Beter, sneller en goedkoper cliënten screenen voor de Wwft

shutterstock_631473233

Beter, sneller en goedkoper cliënten screenen voor de Wwft, mét behoud van kwaliteit

Recent is SCOPE FinTech Solutions samenwerkingsverbanden aangegaan met zowel Acuris Risk Intelligence als de Kamer van Koophandel voor de levering van achtergrondgegevens van personen en bedrijven inzake Wwft verplichtingen.

Acuris Risk Intelligence is een wereldwijd opererende specialist in nieuws, onderzoek, analyse en data voor financiële professionals. Acuris Risk Intelligence levert data, die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de verplichte achtergrondcontroles van personen en bedrijven met de CDD On Demand oplossing.

Voor een onderzoek naar Nederlandse UBO’s en concernverbanden maakt de CDD On Demand oplossing gebruik van uittreksels van de Kamer van Koophandel. Door samenwerkingen met partners, verbetert SCOPE FinTech Solutions het productaanbod van de partners en legt hierdoor de basis voor een verdere groei voor alle betrokkenen.

Transparantie en een lagere prijs

De samenwerking met Acuris Risk Intelligence maakt een lagere verkoopprijs van de CDD On Demand oplossing mogelijk. De prijzen voor de klanten en hun cliënten worden verlaagd en het prijsmodel wordt vereenvoudigd.

SCOPE FinTech heeft integratiesoftware ontwikkeld voor de communicatie met de Acuris API ’s. De CDD On Demand oplossing kan snel worden ingebouwd in bestaande softwareoplossingen, bijvoorbeeld Microsoft Dynamics door middel onze eigen API’s.

Dagelijkse Monitor

Een belangrijk vereiste vanuit de Wwft en Sanctiewet is dat klanten hun cliënten continu moeten monitoren. Dit kan een klant doen door dagelijks alle cliënten opnieuw te controleren (kostbaar en tijdrovend) of door de cliënt op een monitorlijst te plaatsen en te voorzien van een controlefrequentie.

SCOPE FinTech Solutions heeft integratiesoftware ontwikkeld voor de communicatie met de Acuris API ’s. De CDD On Demand oplossing kan ook snel worden ingebouwd in bestaande softwareoplossingen, bijvoorbeeld Microsoft Dynamics door middel onze eigen API’s.

SCOPE FinTech Solutions biedt door de samenwerking met Acuris Risk Intelligence de mogelijkheid om een “Monitorfunctie” aan te bieden. Een belangrijk vereiste vanuit de Wwft en Sanctiewet is dat onze klanten hun cliënten continu moeten monitoren. Dit kan een klant doen door dagelijks alle cliënten opnieuw te controleren (kostbaar en tijdrovend) of door de client op een monitorlijst te plaatsen en te voorzien van een controlefrequentie.

“Dit is een belangrijke en onderscheidende eigenschap van onze CDD On Demand oplossing omdat veel aanbieders van compliance oplossingen deze functionaliteit niet bieden “, aldus algemeen directeur Fred van ’t Hoff.

UBO ’s zoeken bij de Kamer van Koophandel 

Voor het zoeken naar UBO’s is een integratie met de KvK ontwikkeld. De bedrijfsstructuur wordt uitgevraagd bij de KvK en ook worden alle andere relevante KvK uittreksels opgevraagd. Door het toepassen van kennisregels worden – vermoedelijke – UBO’s geïdentificeerd, die vervolgens worden aangeboden voor een achtergrondonderzoek in het kader van de Wwft.

Beter, sneller en goedkoper. Dit zijn de drie redenen geweest om de samenwerking met Acuris Risk Intelligence en de Kamer van Koophandel aan te gaan. Met de klanten wil SCOPE FinTech Solutions een bijdrage leveren aan de strijd tegen het witwassen door de inzet van hoogwaardige technologie.   

Wie handhaaft de Wwft?

shutterstock_631473233

Wie handhaaft de Wwft?

De Wet ter voorkoming witwassen en financiering terrorisme is een ingrijpende wet die sinds 2008 van kracht is in Nederland. Deze wet is van grote invloed op de manier waarop transacties in fiscale of ontroerende goederen uitgevoerd mogen worden, en ook op het werk van partijen die zich hier mee bezig houden. Fouten bij het nalopen van deze wet kan leiden tot hoge boetes, maar hoe wordt dit eigenlijk gehandhaafd?

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland. De kern van de Wwft is de inzet van partijen die nauw betrokken zijn bij transacties van fiscale middelen, zoals banken en notarissen, om witwaspraktijken of de financiering van terrorisme op te sporen. Er zijn dan ook twee takken actief in de handhaving van de Wwft: de uitvoerende tak en de handhaving.

De uitvoerende tak van de Wwft

De uitvoerende tak van de Wwft bestaat uit de partijen die via de wet verplicht worden tot de drie primaire elementen van de Wwft: het cliëntenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Onder de uitvoerende tak vallen banken, financiële ondernemingen, en personen die handelen in het kader van beroepsactiviteiten die onder het Wwft vallen zoals makelaars of advocaten. Zie de lijst van FIU Nederland voor een compleet overzicht met de verschillende branches die gebonden zijn aan het Wwft. Deze partijen zijn verplicht om het cliëntenonderzoek, één van de hoofdkaders van het Wwft, uit te voeren. Dit betekent dat ze uitgebreid onderzoek moeten doen naar hun cliënten, de aard van de transacties, en het bijkomende risico op witwassen en de financiering van terrorisme bij alle werkzaamheden die onder het Wwft vallen.

De handhaving van de Wwft

De handhaving van de Wwft wordt gedaan door meerdere toezichthouders: het Bureau Toezicht Wwft (belastingdienst), De Nederlandse Bank, Autoriteit Financiële Markten, en de Nederlandse Orde van Advocaten. Elk van deze toezichthouders richt zich op een andere uitvoerende branche onder het Wwft. De toezichthouders controleren of de werkzaamheden van de uitvoerende tak conform zijn met de eisen van het Wwft. Onder de bewaarplicht moet de uitvoerende tak beschikken over geschreven richtlijnen betreffende de Wwft, en moet een cliëntenonderzoek dusdanig gedocumenteerd zijn om aan te tonen dat aan alle eisen van de Wwft zijn voldaan. Als blijkt dat een uitvoerende partij zich niet aan de regels van de Wwft houdt mogen toezichthouders boetes uitschrijven, of andere sancties op basis van de beroepsgroep.

De Financial Intelligence Unit Nederland

De FIU-NL kan gezien worden als een deel van de uitvoerende tak van de Wwft, maar haar werkzaamheden vallen niet direct onder deze wet. De werkzaamheden van het FIU zijn het uitvoeren van uitgebreid onderzoek naar witwaspraktijken of de financiering van terrorisme. Na het ontvangen van een melding doet het FIU zelfstandig onderzoek om te bevestigen of er daadwerkelijk sprake is van een verdachte situatie, waarbij het beroep doet op de resultaten van het cliëntenonderzoek die onder de bewaarplicht geleverd moeten worden. Als er sprake is van een verdachte situatie wordt het onderzoek dan overgedragen aan de toepasselijke rechtsinstantie waar dit bijvoorbeeld wordt omgezet tot een crimineel onderzoek.

SCOPE CCD On Demand voor de uitvoerende tak

De sancties voor het onvoldoende naleven van de eisen van het Wwft kunnen fors oplopen. Het is dan ook belangrijk dat partijen onder de uitvoerende tak zichzelf beschermen door te verzekeren dat hun onderzoek uitgebreid is, en ze de correcte documentatie hebben om dit aan te tonen. SCOPE FinTech Solutions heeft de SCOPE CDD On Demand oplossing ontwikkeld als hulpmiddel binnen het cliëntenonderzoek (ook wel Customer Due Diligence). SCOPE CDD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het cliëntenonderzoek die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. CDD On Demand staat gebruikers toe om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten:

  • Of de cliënt onbekwaam is verklaard als directeur
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over de cliënt
  • Of de cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Ook kan CDD On Demand gebruikt worden om de UBO van een instantie te traceren. Hiervoor analyseert het systeem zelfstandig documenten beschikbaar via de Kamer van Koophandel en stelt het een overzicht op van betrokken personen en de geïdentificeerde UBO. Daarnaast identificeert CDD On Demand mogelijke UBO’s (UBO suspect) of de persoon die het beste zou weten wie de UBO is.

Met SCOPE CDD On Demand controleert u uw cliënten vanaf €1,50 op al deze punten zonder de verplichting om een langdurig contract af te sluiten. Bovendien ontvangt u aan het eind van de controle een gewaarmerkt rapport met de door u uitgevoerde controle wat als bewijsstuk dient voor een eventuele controle. Het gebruik van SCOPE CDD On Demand zorgt voor een snel en geautomatiseerd proces voor de Customer Due Diligence, met UBO-controle en een compliance screening.

Better be safe than sorry!

Wwft voor notarissen

shutterstock_387228880

Wwft voor notarissen

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is door de overheid ingesteld als middel in de strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering. Notarissen zijn belangrijke spelers in deze strijd, vandaar dat hun werkzaamheden onder de mantel van het Wwft vallen.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 25 Juli 2018 aangepast naar de vierde Europese anti-witwas richtlijn. Onder het Wwft vallen vrijwel alle partijen die betrokken zijn met, of bemiddelen bij transacties van financiële of ontroerende goederen. Voor notarissen vallen alle werkzaamheden onder het Wwft, zo ook het ondersteunen bij de oprichting van een vennootschap.

Wat betekent het Wwft voor de notaris?

De Wwft verplicht de notaris tot het doen van een clientenonderzoek, en tot een meldings- en bewaarplicht. Bij het clientenonderzoek dient de notaris onder andere te identificeren wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) is bij elk van zijn of haar cliënten. Op basis van het clientenonderzoek dient er een inschatting van het risico op witwassen of de financiering of terrorisme gemaakt te worden. Als uit dit onderzoek blijkt dat er geen laag risico is, of als er sprake is van een ongebruikelijke transactie, is de notaris onder de meldplicht vereist om een melding te maken bij het FIU-NL (Financial Intelligence Unit Nederland).

Onder de bewaarplicht volstaat dat de notaris het clientenonderzoek dusdanig moet documenteren om aan te tonen dat er aan alle eisen voldaan is. Ook verplicht dit dat een notariskantoor een geschreven risicobeleid heeft. Hierbij is het bijvoorbeeld belangrijk dat medewerkers voldoende zijn toegerust om ongebruikelijke of opmerkelijke situaties te herkennen, en weten zij welke acties ze hierbij moeten ondernemen.

Het cliëntenonderzoek

Simpelweg houdt het cliëntenonderzoek in dat de notaris onderzoek doet naar de client als deze hiermee een verbond aangaat of een dienst verleend. Er worden drie soorten onderzoek erkend door het Wwft: het reguliere, verscherpte en vereenvoudigde cliëntenonderzoek. Bij een regulier onderzoek dient een notariskantoor de volgende zaken te inzichtelijk te maken en te controleren:

  • De cliënt moet geïdentificeerd worden;
  • De identiteit moet geverifieerd worden;
  • De UBO moet worden geïdentificeerd en ook zijn identiteit moet worden geverifieerd;
  • Het doel en beoogde aard van de zakelijke transactie moet worden vastgesteld;
  • De zakelijke relatie en zijn transacties worden gemonitord, en eventueel worden de bronnen van de middelen onderzocht die worden gebruikt bij de relatie of transactie;
  • De natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt moet worden geïdentificeerd en zijn identiteit wordt geverifieerd. Natuurlijk moet ook worden vastgesteld of deze natuurlijke persoon bevoegd is om de cliënt te vertegenwoordigen.

Afhankelijk van de bevindingen van dit onderzoek kan er nood zijn om over te stappen op een verscherpt of vereenvoudigd onderzoek. Dit is altijd afhankelijk van de aard van de client, de transactie, of de geïdentificeerde partijen. Wanneer een zakelijke relatie of transactie een hoger risico met zich meebrengt, dient een verscherpt onderzoek te worden uitgevoerd. In artikel 1 a van de Specifieke leidraad worden voorbeeldsituaties gegeven waarin dit het geval is. Zo kan dit voorkomen wanneer een UBO gezeteld is in een land wat door de Europese Unie is geïdentificeerd als risicogebied, of wanneer de cliënt of zijn UBO een politiek prominent persoon (PEP) is.

Het UBO-onderzoek

UBO staat voor ultimate beneficial owner (uiteindelijk belanghebbende) achter een partij. Simpel uitgedrukt is dit de persoon die uiteindelijk het meeste belang bij een transactie of vennootschap heeft, en gaat dit altijd om een natuurlijk persoon. Ieder rechtspersoon moet ten minste één UBO hebben.

Er zijn geen vaste regels voor de identificatie van de UBO, enkel een aantal indicatieve richtlijnen. Het onderzoeken van de UBO betekend in praktijk dat de eigen- en zeggenschapsstructuren van cliënten en vennootschappen achterhaald dienen te worden om zo een beste schatting van de belanghebbende te maken.

Politiek prominente personen (PEP’s)

Politiek prominente personen (Politically Exposed Persons – PEP’s) zijn personen met hoge bestuurlijke (beleidsbepalende) functies, die extra vatbaar zijn voor chantage en omkoping.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen landelijke en plaatselijke PEP’s, hierbij is er bij plaatselijke PEP’s (zoals een burgermeester) geen verplichting tot een verscherpt onderzoek, maar dit wordt wel aangeraden.

UBO vinden met software – Veel beloven, Weinig geven.

shutterstock_387228880

UBO vinden met software – Veel beloven, Weinig geven

Door diverse leveranciers wordt Compliance/Due Diligence software aangeboden om UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) te vinden. Deze informatie kan worden aangeschaft in de vorm van een rapport of een abonnement. Er wordt veel beloofd: “Zodat het snel duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner of UBO) is van een bedrijf” of “De UBO controle geeft u inzage in welke natuurlijke perso(o)n(en) de Ultimate Beneficial Owner is/zijn van het bedrijf”.

In de praktijk zijn dit soort claims zelden of nooit waar te maken. De echte UBO ‘s worden bijna nooit gevonden met de aangeboden software. Als er al UBO ’s gevonden worden met de software is het maar de vraag of het klopt. Het zijn eerder mogelijke UBO’s (suspect UBO’s). De software ondersteunt wel bij het opzoeken van de benodigde informatie en het registreren van brondocumenten.

Wanneer u zelfstandig een UBO-onderzoek moet uitvoeren, kunt u met uittreksels van de Kamer van Koophandel opvragen wie de functionarissen, bestuurders en eigenaren zijn van een rechtspersoon. Vanuit de werkmaatschappij wordt het moederbedrijf gezocht en vandaar het volgende moederbedrijf; de ketting naar boven wordt gevolgd. Dit is wat de software ook doet. Echter in deze werkwijze zitten hiaten zoals wij verderop in dit artikel zullen aantonen.

Werkt bij een eenmanszaak

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris werkt een UBO vinden bij de KvK redelijk goed. Hiervan kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld.

Geen echt inzicht in concernstructuren

Inzicht in concernstructuren geven is ook niet mogelijk op basis van KvK informatie omdat <= 25% aandeelhouders niet zichtbaar zijn in de KvK. In het geval van een werkmaatschappij met twee 50% eigenaren elk met een persoonlijke holding [A 50%; B 50%] werkt de KvK. De concernstructuur is inzichtelijk. Bij een afwijkende aandelenverdeling [Holding A 25%; Holding B 75%] is Holding A met de bijbehorende StAK onzichtbaar in de KvK structuur

Een natuurlijke persoon die via twee rechtspersonen als UBO zou moeten worden aangemerkt, zal niet als UBO naar boven kunnen komen.

Stichting Administratie kantoor maakt aandeelhouder onzichtbaar

Een interessant probleem is een Stichting Administratie kantoor (StAK). Bij een StAK een bestuurder vinden is mogelijk maar dit zegt niets over de echte aandeelhouders. De StAK staat geregistreerd als enige aandeelhouder van de BV. Een certificaat houder binnen de STAK is anoniem.

Problemen in de beschreven werkwijze

De volgende problemen zijn van toepassing:

  1. Wie het feitelijk zeggenschap in de entiteit heeft, is niet op basis van KvK uittreksels te achterhalen. Alleen de rechtspersoon zelf kan hier meer informatie over geven.
  2. Dit geldt ook voor de verdeling van de aandelen en/of het kapitaal. Of iemand een mogelijke UBO is van een bedrijf kan wel worden opgevraagd, maar in welke mate hij dat is, is niet openbaar.
  3. Alleen Nederland. Allereerst beslaat de Nederlandse Kamer van Koophandel uitsluitend inschrijvingen en registraties binnen de Nederlandse landsgrenzen. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zijn de uittreksels van de Kamer van Koophandel niet meer afdoende. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zal het onderzoek via de buitenlandse instanties en personen vervolgd moeten worden. Voor sommige landen geldt dat de informatie eenvoudig te achterhalen is. Voor andere landen is dit echter een stuk ingewikkelder en wordt het een uitdaging om het UBO-onderzoek zo goed mogelijk sluitend te krijgen. In dit geval kan wel via een tussenpersoon worden getracht de UBO’s te traceren (UBO Gateway).

De consequenties

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld (UBO).

Als een entiteit meerdere natuurlijke personen als eigenaar en/ of functionaris heeft, kunnen alleen personen worden aangemerkt die mogelijk UBO zijn (UBO suspect).

Ook wanneer het UBO-onderzoek leidt naar lastiger inzichtelijke entiteiten, zoals verenigingen, stichtingen, kunnen alleen bestuurders worden aangemerkt als mogelijke UBO’s. Ook hier is niet publiek inzichtelijk wie er in welke mate zeggenschap heeft over de entiteit. Zo kan onderzoek hier wel leiden tot vermoedelijke UBO’s (UBO Suspect) en/ of personen die zouden moeten weten wie de UBO’s zijn (UBO Gateway).

Wat u wel kunt doen

Alleen wanneer de bedrijfsstructuur (extreem) eenvoudig is en er slechts één natuurlijke persoon betrokken is, kan met redelijke zekerheid worden aangenomen dat deze persoon de UBO is. U dient hierbij natuurlijk wel te proberen te achterhalen of deze persoon daadwerkelijk de enige UBO is.

In alle overige gevallen bent u afhankelijk van de informatie die uw cliënt aanlevert. Deze informatie moet nauwkeurig worden uiteengezet, zodat de bedrijfsstructuur en de UBO’s inzichtelijk kunnen worden gedocumenteerd en gearchiveerd. Om de cliënt te controleren op de aangeleverde informatie, blijft het dus van belang dat u de aangeleverde uittreksels ook direct opvraagt bij de Kamer van Koophandel.

Tijdens de UBO-gesprekken die u met uw cliënt voert of tijdens het clientonderzoek, kunt u direct de benodigde uittreksels opvragen. Dit kunt u natuurlijk stuk voor stuk doen, maar dit proces kan worden gestroomlijnd met een geautomatiseerde UBO-check van CDD On Demand. Hiermee worden direct de uittreksels van de betrokken entiteiten opgevraagd en wordt de bedrijfsstructuur – voor zover mogelijk – in een overzichtelijk rapport weergegeven. Met deze rapportage en de informatie die uw cliënt u verstrekt, kunt u een behoorlijk UBO-onderzoek uitvoeren. Hierin zult u dus afhankelijk blijven van de door uw cliënt verschafte informatie.

Blijf scherp!

Het is van belang de UBO’s te achterhalen. Hierbij moet wel worden aangetekend dat er momenteel slechts een beperkte hoeveelheid informatie beschikbaar is in publieke bronnen om op te vragen. Het binnenkort in werking tredende UBO-register brengt daar waarschijnlijk niet veel verandering in, hoewel het wel eenvoudiger wordt om de UBO’s op te vragen. Tot die tijd zullen UBO-onderzoeken zelf uitgevoerd moeten worden, waarbij geautomatiseerde UBO-controles nooit de hele lading kunnen dekken. U zult altijd afhankelijk blijven van de aangeleverde informatie en de betrouwbaarheid hiervan. Gebruik een (automatische) UBO-controle dus alleen als hulpmiddel, niet als allesomvattend UBO-onderzoek.

Over de WWFT

De Wwft verplicht (financiële) dienstverleners tot het uitvoeren van een gedegen UBO-onderzoek. Met een danig onderzoek wordt getracht de UBO (Ultimate Beneficial Owner – uiteindelijk belanghebbende) te achterhalen. Dit onderzoek zal worden vereenvoudigd door de invoering van het UBO-register. Volgens de planning zou dit nieuwe register in het voorjaar van 2020 ingaan. Tot die tijd zullen dienstverleners zelf het UBO-onderzoek moeten uitvoeren.

UBO onderzoek met behulp van de KvK: hoe gaat dit in zijn werk?

Met behulp van uittreksels van de Kamer van Koophandel kan de bedrijfsstructuur gedeeltelijk inzichtelijk worden gemaakt. In deze uittreksels staan onder andere de functionarissen en eigenaren van een rechtspersoon. Wanneer de eigenaar van een rechtspersoon een andere rechtspersoon is, worden ook hiervan de UBO’s en eigenaren/ functionarissen inzichtelijk gemaakt. Bij een UBO-onderzoek wordt deze structuur nagelopen en inzichtelijk weergegeven. Voorts dient de cliënt met behulp van aktes en uittreksels de structuur en verdeling van kapitaal en eigenaarschap inzichtelijk te maken.

Voorwaarden UBO-schap

Een UBO is een natuurlijk persoon die voldoet aan de volgende eisen dan wel één van de volgende zaken in eigendom heeft:

  1. Meer dan 25 % van de aandelen;
  2. Meer dan 25 % van de stemrechten;
  3. De feitelijke zeggenschap over de onderneming;
  4. Wanneer hiermee geen feitelijke UBO’s kunnen worden geïdentificeerd, wordt het hoger leidinggevend personeel van de rechtspersoon als UBO aangewezen.

Wwft voor advocaten

shutterstock_631473233

Wwft voor advocaten

Advocaten komen dagelijks al in aanraking met wetten bij het beoefenen van hun vakgebied, en de Wet ter voorkoming witwassen en financiering terrorisme (Wwft) is hier geen uitzondering van. Via deze wet worden advocaten direct betrokken bij de bestrijding van witwaspraktijken en de financiering van terrorisme.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 10 januari 2020 aangepast naar de vijfde Europese anti-witwas richtlijn (AMLD5). Deze wet is ook van grote invloed op het vakgebied van advocaten, met name hoe deze met cliënten en cliëntenonderzoek omgaan.

Wat betekent de Wwft voor advocaten?

Advocaten waren al verplicht om een cliëntenonderzoek te doen sinds 2003 onder de Wet identificatie bij dienstverlening (Wid) en Wet Melding Ongebruikelijke Transacties (Wet MOT), deze wetten zijn vervangen met de introductie van de Wwft die een uitgebreidere set aan eisen met zich meebracht.

De Wwft is niet van toepassing op alle werkzaamheden van een advocaat, enkel de werkzaamheden waarbij deze advies bieden of bijstaan bij fiscale zaken en transacties. De Nederlandse Orde van Advocaten biedt een volledig overzicht in sectie I-2.

De basisprincipes van de Wwft zijn het cliëntenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Kortom betekent dit dat een advocaat dient vast te stellen wie zijn of haar cliënt is, een onderzoek naar de cliënt dient te doen, en verplicht is een melding te maken bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU) als er sprake is van verdachte financiële situaties of transacties.

Het cliëntenonderzoek en Customer Due Diligence (CDD)

Bij het cliëntenonderzoek onderzoekt de advocaat zijn of haar cliënt om vast te stellen of er sprake is van risico op witwassen of de financiering van terrorisme.

De Wwft hanteert een open norm naar de vorm van het cliëntenonderzoek voor advocaten, maar stelt wel vast tot welke resultaten het onderzoek moet leiden. Het onderzoek moet de identiteit van de client kunnen verifiëren en valideren, en het moet leiden tot een aanduiding van het risico is op witwassen of de financiering van terrorisme.

Identificatie van de client

De eerste stap bij een regulier cliëntenonderzoek is het vaststellen en het verifiëren van de identiteit van de client, en in het geval van een transactie ook van de tegenpartij. De werkzaamheden van die proces zijn afhankelijk van de aard van de client.

Bij natuurlijke personen kan de advocaat uitgaan van de geleverde identificatiedocumenten, als deze geverifieerd kunnen worden.

Als de client een rechtspersoon is dient er ook een onderzoek gedaan te worden naar de eigendomsstructuur van de client, om te bepalen wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) is.

Naast het verifiëren van de identiteit van cliënten en/of het vaststellen van belanghebbenden achter rechtspersonen en vennootschappen dient de advocaat ook enkele risicofactoren na te lopen.

De resultaten van deze eerste stap bepalen voornamelijk hoe het vervolgonderzoek eruitziet. De aard van een cliënt neemt namelijk veelal een risicoprofiel met zich mee. Lees hier meer over >

 

Vormen van cliëntenonderzoek

De algemene leidraad van het Wwft erkent drie soorten cliëntenonderzoek: regulier, vereenvoudigd en verscherpt. Aanvankelijk wordt er altijd uitgegaan van een regulier onderzoek, de andere vormen worden alleen aangenomen als de identificatie van de cliënten duidt op laag of hoog risico. 

Als er sprake is van een hoog risico door de aard van de client dient een verscherpt onderzoek uitgevoerd te worden. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als een client een PEP is, of als deze de aandacht van financiële toezichthouders heeft getrokken. Bij een verscherpt onderzoek gelden uitgebreidere verplichtingen voor advocaten,

Meld- & Bewaarplicht

Als een advocaat werkzaam is omtrent een transactie die als ongebruikelijk bestempeld kan worden, is deze wettelijk verplicht om hier een melding van te maken bij het FIU. In het geval van werkzaamheden die onder het Wwft vallen is de advocaat dan niet gehouden aan de geheimhoudingsplicht. Ook zonder melding kan het FIU beroep doen op documenten die de advocaat onder de bewaarplicht dient vast te stellen.

De bewaarplicht betekent dat elk advocatenkantoor de werkzaamheden van het cliëntenonderzoek moet vastleggen om aan te kunnen tonen dat deze is uitgevoerd. Daarnaast moeten ze aanduiden op welke risico’s voor witwassen en de financiering van terrorisme het onderzoek heeft gewezen.

Wwft en de AVG

shutterstock_631473233

Wwft en AVG

Veel Wwft-verplichten brengen vragen met zich mee over het bewaren van verzamelde gegevens. Wat mag er nu wel en wat mag er nu niet bewaard worden, of wat moet er bewaard worden volgens de verschillende regelgevingen? Volgens de AVG moeten persoonsgegevens verwijderd worden, maar volgens de Wwft moet u een dossier aanleggen en gegevens bewaren. Welke wetgeving moet nu gevolgd worden? En als er dan gegevens bewaard en vastgelegd moeten worden, wat is hiervan de bewaartermijn? In deze blog een antwoord op veelgestelde vragen!

Volgens de Wwft zijn bepaalde instellingen verplicht om een cliëntenonderzoek uit te voeren en hiervan de clientgegevens vast te leggen. Een voorbeeld hiervan is het maken van een kopie van een identiteitsbewijs, maar ook andere clientgegevens moeten worden vastgelegd. Omdat er sprake is van een wettelijke verplichting voor de instelling, is deze vastlegging niet in strijd met de AVG. Persoonsgegevens mogen in beginsel verwerkt worden als (en voor zover) dit wettelijk verplicht is. De verplichtingen uit de Wwft bieden daarmee zowel een doel (‘voldoen aan de Wwft’) als een rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Wwft.

Bewaartermijn

Op grond van de Wwft moeten deze gegevens vijf jaar worden bewaard. Hetzelfde geldt voor gegevens met betrekking tot ongebruikelijke transacties. In artikel 34a van de Wwft zijn nadere bepalingen opgenomen over gegevensbescherming.

  • Persoonsgegevens, verzameld op grond van deze wet, worden door een instelling alleen verwerkt met het oog op het voorkomen van witwassen en voorkomen van het financieren van terrorisme. De persoonsgegevens mogen niet verder worden verwerkt voor commerciële doeleinden of andere doeleinden die niet verenigbaar zijn met het doel van de Wwft.
  • Een instelling verstrekt, alvorens een zakelijke relatie aan te gaan of een incidentele transactie te verrichten, informatie aan een cliënt over de krachtens deze wet geldende verplichtingen ter zake van de verwerking van persoonsgegevens met het oog op het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme.
  • Een instelling vernietigt de persoonsgegevens die zij op basis van deze wet heeft verkregen onmiddellijk na het verstrijken van de termijn, bedoeld in artikel 33, derde lid, en 34, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.

Dit betekent dat de personen wiens gegevens geregistreerd worden daarover geïnformeerd moeten werden, alsmede het doel van de verwerking. Tevens moeten de personen wiens gegevens geregistreerd worden geïnformeerd worden over hun inzagerecht, correctierecht en moeten deze personen in de gelegenheid worden gesteld die rechten uit te oefenen.

Op de regels van de Wwft en AVG gelden in uitzonderlijke gevallen andere regels, bijvoorbeeld voor gegevens die de Wwft-plichtige heeft gemeld bij het melden van een ‘’ongebruikelijke’’ transactie.

Wet Algemene Verorderning Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens. De belangrijkste bepalingen uit de AVG zijn als volgt samen te vatten:

  • Overeenstemming wet

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene (dat is degene van wie de persoonsgegevens verwerkt worden) moet het duidelijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden.

  • Gerechtvaardigd doel

Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor een organisatie de persoonsgegevens gaat verwerken moet verenigbaar zijn met het doel waarmee de persoonsgegevens zijn verzameld.

  • Op de hoogte brengen

Verwerkt een organisatie of persoon persoonsgegevens? Dan moet de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke). Het doel van de gegevensverwerking moet voor de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt ook duidelijk zijn.

  • Zo min mogelijk

Als organisaties persoonsgegevens verwerken, dan moeten ze daarbij ‘zo min mogelijk’ als uitgangspunt hanteren. Dat houdt o.a. in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt.

  • Juiste en actuele gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de gegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.

  • Beveiliging

De gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.

Wwft voor accountants

shutterstock_246388288

Wwft voor accountants

Sinds de introductie van de Wet ter voorkoming witwassen en financiering terrorisme (Wwft) zijn accountants en belastingadviseurs direct betrokken bij de bestrijding van witwaspraktijken en de financiering van terrorisme.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De WWFT is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 10 januari 2020 aangepast naar de vijfde Europese anti-witwas richtlijn (AMLD5). Gezien het werkgebied van accountants zijn deze nauw betrokken in het Wwft, hoewel het niet altijd duidelijk is welke gevolgen dit met zich mee brengt

Wat betekent de Wwft voor accountants?

De belangrijkste elementen van de Wwft zijn het cliëntenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Kortom betekent dit dat een accountant dient vast te stellen wie zijn client is, of de geleverde identificatie authentiek is, en of er bij transacties risico is op witwaspraktijken of financiering van terrorisme.

Dit onderzoek wordt in het algemeen het cliëntenonderzoek genoemd, en dit is een verplichte werkzaamheid ter behoeve van de algemene leidraad Wwft.

Cliëntenonderzoek en Customer Due Diligence (CDD)

De algemene leidraad van het Wwft erkent drie soorten cliëntenonderzoeken: standaard, vereenvoudigd en verscherpt. Het vereenvoudigd onderzoek is op toepassing voor een selecte groep clienten zoals overheidsinstanties, hier is geen verder onderzoek naar nodig.

In alle andere gevallen gaat men eerst uit van een standaard onderzoek, een verscherpt onderzoek wordt alleen vereist bij speciale gevallen of als het standaard onderzoek op een verhoogd risico wijst.

De eerste stap bij een standaard cliëntenonderzoek is het vaststellen en het verifiëren van de identiteit van de client en de tegenpartij in een transactie. Dit betekent dat de accountant moet nalopen of de gegeven documenten authentiek zijn, of deze kloppen met de betrokken partijen, en of er niet externe belanghebbende partijen bij de transactie betrokken zijn.

De verstrekte identificatiegegevens en documenten dienen vast te worden gelegd in een klantenbestand conform met de betrokken bewaarplicht van de Wwft. Na de invoer van de 4e richtlijn van de Europese unie is de accountant ook verplicht om te achterhalen wie de Ultimate Beneficial Owner (UBO) achter elke client is.

Naast het onderzoek naar de identiteit van clienten stelt de Wwft accountants ook verplicht om een onderzoek uit te voeren naar het risicoprofiel. Het risicoprofiel is een indicatie van het risico op witwaspraktijken of financiering van terrorisme wat cliënten met zich mee brengen. Het FIU (Financial Intelligence Unit) van de Rijksoverheid heeft een specifieke leidraad opgesteld betreffende het bepalen van risicoprofielen van cliënten voor accountants.

Volgens deze leidraad is er sprake van verhoogd risico bij bijvoorbeeld cliënten uit risicolanden, of cliënten die door hun vakgebied een hoger risico op witwaspraktijken met zich meenemen. Naast de aard van de clienten kan ook de transactie zelf verhoogd risico met zich meenemen, bijvoorbeeld bij transacties tussen “lege” vennootschappen of transacties met aandelen waarvan de waarde niet goed te bepalen is.

Meldplicht

Als het cliëntenonderzoek van de accountant uitwijst op een verhoogd of onacceptabel risico op witwaspraktijken is deze verplicht om hier een melding van te maken bij het FIU. De meldplicht is van kracht op transacties of situaties die als ongebruikelijk bestempeld kunnen worden. Na een melding

besluit het FIU dan of de ongebruikelijke situatie ook daadwerkelijk verdacht is, en handelt hier zelfstandig naar. Bij het doen van een melding is een accountant ook verplicht om zich aan een aangescherpte bewaarplicht te houden.

Bewaarplicht

De bewaarplicht verplicht een accountantspraktijk om alle gegevens betreffende het cliëntenonderzoek minstens vijf jaar te bewaren, en toegankelijk te maken voor eventueel verder onderzoek. Na het maken van een melding bij het FIU geldt deze plicht ook, met een verscherpte vereiste voor de opslag van gegevens. In dit geval moeten ook alle gegevens die nodig zijn om de transactie te reconstrueren, een afschrift van de melding, en een ontvangstbevestiging van het FIU worden bewaard.

Verscherpt cliëntenonderzoek

Naar aanleiding van het cliëntenonderzoek kan er reden zijn tot het voortzetten van een verscherpt onderzoek. Dit dient gedaan te worden als het initiële onderzoek wijst op hoger dan laag risico, maar ook in bijzondere gevallen. Voorbeelden hiervan zijn als betrokken partijen vallen onder de lijst met Politiek Prominente Personen (PEPs) of de interesse van financiële wachthouders hebben.

Wwft voor makelaars

shutterstock_267766277

Wwft voor makelaars

Sinds de komst van de Wet ter voorkoming witwassen en financiering terrorisme (Wwft) zijn ook makelaars verplicht om een Customer Due Diligence beleid te hebben. Dit houdt onder meer in dat makelaars verplicht zijn om een cliëntenonderzoek uit te voeren waarbij vastgesteld wordt met wie ze zakendoen, en welke risico’s aan een transactie verbonden zijn.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 10 januari 2020 aangepast naar de vijfde Europese anti-witwas richtlijn. Onder het Wwft worden ook transacties betreffend ontroerend goed meegenomen, wat extra plichten met zich meeneemt voor makelaars, taxateurs en bemiddelaars bij transacties betreffende vastgoed.

Wat betekent de Wwft voor makelaars?

De belangrijkste elementen van de Wwft zijn het cliëntenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Samengevat betekent dit dat een makelaar de partijen waartussen bemiddeld wordt moet onderzoeken om vast te stellen wie deze zijn. Daarnaast is de makelaar verplicht om te onderzoeken of er sprake is van een risico op witwaspraktijken of de financiering van terroristische instanties.

Dit onderzoek naar de cliënten wordt ook wel het cliëntenonderzoek of de Customer Due Diligence (CDD) genoemd.

Daarnaast is elke makelaar door de Wwft verplicht om hier een geschreven standaard beleid voor te hebben. Deze dient te voldoen aan de gegeven leidraad van de Rijksoverheid betreffende Wwft voor makelaars.

Cliëntenonderzoek en Customer Due Diligence (CDD)

De eerste stap bij een cliëntenonderzoek is het vaststellen en het verifiëren van de identiteit van de client en de tegenpartij in een transactie. Dit betekent dat de makelaar moet nalopen of de gegeven documenten authentiek zijn, of deze kloppen met de betrokken partijen, en of er niet externe belanghebbende partijen bij de transactie betrokken zijn.

Bij transacties met een bedrijf of instantie moet de makelaar identificeren wie de Ultimate Beneficial Owner (UBO) is en hier het cliëntenonderzoek op toepassen. De verstrekte identificatiegegevens en documenten dienen vast te worden gelegd in een klantenbestand conform met de betrokken bewaarplicht van het Wwft.

Naast het onderzoek naar de identiteit van de betrokken partijen stelt het Wwft de makelaar ook verplicht om een onderzoek uit te voeren naar het risicoprofiel van deze partijen. Het risicoprofiel is een indicatie van het risico op witwaspraktijken of financiering van terrorisme wat cliënten met zich mee brengen. Voorbeelden van situaties die volgens de Wwft een onacceptabel risico met zich mee brengen zijn cliënten die valse identiteiten gebruiken, onverklaarbaar vermogen bezitten, of handelen namens ondoorzichtige buitenlandse instanties. Voor het bepalen van een risicoprofiel raadt de Rijksoverheid aan om de risicomatrix Wwft ter behoeve van makelaars van de belastingdienst te gebruiken.

Meldplicht

Als het cliëntenonderzoek van de makelaar uitwijst op een verhoogd of onacceptabel risico op witwaspraktijken is de makelaar verplicht om hier een melding van te maken bij het FIU (Financial Intelligence Unit) van de Rijksoverheid. De meldplicht geldt ook als het cliëntenonderzoek niet de gewenste resultaten oplevert, of een transactie als ongebruikelijk kan worden gezien. Het FIU besluit dan verder of de ongebruikelijke situatie ook daadwerkelijk verdacht is, en handelt verder of vraagt de melder om meer informatie.

Bij het doen van een melding is de makelaar ook verplicht om zich aan een aangescherpte bewaarplicht te houden.

Bewaarplicht

De bewaarplicht verplicht de makelaar om alle gegevens betreffende het cliëntenonderzoek minstens 5 jaar te bewaren, en toegankelijk te maken voor eventueel verder onderzoek. Na het maken van een melding bij het FIU geldt deze plicht ook, met een verscherpte vereiste voor de opslag van gegevens. In dit geval moeten ook alle gegevens die nodig zijn om de transactie te reconstrueren, een afschrift van de melding, en een ontvangstbevestiging van het FIU worden bewaard.

Verscherpt cliëntenonderzoek

Naar aanleiding van de geïdentificeerde partijen kan er reden zijn tot een verscherpt cliëntenonderzoek. Voorbeelden van redenen om het onderzoek aan te scherpen zijn: de betrekking van partijen uit risicolanden of politiek prominente personen, transacties door middel van cryptocurrencies, of als één van de partijen negatief bekend staat bij een financiële regulerende instantie.

De richtlijnen voor het in stand zetten van een verscherpt onderzoek zijn te vinden in sectie 5.3 van de leidraad betreffende Wwft voor makelaars.

SCOPE FinTech gaat samenwerking aan met Balieplus

EU-vlaggen
EU-vlaggen

SCOPE FinTech Solutions gaat samenwerking aan met Balieplus

SCOPE FinTech Solutions, al sinds 1987 expert op het gebied van datakwaliteit, CRM-software en thuis in de wereld van de financiële en juridische dienstverlening, is een samenwerking aangegaan met Balieplus. Concreet betekent dit dat klanten van Balieplus CDD On Demand aangeboden wordt, een voor advocatenkantoren bijzonder waardevol instrument om op eenvoudige en te controleren wijze te kunnen voldoen aan verplichtingen die vallen onder de Wwft.

Samenwerking is eerder logisch dan verrassend

Dat SCOPE en Balieplus de handen ineenslaan is niet verrassend. Balieplus helpt advocaten immers om zo efficiënt mogelijk te ondernemen in de overtuiging dat elke advocaat het best tot zijn recht komt als hij zich niet hoeft bezig te houden met allerlei organisatorische zaken. In dat kader zal CDD On Demand de advocatuur dan ook als muziek in de oren klinken, want advocaten worden op deze wijze op de best mogelijke wijze ontzorgd waardoor zij zich volledig kunnen richten op het bijstaan van hun cliënten.

Zo worden boetes en reputatieschades voorkomen en wordt voldaan aan wet- en regelgeving

Met CDD On Demand worden boetes en reputatieschade voorkomen en wordt de wet- en regelgeving eenvoudig nageleefd. Door gebruik te maken van CDD On Demand van SCOPE FinTech Solutions kan op basis van actuele gegevens controle worden uitgevoerd op onder meer natuurlijke personen en rechtspersonen op onderwerpen als actieve sancties, historische sancties, wetshandhavingsinstanties, financiële toezichthouders, politieke prominente personen en insolventie. CDD on Demand biedt snelle en eenvoudige ondersteuning op het gebied van uitgebreid cliënten onderzoek. Door de logging en een digitaal gewaarmerkt onderzoeksrapport is zo bovendien bewijsbaar dat aan de wettelijke verplichtingen is voldaan.

Het systeem is meteen te gebruiken

CDD On Demand is er al vanaf een bedrag van vier euro per controle en er kan onmiddellijk met het systeem gewerkt worden. Er is geen langdurige overeenkomst noodzakelijk en alle klanten kunnen geautomatiseerd worden verwerkt. CDD On Demand is in feite het geautomatiseerde proces voor cliëntenonderzoek in het kader van Customer Due Diligence,

Cadeau van SCOPE FinTech: extra voordeel voor leden van Balieplus

Vanwege de samenwerking krijgen leden van Balieplus tien procent extra credits als ze via Balieplus gebruik maken van de door SCOPE aangeboden dienst. De extra credits krijgen ze cadeau bij de eerste bestelling en door gebruik te maken van een speciale link op de website van Balieplus. Daarmee laten zowel SCOPE FinTech als Balieplus zien het werk voor de advocatenkantoren daadwerkelijk gemakkelijker te maken. Ook de cliënten van de advocatenkantoren varen er nadrukkelijk wel bij, want meer dan ooit heeft een advocaat nu de tijd om de beste juridische bijstand te bieden, nu hij weet dat er CDD On Demand is. Balieplus voldoet door het aanbieden van CDD On Demand ook al aan de eigen doelstelling en stelt de advocatuur zo andermaal in staat zich nog beter met de corebusiness bezig te houden; het bijstaan van cliënten.

Een waardevol instrument voor verplichtingen onder de Wwft. Nu ook met UBO-onderzoek!

shutterstock_430168801

Een waardevol instrument voor verplichtingen onder de Wwft. Nu ook met UBO-onderzoek!

Met de cloud service cddondemand.com biedt SCOPE FinTech een oplossing voor organisaties, die onder de Wwft vallen, om snel en volledig geautomatiseerd achtergrondcontroles uit te voeren voor natuurlijke personen en bedrijven.

CDD On Demand onderscheidt zich van de concurrentie door de uitgebreide vastlegging (audit) van het controle proces. Het resultaat van het onderzoek is onder meer een digitaal gewaarmerkt pdf-formulier dat het de benodigde achtergrondcontroles hebben plaatsgevonden. CDD On Demand is heel gemakkelijk te integreren (API) met in gebruik zijnde software. CDD On Demand is inmiddels bij meer dan 10 bedrijven in gebruik genomen.

In de nieuwste versie van CDD On Demand is het UBO-onderzoek voor bedrijven toegevoegd. Ook nieuw is de mogelijkheid om cliënt- en relatie dossiers in batch aan te bieden om het controle proces te versnellen.

Het UBO-onderzoek is een wettelijke verplichting in de Wwft. De basis voor een UBO-onderzoek is de Kamer van Koophandel informatie inzake bestuurders van bedrijven. Zodra de UBO’s zijn geïdentificeerd kan er direct worden doorgestart met een personen- en bedrijven achtergrond controle (PEP, sanctielijsten, negatieve publiciteit).

De batch functionaliteit geeft de gebruiker de mogelijkheid om achterstanden snel weg te werken bijvoorbeeld bij een eerste noodzakelijke controle van het hele cliëntenbestand. De verwerking van alle cliënten kan volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd. Alle dossiers, die onderzoek nodig hebben vanwege gevonden resultaten, worden apart gezet voor een nadere beoordeling.

Recent heeft een gebruiker 5.500 dossiers onderzocht waarvan er 35 handmatig beoordeeld moesten worden vanwege risico. De tijdsbesparing is uiteraard enorm en het proces wordt enorm versneld.

Lees meer over CRM en KYC op www.scope.nl