Rechtszaakregisters bij het cliëntenonderzoek

De Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft) is in 2008 in Nederland ingesteld met als doel om arbeidsgroepen die dicht op de financiële markt staan, zoals notarissen en accountants, in te zetten om criminele praktijken te bestrijden. Beroepsgroepen die onder de Wwft vallen zijn verplicht om bij zowel nieuwe cliënten als bestaande cliënten een uitgebreid cliëntenonderzoek uit te voeren, voordat ze hier zaken mee mogen doen. Een belangrijke pijler van dit onderzoek rust op inzage in rechtszaakregisters, wat gemakkelijker gezegd is dan gedaan.

Het cliëntenonderzoek/ Customer Due Diligence (CDD)

De exacte eisen van het cliëntenonderzoek verschilt per dienst die aangeboden wordt, maar het algemene doel en proces zijn hetzelfde. Het voornaamste doel van het cliëntenonderzoek is om onderzoek te doen naar een cliënt en de herkomst van financiële middelen betrokken bij een transactie. De eerste stap in dit proces bevat het bevestigen van de identiteit van een client, en het verifiëren van geleverde identificatiegegevens. Bij rechtspersonen is het hier ook nodig om te achterhalen wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) achter een instantie is, om hier hetzelfde onderzoek op uit te voeren.

Na het bevestigen van de identiteit is het nodig om een risicoprofiel van een client op te stellen, dit schat in hoe hoog het risico is dat de zakenrelatie gebruikt kan worden voor clandestiene activiteiten. Als het risicoprofiel op hoger wordt ingeschat is het dan ook nodig om een verscherpt onderzoek uit te voeren, of in het uiterste geval de zakenrelatie te verbreken. Het risicoprofiel wordt ingeschat op basis van bepaalde risicofactoren, zoals de aard en herkomst van een client of zijn middelen. Een belangrijke risicofactor is ook het voorkomen van clients of betrokkenen in bepaalde rechtszaakregisters, als dit het geval is zal een verscherpt onderzoek direct nodig zijn.

Rechtszaakregisters

De Nederlandse rechtspraak houdt sinds 2014 van alle rechtszaken en uitspraken registers bij die publiekelijk toegankelijk zijn door middel van de website van Rechtspraak. Bij het doen van een cliëntenonderzoek zijn hiervan met name de insolventieregisters en curatele registers vitaal. Het insolventieregister bevat faillissementen, surseances en schuldsaneringen van natuurlijke personen en het curatele register bevat individuen die op dit moment onder curatele van de overheid staan. Het voorkomen op deze lijsten wordt geassocieerd met een erg hoog risico bij de risicoanalyse.

Rechtszaakregisters meenemen bij het cliëntenonderzoek

De rechtsregisters bevatten informatie die het essentieel maakt om deze mee te nemen bij een cliëntenonderzoek, enkel is dit iets gemakkelijker gezegd dan gedaan. Deze registers zijn wel publiekelijk toegankelijk, maar het doorzoeken hiervan vereist om meerdere zoekopdrachten in te vullen per client. Samen met het bijhouden van documentatie van dit proces in verband met de bewaarplicht kan dit aanzienlijk veel tijd in beslag nemen voor het verwerken van grote klantenbestanden.

Hiernaast is het ook noodzakelijk om bestaande klantenbestanden en relaties regelmatig weer te screenen tegenover deze registers, gezien het hoge risicoprofiel wat het voorkomen op deze lijsten met zich meebrengt. Onder de Wwft is heeft de dienstaanbieder de verantwoordelijkheid om haar klanten- en relatiebestand tegenover huidige registers te screenen. Het niet voldoen aan deze plicht kan leiden tot forse boetes of straffen.

CDD On Demand

Scope FinTech Solutions heeft Scope CDD On Demand ontwikkeld om Wwft-plichtige partijen te assisteren bij het bijhouden van cliëntenonderzoek voor kleine en middelgrote klantenbestanden. SCOPE CCD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het cliëntenonderzoek wat gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. Door middel van CDD On Demand kan een enkele client, of een geheel klantenbestand, eenvoudig gescreend worden tegenover risicopunten in overeenstemming met huidige regelgeving van de Wwft:

• Of een cliënt in een Wwft-relevant rechtsregister voorkomt, zoals het insolventieregister
• Of een cliënt onbekwaam is verklaard als directeur
• Of een cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
• Of er negatieve publiciteit is over een cliënt
• Of een cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
• Of een sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
• Of een cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Na het doen van een screening levert CDD On Demand u een gewaarmerkt rapport wat conform is met de eisen van de Bewaarplicht, hierdoor kan het veel tijd besparen zowel met het doen van het cliëntenonderzoek als het bijhouden van de documentatie. Door middel van de monitoringsfunctie is het gemakkelijk om bestaande klantenbestanden ook periodiek te toetsen, zo is het mogelijk om dit elke nacht te laten doen waarna u alleen bij cruciale veranderingen een notificatie krijgt.