UBO vinden met software – Veel beloven, Weinig geven

Door diverse leveranciers wordt Compliance/Due Diligence software aangeboden om UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) te vinden. Deze informatie kan worden aangeschaft in de vorm van een rapport of een abonnement. Er wordt veel beloofd: “Zodat het snel duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner of UBO) is van een bedrijf” of “De UBO controle geeft u inzage in welke natuurlijke perso(o)n(en) de Ultimate Beneficial Owner is/zijn van het bedrijf”.

In de praktijk zijn dit soort claims zelden of nooit waar te maken. De echte UBO ‘s worden bijna nooit gevonden met de aangeboden software. Als er al UBO ’s gevonden worden met de software is het maar de vraag of het klopt. Het zijn eerder mogelijke UBO’s (suspect UBO’s). De software ondersteunt wel bij het opzoeken van de benodigde informatie en het registreren van brondocumenten.

Wanneer u zelfstandig een UBO-onderzoek moet uitvoeren, kunt u met uittreksels van de Kamer van Koophandel opvragen wie de functionarissen, bestuurders en eigenaren zijn van een rechtspersoon. Vanuit de werkmaatschappij wordt het moederbedrijf gezocht en vandaar het volgende moederbedrijf; de ketting naar boven wordt gevolgd. Dit is wat de software ook doet. Echter in deze werkwijze zitten hiaten zoals wij verderop in dit artikel zullen aantonen.

Werkt bij een eenmanszaak

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris werkt een UBO vinden bij de KvK redelijk goed. Hiervan kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld.

Geen echt inzicht in concernstructuren

Inzicht in concernstructuren geven is ook niet mogelijk op basis van KvK informatie omdat <= 25% aandeelhouders niet zichtbaar zijn in de KvK. In het geval van een werkmaatschappij met twee 50% eigenaren elk met een persoonlijke holding [A 50%; B 50%] werkt de KvK. De concernstructuur is inzichtelijk. Bij een afwijkende aandelenverdeling [Holding A 25%; Holding B 75%] is Holding A met de bijbehorende StAK onzichtbaar in de KvK structuur

Een natuurlijke persoon die via twee rechtspersonen als UBO zou moeten worden aangemerkt, zal niet als UBO naar boven kunnen komen.

Stichting Administratie kantoor maakt aandeelhouder onzichtbaar

Een interessant probleem is een Stichting Administratie kantoor (StAK). Bij een StAK een bestuurder vinden is mogelijk maar dit zegt niets over de echte aandeelhouders. De StAK staat geregistreerd als enige aandeelhouder van de BV. Een certificaat houder binnen de STAK is anoniem.

Problemen in de beschreven werkwijze

De volgende problemen zijn van toepassing:

1. Wie het feitelijk zeggenschap in de entiteit heeft, is niet op basis van KvK uittreksels te achterhalen. Alleen de rechtspersoon zelf kan hier meer informatie over geven.
2. Dit geldt ook voor de verdeling van de aandelen en/of het kapitaal. Of iemand een mogelijke UBO is van een bedrijf kan wel worden opgevraagd, maar in welke mate hij dat is, is niet openbaar.
3. Alleen Nederland. Allereerst beslaat de Nederlandse Kamer van Koophandel uitsluitend inschrijvingen en registraties binnen de Nederlandse landsgrenzen. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zijn de uittreksels van de Kamer van Koophandel niet meer afdoende. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zal het onderzoek via de buitenlandse instanties en personen vervolgd moeten worden. Voor sommige landen geldt dat de informatie eenvoudig te achterhalen is. Voor andere landen is dit echter een stuk ingewikkelder en wordt het een uitdaging om het UBO-onderzoek zo goed mogelijk sluitend te krijgen. In dit geval kan wel via een tussenpersoon worden getracht de UBO’s te traceren (UBO Gateway).

De consequenties

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld (UBO).

Als een entiteit meerdere natuurlijke personen als eigenaar en/ of functionaris heeft, kunnen alleen personen worden aangemerkt die mogelijk UBO zijn (UBO suspect).

Ook wanneer het UBO-onderzoek leidt naar lastiger inzichtelijke entiteiten, zoals verenigingen, stichtingen, kunnen alleen bestuurders worden aangemerkt als mogelijke UBO’s. Ook hier is niet publiek inzichtelijk wie er in welke mate zeggenschap heeft over de entiteit. Zo kan onderzoek hier wel leiden tot vermoedelijke UBO’s (UBO Suspect) en/ of personen die zouden moeten weten wie de UBO’s zijn (UBO Gateway).

Wat u wel kunt doen

Alleen wanneer de bedrijfsstructuur (extreem) eenvoudig is en er slechts één natuurlijke persoon betrokken is, kan met redelijke zekerheid worden aangenomen dat deze persoon de UBO is. U dient hierbij natuurlijk wel te proberen te achterhalen of deze persoon daadwerkelijk de enige UBO is.

In alle overige gevallen bent u afhankelijk van de informatie die uw cliënt aanlevert. Deze informatie moet nauwkeurig worden uiteengezet, zodat de bedrijfsstructuur en de UBO’s inzichtelijk kunnen worden gedocumenteerd en gearchiveerd. Om de cliënt te controleren op de aangeleverde informatie, blijft het dus van belang dat u de aangeleverde uittreksels ook direct opvraagt bij de Kamer van Koophandel.

Tijdens de UBO-gesprekken die u met uw cliënt voert of tijdens het clientonderzoek, kunt u direct de benodigde uittreksels opvragen. Dit kunt u natuurlijk stuk voor stuk doen, maar dit proces kan worden gestroomlijnd met een geautomatiseerde UBO-check van CDD On Demand. Hiermee worden direct de uittreksels van de betrokken entiteiten opgevraagd en wordt de bedrijfsstructuur – voor zover mogelijk – in een overzichtelijk rapport weergegeven. Met deze rapportage en de informatie die uw cliënt u verstrekt, kunt u een behoorlijk UBO-onderzoek uitvoeren. Hierin zult u dus afhankelijk blijven van de door uw cliënt verschafte informatie.

Blijf scherp!

Het is van belang de UBO’s te achterhalen. Hierbij moet wel worden aangetekend dat er momenteel slechts een beperkte hoeveelheid informatie beschikbaar is in publieke bronnen om op te vragen. Het binnenkort in werking tredende UBO-register brengt daar waarschijnlijk niet veel verandering in, hoewel het wel eenvoudiger wordt om de UBO’s op te vragen. Tot die tijd zullen UBO-onderzoeken zelf uitgevoerd moeten worden, waarbij geautomatiseerde UBO-controles nooit de hele lading kunnen dekken. U zult altijd afhankelijk blijven van de aangeleverde informatie en de betrouwbaarheid hiervan. Gebruik een (automatische) UBO-controle dus alleen als hulpmiddel, niet als allesomvattend UBO-onderzoek.

Over de WWFT

De Wwft verplicht (financiële) dienstverleners tot het uitvoeren van een gedegen UBO-onderzoek. Met een danig onderzoek wordt getracht de UBO (Ultimate Beneficial Owner – uiteindelijk belanghebbende) te achterhalen. Dit onderzoek zal worden vereenvoudigd door de invoering van het UBO-register. Volgens de planning zou dit nieuwe register in het voorjaar van 2020 ingaan. Tot die tijd zullen dienstverleners zelf het UBO-onderzoek moeten uitvoeren.

UBO onderzoek met behulp van de KvK: hoe gaat dit in zijn werk?

Met behulp van uittreksels van de Kamer van Koophandel kan de bedrijfsstructuur gedeeltelijk inzichtelijk worden gemaakt. In deze uittreksels staan onder andere de functionarissen en eigenaren van een rechtspersoon. Wanneer de eigenaar van een rechtspersoon een andere rechtspersoon is, worden ook hiervan de UBO’s en eigenaren/ functionarissen inzichtelijk gemaakt. Bij een UBO-onderzoek wordt deze structuur nagelopen en inzichtelijk weergegeven. Voorts dient de cliënt met behulp van aktes en uittreksels de structuur en verdeling van kapitaal en eigenaarschap inzichtelijk te maken.

Voorwaarden UBO-schap

Een UBO is een natuurlijk persoon die voldoet aan de volgende eisen dan wel één van de volgende zaken in eigendom heeft:

1. Meer dan 25 % van de aandelen;
2. Meer dan 25 % van de stemrechten;
3. De feitelijke zeggenschap over de onderneming;
4. Wanneer hiermee geen feitelijke UBO’s kunnen worden geïdentificeerd, wordt het hoger leidinggevend personeel van de rechtspersoon als UBO aangewezen.