze structuur nagelopen en inzichtelijk weergegeven. Voorts dient de cliënt met behulp van aktes en uittreksels de structuur en verdeling van kapitaal en eigenaarschap inzichtelijk te maken.

Voorwaarden UBO-schap

Een UBO is een natuurlijk persoon die voldoet aan de volgende eisen dan wel één van de volgende zaken in eigendom heeft:

  1. Meer dan 25 % van de aandelen;
  2. Meer dan 25 % van de stemrechten;
  3. De feitelijke zeggenschap over de onderneming;
  4. Wanneer hiermee geen feitelijke UBO’s kunnen worden geïdentificeerd, wordt het hoger leidinggevend personeel van de rechtspersoon als UBO aangewezen.

Wwft for lawyers

shutterstock_631473233

Wwft for lawyers

Advocaten komen dagelijks al in aanraking met wetten bij het beoefenen van hun vakgebied, en de Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft) is hier geen uitzondering van. Via deze wet worden advocaten direct betrokken bij de bestrijding van witwaspraktijken en de financiering van terrorisme.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 10 januari 2020 aangepast naar de vijfde Europese anti-witwas richtlijn (AMLD5). Deze wet is ook van grote invloed op het vakgebied van advocaten, met name hoe deze met cliënten en clientonderzoek omgaan.

Wat betekent de Wwft voor advocaten?

Advocaten waren al verplicht om clientonderzoeken te doen sinds 2003 onder de Wet identificatie bij dienstverlening (Wid) en Wet Melding Ongebruikelijke Transacties (Wet MOT), deze wetten zijn vervangen met de introductie van de Wwft die een uitgebreidere set aan eisen met zich meebracht. De Wwft is niet van toepassing op alle werkzaamheden van een advocaat, enkel de werkzaamheden waarbij deze advies bieden of bijstaan bij fiscale zaken en transacties. De Nederlandse Orde van Advocaten biedt een volledig overzicht in sectie I-2.

De basisprincipes van de Wwft zijn het cliëntenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Kortom betekent dit dat een advocaat dient vast te stellen wie zijn of haar cliënt is, een onderzoek naar de cliënt dient te doen, en verplicht is een melding te maken bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU) als er sprake is van verdachte financiële situaties of transacties.

Clientenonderzoek/ Customer Due Diligence (CDD)

Bij het cliëntenonderzoek onderzoekt de advocaat zijn of haar cliënt om vast te stellen of er sprake is van risico op witwassen of de financiering van terrorisme. De Wwft hanteert een open norm naar de vorm van het clientenonderzoek voor advocaten, maar stelt wel vast tot welke resultaten het onderzoek moet leiden. Het onderzoek moet de identiteit van de client kunnen verifiëren en valideren, en het moet leiden tot een aanduiding van het risico is op witwassen of de financiering van terrorisme.

Identificatie van de client

De eerste stap bij een regulier clientenonderzoek is het vaststellen en het verifiëren van de identiteit van de client, en in het geval van een transactie ook van de tegenpartij. De werkzaamheden van die proces zijn afhankelijk van de aard van de client. Bij natuurlijke personen kan de advocaat uitgaan van de geleverde identificatiedocumenten, als deze geverifieerd kunnen worden. Als de client een rechtspersoon is dient er ook een onderzoek gedaan te worden naar de eigendomsstructuur van de client, om te bepalen wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) is.

Naast het verifiëren van de identiteit van cliënten en/of het vaststellen van belanghebbenden achter rechtspersonen en vennootschappen dient de advocaat ook enkele risicofactoren na te lopen. De resultaten van deze eerste stap bepalen voornamelijk hoe het vervolgonderzoek eruitziet. De aard van een cliënt neemt namelijk veelal een risicoprofiel met zich mee. Voor sommige gevallen zoals politiek prominente personen (PEP) gelden tevens ook extra regels bij het vervolgonderzoek, wat het belangrijk maakt dat deze geïdentificeerd worden.

Vormen van clientonderzoek

De algemene leidraad van het Wwft erkent drie soorten cliëntenonderzoek: regulier, vereenvoudigd en verscherpt. Aanvankelijk wordt er altijd uitgegaan van een regulier onderzoek, de andere vormen worden alleen aangenomen als de identificatie van de cliënten duidt op laag of hoog risico. Het vereenvoudigd onderzoek is van toepassing als er aangetoond kan worden dat de aard van de client en/of transactie leidt tot een laag risico op witwassen of financieren van terrorisme.

Als er sprake is van een hoog risico door de aard van de client dient een verscherpt onderzoek uitgevoerd te worden. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als een client een PEP is, of als deze de aandacht van financiële toezichthouders heeft getrokken. Bij een verscherpt onderzoek gelden uitgebreidere verplichtingen voor advocaten,

Meld- & Bewaarplicht

Als een advocaat werkzaam is omtrent een transactie die als ongebruikelijk bestempeld kan worden, is deze wettelijk verplicht om hier een melding van te maken bij het FIU. In het geval van werkzaamheden die onder het Wwft vallen is de advocaat dan niet gehouden aan de geheimhoudingsplicht. Ook zonder melding kan het FIU beroep doen op documenten die de advocaat onder de bewaarplicht dient vast te stellen. De bewaarplicht betekent dat elk advocatenkantoor de werkzaamheden van het clientenonderzoek moet vastleggen om aan te kunnen tonen dat deze is uitgevoerd. Daarnaast moeten ze aanduiden op welke risico’s voor witwassen en de financiering van terrorisme het onderzoek heeft gewezen.

SCOPE CDD On Demand for lawyers

SCOPE FinTech Solutions heeft de SCOPE CDD On Demand oplossing ontwikkeld voor advocaten om dit proces makkelijker te maken. SCOPE CDD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het cliëntenonderzoek welke gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. CDD On Demand staat gebruikers toe om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten om te kijken of een verscherpt onderzoek nodig is:

  • Of de cliënt onbekwaam is verklaard als directeur
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over de cliënt
  • Of de cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Ook kan CDD On Demand gebruikt worden om de UBO van een instantie te traceren. Hiervoor analyseert het systeem zelfstandig documenten beschikbaar via de Kamer van Koophandel en stelt het een overzicht op van betrokken personen om de identificatie van de UBO gemakkelijker te maken.

Met SCOPE CDD On Demand controleert u uw cliënten vanaf €3,00 op al deze punten zonder de verplichting om een langdurig contract af te sluiten. Bovendien ontvangt u aan het eind van de controle een gewaarmerkt rapport met de door u uitgevoerde controle wat als bewijsstuk dient voor een eventuele controle. Het gebruik van SCOPE CDD On Demand zorgt voor een snel en geautomatiseerd proces voor de Customer Due Diligence, met UBO-controle en een compliance screening.

Better be safe than sorry!