Update Leidraad Wwft en Sanctiewet

Op 15 oktober 2020 heeft de Autoriteit Financiële Markten (AFM) een geüpdatete versie van de leidraad over de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en Sanctiewet gepubliceerd. De leidraad is aangepast vanwege nieuwe regelgeving, zoals de invoering van het UBO-register. Daarnaast is de AFM in gesprek gegaan met verschillende ondernemingen en uit die gesprekken is gebleken dat veel ondernemingen behoefte hebben aan meer informatie over de invulling van bepaalde normen vanuit de Wwft.

De AFM tracht ‘volledigere’ antwoorden te geven op de volgende brandende vragen vanuit de ondernemingen.

Aan welke eisen moeten een Wwft-risicobeoordeling en beleid voldoen?

De AFM laat nog duidelijker merken dat om te voldoen aan de Wwft, organisaties moeten beschikken over een degelijk (CDD)beleid. In het beleid moet duidelijk worden uitgewerkt hoe de procedure voor het opstellen van een risicoprofiel van cliënten in zijn werk gaat. Hierin moet onder andere opgenomen worden hoe verschillende risicofactoren invloed hebben op de risicobeoordeling van de cliënt. Risicofactoren waar rekening mee gehouden dient te worden in de risicobeoordeling zijn o.a. cliënt-, product-, dienst-, transactie- of leveringskanaalgebonden en geografische risicofactoren.

De leidraad beschrijft dat de taken, bevoegdheden en de verantwoordelijkheden binnen de onderneming in het kader van de Wwft en Sanctiewet moeten worden opgenomen in het beleid. Als vanzelfsprekend bent u als organisatie ook verantwoordelijk voor het up-to-date houden van uw beleid.

Het UBO-register en de uitzondering op beursvennootschappen

Sinds 27 september is het UBO-register ingevoerd. Het UBO-register is een online register, beheerd door de KvK, waar u de gegevens van een UBO kan opvragen. Het UBO-register is in de wereld gebracht om het voor personen, die financieel-economische criminaliteit verrichten, moeilijker te maken om zich achter juridische entiteiten te verschuilen. Het biedt dus transparantie en inzicht in de personen die de uiteindelijke zeggenschap hebben binnen een organisatie. Ultimate Beneficial Owners zijn cliënten met een juridische entiteit, die meer dan 25% van het eigendom en/of zeggenschap van een bv, nv, stichting, vereniging of vof hebben via aandelen, stemrechten, eigendomsbelangen of andere middelen.

Beursvennootschappen zijn uitgezonderd van deze 25%-regel. Voor meer informatie over deze uitzondering gaat u naar punt 5.2 uit de nieuw leidraad: UBO’s bij beursvennootschappen.

Wat verstaat de AFM onder een risico gebaseerde voortdurende controle op cliënten en verrichte transacties?

De AFM geeft ook meer verduidelijking over de invulling van het ‘monitoren’ van transacties, cliënten en – zo nodig – de bron van de middelen.

Er wordt verwacht dat er op basis van het risicoprofiel en de risicobeoordeling van de cliënt ook een verwacht transactiepatroon kan worden bepaald. Na de acceptatie van de cliënt is het dan ook belangrijk dat u de transacties van uw cliënt monitort en indien nodig afwijkende transacties meldt bij FIU-Nederland.

Er wordt, volgens de AFM, ook verwacht dat het risicoprofiel en de risicobeoordeling van uw cliënt up-to-date is. Dit betekent dat de risicobeoordeling per cliënt periodiek moet worden herhaald en dat het risicoprofiel, indien er aanpassingen zijn, moet worden geactualiseerd. Hoe vaak u cliënten uit de verschillende risicocategorieënmoet controleren, neemt u op in uw beleid. Bijvoorbeeld: cliënten uit een hoog risico moeten minstens één keer per jaar opnieuw worden gecontroleerd, cliënten met een medium risico moeten minstens één keer per twee jaar opnieuw worden gecontroleerd en cliënten met een laag risico moeten minsten één keer per vijf jaar worden gecontroleerd.

Daarnaast heeft u ook nog ‘event driven review’. Dit zijn momenten dat er een bepaalde ‘trigger’ is, waardoor u genoodzaakt bent om uw cliënt opnieuw te controleren. Events die worden geïdentificeerd als ‘trigger’ moeten worden opgenomen in uw beleid.

Als laatste schrijft de leidraad Wwft en Sanctiewet voor dat u – indien nodig – als organisatie kennis moet hebben over de bron van middelen, oftewel de herkomst van het geld van de cliënt. Op basis van het risicoprofiel van de cliënt kan bepaald worden hoe vaak dit moet worden gecontroleerd. Over het algemeen geldt: hoe hoger het risicoprofiel van de klant, hoe vaker de bron van middelen moet worden gecontroleerd.

Wanneer is er sprake van een opleiding als bedoeld in de Wwft?

Als organisatie bent u volgens de leidraad verplicht om door middel van een opleiding medewerkers en de beleidsbepalers binnen de organisatie op de hoogte te stellen van de bepalingen van de Wwft. Het doel van de opleiding is dat zij instaat zijn ongebruikelijke transacties te herkennen en een cliëntenonderzoek goed en volledig uit te voeren. De invulling van hoe deze opleiding wordt aangeboden is vrij. Dit kan bijvoorbeeld door middel van: gecertificeerde opleidingen, (in-house) trainingen, e-learning modules en awareness-sessies. Het is belangrijk dat de organisatie kan aantonen, bijvoorbeeld door middel van documentaties, hoe (frequent) de opleiding wordt gegeven en wat de inhoud van deze opleiding is. Dit om te kijken of de opleiding voldoet aan de Wwft-vereisten.

Welke Sanctielijsten moeten ondernemingen controleren en hoe vaak?

Organisaties dienen volgens de AFM hun cliënten (ten minste) te screenen tegen de Nationale sanctielijst terrorisme, de EU-sanctielijst en de VN-sanctielijst. Zie het stuk hierboven over het monitoren van uw cliënten. Indien het zich voordoet dat een potentiele cliënt staat geregistreerd op een van deze Sanctielijsten moet u dit, via het aanmeldformulier, melden bij de AFM.

Belangrijkste wijziging: Invoering UBO-register

De nieuwe leidraad geeft dus vooral verduidelijking over de Wwft-richtlijnen en de invulling daarvan. De belangrijkste consequentie voor u als ondernemer is dat u zich moet inschrijven in het UBO-register.

Voor organisaties die zich na 27 september 2020 hebben ingeschreven of gaan inschrijven bij de KvK, wordt het registreren van UBO-gegevens meteen geregeld bij de inschrijving.

Van organisaties die voor 27 september actief waren wordt wat meer initiatief verwacht. Deze organisaties hebben tot 27 maart 2022 om kosteloos hun opgave te doen.  Deze organisaties ontvangen ook tijdig een brief van de KvK met daarin een handleiding voor het inschrijven van UBO’s.

U hoeft niet te wachten op de uitnodiging. U kunt ook, indien u tekenbevoegd bent binnen uw organisatie, de UBO’s nu al hier inschrijven. Als u er maar voor zorgt dat u de inschrijving heeft afgerond bij de KvK voor 27 maart 2022. Het niet inschrijven, niet volledig inschrijven of niet actueel houden van de inschrijving kan worden bestraft met een bestuurlijke boete en kwalificeert zich als een economisch delict.

Organisaties met rechtsvormen zoals: eenmanszaken, beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen, 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen, verenigingen van eigenaars, rechtspersonen in oprichting, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven, publiekrechtelijke rechtspersonen en overige privaatrechtelijke rechtspersonen hoeven zich niet te registeren.

Iedere andere rechtsvorm zoals, een vof, cv, bv, nv, trusts etc. hebben wel een opgaveplicht.

Tot slot

De AFM heeft in oktober 2020 haar Leidraad Wwft en Sanctiewet aangepast. Hierin zijn vragen behandeld zoals:

• Aan welke eisen moeten een Wwft-risicobeoordeling en beleid voldoen?
• In hoeverre moeten ondernemingen onderzoek doen naar de UBO bij beursvennootschappen?
• Wat verstaat de AFM onder een risico-gebaseerde voortdurende controle op cliënten en verrichte transacties?
• Wanneer is er sprake van een opleiding als bedoeld in de Wwft?
• Welke Sanctielijsten moeten ondernemingen controleren en hoe vaak?

Als Wwft-plichtige is het goed om op de hoogte te zijn van de nieuwste wijzigingen en geeft de AFM hierbij een hulpmiddel. Het is dus belangrijk dat u hier kennis van neemt. Better be safe than sorry! 

Opzoek naar een ondersteunende tool voor uw cliëntenonderzoek?