AMLD5 – De belangrijkste wijzigingen voor Cryptodienstverlening

AMLD5 – De belangrijkste wijzigingen voor Cryptodienstverlening

Op 21 april 2020 heeft de Eerste Kamer ingestemd met het wetsvoorstel dat de gewijzigde vierde anti-witwasrichtlijn (AMLD5) implementeert in de Wwft. Deze wijziging heeft grote gevolgen voor o.a. cryptobedrijven, die nu ook aan de richtlijnen van de Wwft moeten voldoen.

Handhaving

Bedrijven die diensten aanbieden voor het wisselen tussen virtueel geld (crypto’s) en gewoon geld (fiduciair geld) en bedrijven die cryptobewaarportemonnees aanbieden, vallen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) per 21 mei 2020 ook onder het integriteitstoezicht van De Nederlandsche Bank.

Waarom deze wijziging?

Crypto’s zijn kwetsbaar voor financieel economische criminaliteit. Daarom is het van belang dat er nu ook integriteitstoezicht bij deze bedrijven is. Concreet betekent het toezicht dat de bedrijven die diensten aanbieden voor het wisselen tussen crypto’s en gewoon geld en bedrijven die cryptobewaarportemonnees aanbieden moeten voldoen aan de eisen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft), dat zij zich dienen te registreren bij DNB en dat de bestuurders, mede-beleidsbepalers, commissarissen en houders van een gekwalificeerde deelneming (aandelen ≥ 10%) worden getoetst. De Nederlandsche Bank ziet er ook op toe dat de bedrijven zich houden aan de regels rond witwassen, terrorismefinanciering en sanctiewetgeving. Bedrijven die zich niet registreren bij DNB, mogen geen diensten voor het wisselen tussen crypto’s en gewoon geld meer verrichten en geen bewaarportemonnees meer aanbieden.

Welke regels gelden er?

Het gaat voornamelijk om de regels uit de Wwft en de Sanctiewet. De Wwft stelt de volgende regels:

  • Integriteitsrisicoanalyse – Op grond van de Wwft zijn aanbieders van cryptodiensten nu verplicht om een integriteitsrisicoanalyse op te stellen en deze analyse ook actueel te houden. Dit proces bestaat uit twee stappen: het identificeren van mogelijke risico’s en het analyseren en bepalen van de aard en omvang van deze mogelijke risico’s.
  • Integere en beheerste bedrijfsvoering – Volgens de Wwft dienen aanbieders van cryptodiensten een integere en beheerste uitoefening van het bedrijf te waarborgen. Hierbij hoort ook een heldere taakverdeling en governance.
  • Customer Due Diligence – Het doel van cliëntonderzoek is dat de instelling weet met wie zij zakendoet, waarvoor de relatie gebruikt wordt, en dat de instelling dit doorlopend op risico-gebaseerde wijze controleert. De intensiteit van het cliëntenonderzoek is risico-gebaseerd en wordt o.a. bepaald door de risico’s die bepaalde typen cliënten, producten, diensten, leveringskanalen, transacties en landen- of gebieden met zich meebrengen.
  • Transactiemonitoring – Instellingen die onder de Wwft vallen dienen een continue controle uit te voeren op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van deze zakelijke relatie verrichte (of voorgenomen) transacties. Op deze manier kunnen instellingen verzekeren dat de uitgevoerde transacties overeenkomen met de kennis die de instelling heeft van de cliënt en diens risicoprofiel, met zo nodig een onderzoek naar de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden.
  • Meldplicht – Instellingen die onder de Wwft vallen zijn verplicht maatregelen te nemen om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen en in bepaalde gevallen meldingen te doen bij de FIU Nederland.

De Sanctiewet houdt in dat er gecontroleerd moet worden of de client op een sanctielijst staat. Er kunnen vervolgens verschillende sancties gelden:

  • Een gebod tot het bevriezen van tegoeden van aangewezen personen of organisaties;
  • Een verbod om rechtstreeks dan wel niet rechtstreeks middelen ter beschikking te stellen aan deze personen of organisaties;
  • Een verbod of restrictie op het verlenen van financiële diensten.

Om te voorkomen dat in strijd wordt gehandeld met sanctieregelgeving moet bij aanvang en periodiek relaties worden gescreend aan de hand van de sanctielijsten. Wanneer er een match is moet bepaald worden welke gebod of verbod van toepassing is.

CDD On Demand

Om te voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving heeft SCOPE FinTech Solutions de CDD On Demand oplossing ontwikkeld waarmee u veel tijd kan besparen bij de uitvoering van de verschillende regels. Zo kan er eenvoudig aan de hand van alleen een naam een volledige controle worden gedaan op o.a. sanctielijsten, PEP-controle en negatieve media. Tevens is er de optie om continue monitoring aan te zetten waarmee uw cliënten dagelijks gecontroleerd worden op een aantal lijsten. Aan het eind van de controle staat er een gewaarmerkt rapport klaar met daarop de uitgevoerde controles voor in de administratie. Better to be safe than sorry!

Vraag uw gratis demo account aan.

Het Centraal Insolventieregister

shutterstock_1097913926

Introductie Centraal Insolventieregister in SCOPE CDD On Demand

Recentelijk is een nieuwe functionaliteit aan de SCOPE CCD On Demand oplossing toegevoegd waarmee nu ook inzicht wordt gegeven in de gegevens van het Centraal insolventieregister van de Rechtspraak. Door middel van dit register vraagt CDD On Demand gegevens over onder andere faillissementen en schuldsaneringen op als onderdeel van de compliance check. Elementen die van belang zijn bij een concreet cliëntenonderzoek die helpen om misbruik te voorkomen.

Het Centraal Insolventieregister

Insolventie is de meest uitgebreide definitie om het financieel onvermogen van een particulier of onderneming te benoemen. In Nederland en België zijn er drie verschillende soorten insolventieregelingen:

  • Faillissement: Zowel rechtspersonen, als natuurlijke personen (particulieren) en natuurlijke personen met een onderneming (waaronder zzp’ers, vennoten van een VOF of beherend vennoten van een commanditaire vennootschap) kunnen failliet gaan. Wanneer er een faillissement optreedt benoemt de rechtbank een curator. De curator beheert en verkoopt de bezittingen van de failliete inboedel. De curator onderzoekt wat mogelijk is om aan de schuldeisers uit te keren. 
  • Surseances van betaling: Surseance van betaling houdt ‘uitstel van betaling’ in en is gericht op het voortbestaan van een onderneming. Voor een surseance van betaling moet er sprake zijn van tijdelijke en op korte termijn op te lossen financiële problemen. Als blijkt dat de financiële problemen niet tijdelijk zijn en het bedrijf structureel haar rekeningen niet meer kan betalen, volgt meestal alsnog een faillissement.
  • Wet schuldsanering natuurlijke personen (Wsnp): Wanneer een natuurlijke persoon schulden heeft en het niet lukt om schulden af te betalen is het mogelijk via de gemeente schuldhulpverlening te krijgen. De gemeente probeert dan een regeling te treffen met de schuldeisers. Wanneer de natuurlijke persoon niets kan aflossen of de schuldeisers meer terug willen dan betaald kan worden kan onder bepaalde voorwaarden via de rechtbank om hulp worden gevraagd, de Wsnp.

In Nederland is een Centraal Insolventieregister van de Rechtspraak beschikbaar. Hierin staan alle insolventiegegevens die na 1 juni 2005 (digitaal) gepubliceerd zijn. Het Centraal insolventieregister is een openbaar register van faillissementen, surseances van betalingen en schuldsaneringen wat beschikbaar wordt besteld door de Rechtspraak. In dit register staan zowel insolventiegegevens van handelsnamen, natuurlijke-, en rechtspersonen. Mocht een door u gezochte (rechts)persoon niet in het register voorkomen, dan is het mogelijk dat de vermelding van de insolventie nog niet is gepubliceerd of dat de desbetreffende (rechts)persoon niet in staat van insolventie verkeert. De insolventiegegevens zijn beschikbaar tot zes maanden na beëindiging van de insolventie.

Insolventie en het cliëntenonderzoek

Het cliëntenonderzoek is een cruciale stap van de meeste werkzaamheden in de financiële sector en randsectoren. Wettelijk zijn deze onderzoeken verplicht onder andere door de Sanctiewet en de Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft), waarbij het onderzoek ook vereist kan zijn tegenover zakenrelaties. Bij dit onderzoek wordt de financiële situatie en geschiedenis van een cliënt of relatie onderzocht om het risico op economische delicten zoals witwassen tegen te gaan. Het is hierbij ook van belang zijn of de client of relatie betrokken is geweest bij een faillissement, een schuldsanering, of bij surseances van betalingen. Wwft-plichtige instellingen hebben daarbij een Poortwachtersfunctie gekregen. Bij het vermoeden van fraudeleuze praktijken is het verplicht hier een melding van te maken bij het FIU-Nederland. 

Raadpleging van het Centraal Insolventieregister

via CDD On Demand In de CDD On Demand oplossing wordt het Centraal Insolventieregister automatisch geraadpleegd, naast de andere controles die horen bij een uitgebreid cliëntenonderzoek. De nieuwste versie van CDD On Demand controleert zelfstandig het insolventieregister als u de juiste cliënt of relatie heeft gevonden in de database. Zodra u deze persoon aanklikt worden de onderstaande punten gecontroleerd:

  • Centraal insolventieregister
  • Of er een bestuursverbod is opgelegd aan een persoon of dat een bedrijf een bestuurder heeft met een bestuursverbod
  • Of een persoon fiscaalinwoner is van of een bedrijf gevestigd is in een van de risicolanden volgens de FATF
  • Sanctielijsten, zowel historisch als huidige sancties. 
  • Adverse media
  • PEP-lijsten
  • Of een persoon of bedrijf onder curatele staat van financiële toezichthouders
  • Of een persoon of bedrijf te maken heeft gehad met wetshandhavende instanties

Kortom een compleet en uitgebreid cliëntenonderzoek volgens de richtlijnen van de Wwft. U kunt daarna gratis een gewaarmerkt rapport downloaden om aan te tonen dat u heeft voldaan aan de wettelijke verplichtingen van het uitvoeren van een cliëntenonderzoek. Naast het uitgebreide cliëntenonderzoek ondersteunt de CDD On Demand oplossing u ook in het vinden van de uiteindelijke belanghebbende van een organisatie (UBO) of wijst de mogelijke UBO aan. Tevens biedt CDD On Demand de mogelijkheid om bepaalde zoekopdrachten op een zogenaamde monitoringlijst te plaatsen waarbij uw cliënten dagelijks gecontroleerd worden op wijzigingen in de punten waarop gecontroleerd wordt. Mocht er een wijziging optreden dan ontvangt u hier automatisch een mail van en kunt u eventueel uw risicobeoordeling aanpassen. Beter to be safe than sorry!

Nieuwe features CDD On Demand

shutterstock_1097913926

CDD On Demand; what's new

SCOPE FinTech Solutions blijft de CDD On Demand oplossing continu verbeteren met nieuwe features. Zo is er de afgelopen tijd hard gewerkt om het insolventieregister toe te voegen en wordt nu ook gecontroleerd op risicovolle landen volgens de FATF-lijsten. Daarnaast is er ook automatische invulhulp toegevoegd waardoor u nu nog sneller bedrijven en personen kan controleren.

Mist u nog features of hebt u verbetersuggesties? Laat het ons weten via ons contactformulier.

Zie hieronder een totaaloverzicht van de toevoegingen in CDD On Demand van vrijdag 5 juni 2020.

Persoons- en bedrijvencontrole – Insolventieregister

Bij het uitvoeren van een persoons- of bedrijfscontrole wordt nu ook het centraal insolventieregister geraadpleegd. Om personen te zoeken binnen het insolventieregister zijn voornaam, achternaam en geboortedatum verplicht. Er wordt een melding getoond zodra een van deze velden niet ingevuld zijn, u kan dan eventueel kiezen om door te gaan zonder het insolventieregister te raadplegen.

Persoons- en bedrijvencontrole – Geografie: FATF

Bij het controleren van personen en bedrijven worden gerelateerde landen* gecontroleerd tegen de FATF-lijsten:

  • FATF: Jurisdictions under Increased Monitoring
  • FATF: High-Risk Jurisdictions subject to a Call for Action

*gerelateerde landen op basis van de gebruikersinput, gevonden adressen en nationaliteit.

Persoons- en bedrijvencontrole – Landen inclusief vlag

Bij het controleren van een persoon of bedrijf kan een land aangegeven worden. Deze input wordt gebruikt bij de geografie component en wordt gebruikt om de zoekresultaten te beperken. Gerelateerde landen zijn bijvoorbeeld het geboorteland, nationaliteit en adressen.

De input werkt met “autofill”, wat betekent dat tijdens het typen het land wordt aangevuld. Ook wordt de vlag van het betreffende land wordt getoond.

 

Bedrijfscontrole – Postcodetabel

Om het invullen van Nederlandse adressen te vergemakkelijken wordt de straatnaam en de plaats automatisch ingevuld op basis van postcode + huisnummer.

Bedrijfscontrole – Streetview kaartje

Bij het screenen van een bedrijf (met ingevulde adresgegevens) wordt een Street View kaartje van Google Maps getoond.

Persoons- en bedrijvencontrole – Verbeterde melding bij geen resultaten

Om duidelijker aan te geven wat “Geen resultaten gevonden” betekent is de melding uitgebreid en wordt er een animatie getoond:

Het Wwft cliëntenonderzoek

shutterstock_1097913926

Het Wwft cliëntenonderzoek

Het cliëntenonderzoek bestaat uit meerdere onderdelen: onderzoek doen naar cliënten, de aard van transacties onderzoeken en het bijkomende risico op witwassen en de financiering van terrorisme bepalen. Tijdens het identificeren van de klant is het ook belangrijk om te bepalen in welk land de cliënt een fiscaalinwoner is. Kan de cliënt een risico vormen, en wat zijn eigenlijk de intenties van de cliënt? Sinds 25 juli 2018 zijn verschillende onderdelen van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) aangepast. Sinds de aanpassingen in de Wwft worden de cliëntonderzoeken steeds uitgebreider en ingewikkelder. Er moet steeds meer informatie verzameld worden en de onderzoeken moeten de diepte in. 

Voldoen aan de Wwft en de risico-inschatting

Om tegenwoordig te voldoen aan de Wwft zijn er veel verschillende punten die u moet controleren. Om te beginnen is het belangrijk om de cliënt te identificeren, de uiteindelijke belanghebbende van de cliënt (UBO) te identificeren en de herkomst van het vermogen vast te stellen. De diepgang van het cliëntenonderzoek wordt afgestemd op het risico op witwassen of financiering van terrorisme die deze transactie of cliënt met zich meebrengt. Om het risico beter in te kunnen schatten kunt u controleren of uw cliënt voorkomt op een van de volgende lijsten of in een van de onderstaande registers:

Sanctielijsten

Bij sanctielijsten spreken we van zowel sanctielijsten van financiële instellingen als sanctielijsten van wetshandhavende instellingen. Het gaat hierbij niet alleen om huidige sancties, ook historische sancties tellen mee. Als u te maken heeft met een zogenaamd “gesanctioneerd persoon” is het verboden om zaken te doen met deze personen en moeten tegoeden bevroren worden.

PEP-lijst

Op de PEP-lijst staan Politiek Prominent Personen (in het Engels Politically Exposed Persons). Niet alleen personen die in hun huidige functie politiek actief zijn staan op deze lijst, maar ook personen die tot één jaar geleden politiek actief waren. Voorbeelden van PEP functies zijn: staatshoofden, legerofficieren, hoge directieleden van centrale banken etc. Volgens de Wwft bent u verplicht om een verscherpt cliëntenonderzoek in te stellen als u te maken heeft met een PEP. Ook familie en naast geassocieerde van een PEP vallen in een hogere risicogroep waar een verscherpt onderzoek naar moet worden gedaan.

Risicolanden

Er zijn verschillende lijsten van risicolanden beschikbaar. Zo is er de FATF-lijst en er is een lijst van de Europese Commissie (EC). Op de lijst van de FATF (Financial Action Task Force) staan landen die een risico vormen. De FATF beschikt over twee lijsten:

  1. Landen waar een de FATF een “public statement” tegen heeft uitgevaardigd;
  2. Landen waar de FATF strategische AML (Anti Money Laundering)/CFT (Counter Terrorism Financing)-tekortkomingen heeft vastgesteld.

De public statement-lijst is vervolgens ook in twee opgedeeld:

  1. Landen waar andere landen tegenmaatregelen moeten nemen
  2. Landen waar andere landen verscherpte maatregelen tegen moeten treffen.

Met tegenmaatregelen wordt bedoeld dat er actief disciplinaire acties worden ondernomen tegen een land, een voorbeeld is Noord-Korea

De Europese Commissie (EC) heeft in de vierde anti-witwasrichtlijn bepaald dat de Commissie ook zelf hoog risicolanden zou aanwijzen Het voornaamste verschil met de FATF landenlijst is FATF landen van de lijst afhaalt als zij bewezen hebben voldoende AML/CFT-systeem te hebben opgebouwd. De EC haalt geen landen van de lijst.

Als een bedrijf van een cliënt gevestigd is in een van de risicolanden of de cliënt een fiscaalinwoner is van een van deze landen is het nodig om een verdiepend cliëntenonderzoek in te stellen.

Insolventieregister
In het Centraal Insolventieregister staan gegevens van faillissementen, surseances van betaling en schuldsaneringen van natuurlijke personen en rechtspersonen.

Adverse media

Adverse media of negatief nieuws wordt gedefinieerd als elke vorm van ongunstige informatie die wordt aangetroffen in een grote verscheidenheid aan nieuwsbronnen – zowel ‘traditionele’ nieuwsuitzendingen als die van ongestructureerde bronnen. De risico’s verbonden aan het zakendoen met personen of bedrijven met een negatief mediaprofiel zijn divers. Een van de redenen waarom u onderzoek zou moeten doen naar adverse media is omdat het zou kunnen onthullen dat een cliënt of bedrijf betrokken was bij witwassen, financiële fraude, drugs handel, georganiseerde misdaad en meer.

Gediskwalificeerd bestuurder

Als een bedrijf een gediskwalificeerde bestuurder in dienst heeft of een cliënt een gediskwalificeerd bestuurder is brengt dit risico’s met zich mee. De juridische term is een civielrechtelijk bestuur verbod. Met het civielrechtelijk bestuur verbod is er een wettelijke mogelijkheid om een bestuur verbod op te leggen aan bestuurders die faillissementsfraude plegen of zich schuldig maken aan wanbeheer in de aanloop naar een faillissement. Door het verbod kunnen bestuurders tijdelijk geen rechtspersonen meer besturen.

Toezicht van financiële toezichthouders

In Nederland zijn er twee toezichthouders:

  1. De Nederlandsche Bank (DNB)
  2. De Autoriteit Financiële Markten (AFM).

De DNB houdt toezicht op de financiële opzet van de instelling en de deskundigheid en integriteit van de bestuurders van de instelling. De AFM houdt toezicht op de manier waarop financiële instellingen met hun klanten omgaan, bijvoorbeeld of zij hun consumenten geen misleidende informatie geven.

Risico-inschatting bepaalt het type cliëntenonderzoek

U kunt vervolgens op basis van deze uitkomst een risico-inschatting maken. Deze risico-inschatting legt de fundering voor het type cliëntenonderzoek wat u moet uitvoeren. Er zijn drie verschillende soorten cliëntenonderzoeken:

  1. Vereenvoudigd
  2. Standaard
  3. Verscherpt

Als de risico-inschatting bijvoorbeeld laag is mag u een vereenvoudigd cliëntenonderzoek uitvoeren. Als de cliënt al eerder is gecontroleerd door een andere partij, is het niet van belang om de voorgaande stappen nog een keer te herhalen. Het is echter wel verstandig om deze stappen nog een keer te doorlopen en een nieuwe risico-inschatting te maken. U weet namelijk nooit wanneer dit onderzoek door de andere partij is uitgevoerd en of het op de juiste manier is uitgevoerd.

Vereenvoudigd cliëntenonderzoek

Er is sprake van een vereenvoudigd cliëntenonderzoek bij cliënten waar een laag risico bestaat op witwassen of financiering van terrorisme. Anders dan voorheen het geval was, zijn in de huidige Wwft geen specifieke typen cliënten aangewezen waarvan met een vereenvoudigd cliëntenonderzoek kan worden volstaan. U moet dus zelf onderzoek doen en bewijs leveren van een laag risico. Voor het bewijzen van een laag risico dient een instelling rekening te houden met de “niet-limitatieve lijst van factoren en soorten bewijs van potentieel lager risico” opgesteld door het Europees Parlement en Raad. In deze bijlage wordt bijvoorbeeld verwezen naar beursgenoteerde vennootschappen die aan bepaalde voorwaarden voldoen of naar overheden of overheidsbedrijven.

Sinds de vierde anti-witwasrichtlijn is er geen ruimte voor het aanwijzen van gevallen waarin altijd vereenvoudigd cliëntenonderzoek kan plaatsvinden. Indien er na een onderzoek sprake is van een bewezen laag risico, kan volstaan worden met het treffen van vereenvoudigde cliëntenonderzoek.

Standaard cliëntenonderzoek

Bij veruit de meeste gevallen verricht u een standaard cliëntenonderzoek. Bij een standaard cliëntenonderzoek wordt verwacht dat u de volgende punten vastlegt en controleert:

  • De identiteit van de cliënt moet vastgesteld, gecontroleerd en vastgelegd worden;
  • De identiteit van de uiteindelijke belanghebbende (UBO) moet vastgesteld, gecontroleerd en vastgelegd worden; 
  • Het doel en de aard van de transactie/opdracht moet vastgesteld en vastgelegd worden; 
  • Controleren of een cliënt voor zichzelf of voor een ander optreedt; 
  • Indien nodig: vaststellen of een natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt, daartoe bevoegd is;
  • Het voortdurend blijven monitoren en controleren van de cliënt.

Verscherpt cliëntenonderzoek

Indien zich een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme voordoet, verricht de instelling een verscherpt cliëntenonderzoek. U dient op basis van een risicobeoordeling voorafgaand aan het aangaan van een zakelijke relatie of het verrichten van een transactie, vast te stellen of zich een dergelijk hoger risico voordoet. Verhogende risicofactoren zijn onder andere:

  • Uw cliënt een politiek prominent persoon is (PEP), een familielid van een PEP is of een naast geassocieerd persoon van een PEP is;
  • Als het land waar de cliënt woont of gevestigd is, door de Europese Commissie of FATF is aangewezen als een risicoland. Risicolanden zijn landen met een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme;
  • Als het een transactie of zakelijke relatie betreft met een hoger risico op witwassen of financiering van terrorisme. Een voorbeeld hiervan is een cryptotransactie.

Het type cliëntenonderzoek wat u moet uitvoeren, hangt dus volledig af van de risicoinventarisatie. Deze risicoinventarisatie is uitgebreid en tijdrovend. SCOPE FinTech Solutions heeft met de ontwikkeling van de CDD On Demand oplossing gekeken naar het ondersteunen en vereenvoudigen van zowel de risicoinventarisatie als het UBO onderzoek. In slechts enkele seconde krijgt u een gewaarmerkt rapport van uw cliënt. De CDD On Demand oplossing vraagt automatisch gegevens op van diverse bronnen over de door u ingevoerde persoon of bedrijf. De persoon of het bedrijf wordt op acht verschillende punten gecontroleerd, variërend van PEP- en sanctielijsten tot insolventie. Op basis van dit rapport kunt u de juiste risico-inschatting maken en verder gaan met een cliëntenonderzoek. Ook bij het cliëntenonderzoek ondersteunt de CDD On Demand oplossing u, door bijvoorbeeld het UBO onderzoek en de continue monitoring te automatiseren, zodat u zich kan richten op wat echt belangrijk is; uw cliënt.

De Wwft en het landenrisico

shutterstock_246388288

De Wwft en het landenrisico

De Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme is een ingrijpende wet die sinds 2008 van kracht is in Nederland. Deze wet is van grote invloed op de manier waarop transacties in fiscale of onroerende goederen uitgevoerd mogen worden. Een belangrijk deel van de wet is dat er een schatting gemaakt dient te worden van het risico op witwassen en de financiering van terrorisme voor alle partijen betrokken bij de transactie. Belangrijk bij deze inschatting is ook de geografische afkomst van een partij, het zogeheten landenrisico. In dit blog bespreken we kort wat dit precies inhoudt, en hoe het landenrisico bepaald wordt.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 25 Juli 2018 aangepast naar de vierde Europese anti-witwas richtlijn (AMDL4). De kern van de Wwft is de inzet van partijen die nauw betrokken zijn bij transacties van fiscale middelen, zoals banken en notarissen, om witwaspraktijken of de financiering van terrorisme op te sporen. Dit wordt gedaan door de zogeheten client onderzoeken, waarbij deze partijen onderzoek doen naar hun klanten en het risico op witwassen of de financiering van terrorisme die ze meenemen.

De rol van het landenrisico

Een land valt onder het landenrisico als deze voorkomt op een sanctielijst, als deze voorkomt op de lijst risicolanden van het FATF (Financial Action Task Force), en als deze als een risicoland wordt beschouwd door de Europese Commissie. Elk van deze organen heeft andere maatstaven die zei gebruiken om hun betreffende lijsten op te stellen, wat het voor particulieren moeilijk maakt om op de hoogte te blijven en de wet na te leven.

Waarom een land voor komt op de lijst met landenrisico’s

De verschillende commissies die beslissingen maken over risicolanden kijken elk naar andere aspecten voor het opstellen van lijsten met landen. Bij het voorkomen van een land op een sanctielijst komt die vrijwel altijd voor uit geopolitieke beslissingen, zoals bijvoorbeeld de lopende sancties tegen Noord-Korea. De FATF stelt daarentegen haar lijsten op door te kijken naar de lopende maatregelen tegen witwassen of de financiering van terrorisme (AML/CFT) die gelden in landen. Landen waarvan deze maatregelen ontoereikend worden bevonden komen op de risicolijsten van het FATF. De Europese Commissie volgde oorspronkelijk ook het oordeel van het FATF, maar heeft recentelijk besloten om een aangepaste norm te gaan hanteren.

 

 

Omgaan met het landenrisico

Om als particulier correct om te gaan met het landenrisico vereist dat u altijd op de hoogte ben van de huidige risicolijsten, en dat het cliëntenonderzoek goed uitgevoerd wordt. Het landenrisico is ook nauw betrokken met de sanctiewet, waardoor een particulier risico loopt om een economisch delict aan te gaan als het onderzoek ontoereikend is. De beste manier om met dit risico om te gaan is dan ook door te verzekeren dat het beleid tegenover cliëntenonderzoek toereikend is.

Toereikend cliëntenonderzoek

Het cliëntenonderzoek blijft de eerste stap die nodig is om een klant of relatie uit een risicoland te identificeren. Bij een cliëntenonderzoek dient er gekeken te worden naar de identiteit en de identificatiedocumenten van een klant, er dient uitgezocht te worden wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) achter een de klant is, en uiteindelijk moet er op basis van deze informatie een schatting van het risico op witwassen en de financiering van terrorisme worden gemaakt.

Voor zowel de klant en de geïdentificeerde UBO is het nodig dat in dit proces aandacht wordt besteed aan de geografische regio waar deze zich baseren. Deze dient dan vergeleken te worden met de huidige sanctielijsten, de lijst met FAFT-risicolanden, en de lijst met hoog-risicolanden van de Europese Commissie.

Het landenrisico in de CDD On Demand oplossing

Binnen CDD On Demand wordt ook gecontroleerd of de nationaliteit van een persoon een verhoogd risico geeft (op de FATF-lijst voorkomt). Verder wordt, indien bekend, ook het adres van de persoon gecontroleerd op een landenrisico. Wanneer dit een verhoogd risico met zich meebrengt wordt dit als waarschuwing weergegeven op het rapport.

CCD On Demand

SCOPE FinTech Solutions heeft de CCD On Demand oplossing ontwikkeld om gebruikers te ondersteunen bij het doen van een cliëntenonderzoek conform met de Wwft. De CCD On Demand oplossing is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het cliëntenonderzoek die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand.

 

Beter, sneller en goedkoper cliënten screenen voor de Wwft

shutterstock_631473233

Beter, sneller en goedkoper cliënten screenen voor de Wwft, mét behoud van kwaliteit

Recent is SCOPE FinTech Solutions samenwerkingsverbanden aangegaan met zowel Acuris Risk Intelligence als de Kamer van Koophandel voor de levering van achtergrondgegevens van personen en bedrijven inzake Wwft verplichtingen.

Acuris Risk Intelligence is een wereldwijd opererende specialist in nieuws, onderzoek, analyse en data voor financiële professionals. Acuris Risk Intelligence levert data, die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de verplichte achtergrondcontroles van personen en bedrijven met de CDD On Demand oplossing.

 

 

Voor een onderzoek naar Nederlandse UBO’s en concernverbanden maakt de CDD On Demand oplossing gebruik van uittreksels van de Kamer van Koophandel. Door samenwerkingen met partners, verbetert SCOPE FinTech Solutions het productaanbod van de partners en legt hierdoor de basis voor een verdere groei voor alle betrokkenen.

Transparantie en een lagere prijs

De samenwerking met Acuris Risk Intelligence maakt een lagere verkoopprijs van de CDD On Demand oplossing mogelijk. De prijzen voor de klanten en hun cliënten worden verlaagd en het prijsmodel wordt vereenvoudigd.

SCOPE FinTech heeft integratiesoftware ontwikkeld voor de communicatie met de Acuris API ’s. De CDD On Demand oplossing kan snel worden ingebouwd in bestaande softwareoplossingen, bijvoorbeeld Microsoft Dynamics door middel onze eigen API’s.

Dagelijkse Monitor

Een belangrijk vereiste vanuit de Wwft en Sanctiewet is dat klanten hun cliënten continu moeten monitoren. Dit kan een klant doen door dagelijks alle cliënten opnieuw te controleren (kostbaar en tijdrovend) of door de cliënt op een monitorlijst te plaatsen en te voorzien van een controlefrequentie.

“Dit is een belangrijke en onderscheidende eigenschap van onze CDD On Demand oplossing omdat veel aanbieders van compliance oplossingen deze functionaliteit niet bieden “, aldus algemeen directeur Fred van ’t Hoff.

SCOPE FinTech heeft integratiesoftware ontwikkeld voor de communicatie met de Acuris API ’s. De CDD On Demand oplossing kan ook snel worden ingebouwd in bestaande softwareoplossingen, bijvoorbeeld Microsoft Dynamics door middel onze eigen API’s.

SCOPE FinTech biedt door de samenwerking met Acuris Risk Intelligence de mogelijkheid om een “Monitorfunctie” aan te bieden. Een belangrijk vereiste vanuit de Wwft en Sanctiewet is dat onze klanten hun cliënten continu moeten monitoren. Dit kan een klant doen door dagelijks alle cliënten opnieuw te controleren (kostbaar en tijdrovend) of door de client op een monitorlijst te plaatsen en te voorzien van een controlefrequentie.

“Dit is een belangrijke en onderscheidende eigenschap van onze CDD On Demand oplossing omdat veel aanbieders van compliance oplossingen deze functionaliteit niet bieden“, aldus algemeen directeur Fred van ’t Hoff.

UBO ’s zoeken bij de Kamer van Koophandel 

Voor het zoeken naar UBO’s is een integratie met de KvK ontwikkeld. De bedrijfsstructuur wordt uitgevraagd bij de KvK en ook worden alle andere relevante KvK uittreksels opgevraagd. Door het toepassen van kennisregels worden – vermoedelijke – UBO’s geïdentificeerd, die vervolgens worden aangeboden voor een achtergrondonderzoek in het kader van de Wwft.

Beter, sneller en goedkoper. Dit zijn de drie redenen geweest om de samenwerking met Acuris Risk Intelligence en de Kamer van Koophandel aan te gaan. Met de klanten wil SCOPE FinTech Solutions een bijdrage leveren aan de strijd tegen het witwassen door de inzet van hoogwaardige technologie.   

Wie handhaaft de Wwft?

shutterstock_631473233

Wie handhaaft de Wwft?

De Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme is een ingrijpende wet die sinds 2008 van kracht is in Nederland. Deze wet is van grote invloed op de manier waarop transacties in fiscale of ontroerende goederen uitgevoerd mogen worden, en ook op het werk van partijen die zich hier mee bezig houden. Fouten bij het nalopen van deze wet kan leiden tot hoge boetes, maar hoe wordt dit eigenlijk gehandhaafd?

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (Wwft)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland. De kern van de Wwft is de inzet van partijen die nauw betrokken zijn bij transacties van fiscale middelen, zoals banken en notarissen, om witwaspraktijken of de financiering van terrorisme op te sporen. Er zijn dan ook twee takken actief in de handhaving van de Wwft: de uitvoerende tak en de handhaving.

De uitvoerende tak van de Wwft

De uitvoerende tak van de Wwft bestaat uit de partijen die via de wet verplicht worden tot de 3 primaire elementen van de Wwft: het clientenonderzoek, de meldingsplicht en de bewaarplicht. Onder de uitvoerende tak vallen banken, financiële ondernemingen, en personen die handelen in het kader van beroepsactiviteiten die onder het Wwft vallen zoals makelaars of advocaten. Zie de lijst van FIU Nederland voor een compleet overzicht met de verschillende branches die gebonden zijn aan het Wwft. Deze partijen zijn verplicht om het clientenonderzoek, één van de hoofdkaders van het Wwft, uit te voeren. Dit betekent dat ze uitgebreid onderzoek moeten doen naar hun cliënten, de aard van de transacties, en het bijkomende risico op witwassen en de financiering van terrorisme bij alle werkzaamheden die onder het Wwft vallen.

De handhaving van de Wwft De handhaving van de Wwft wordt gedaan door meerdere toezichthouders: het Bureau Toezicht Wwft (belastingdienst), De Nederlandse Bank, Autoriteit Financiële Markten, en de Nederlandse Orde van Advocaten. Elk van deze toezichthouders richt zich op een andere uitvoerende branche onder het Wwft. De toezichthouders controleren of de werkzaamheden van de uitvoerende tak conform zijn met de eisen van het Wwft. Onder de bewaarplicht moet de uitvoerende tak beschikken over geschreven richtlijnen betreffende de Wwft, en moet een clientenonderzoek dusdanig gedocumenteerd zijn om aan te tonen dat aan alle eisen van de Wwft zijn voldaan. Als blijkt dat een uitvoerende partij zich niet aan de regels van de Wwft houdt mogen toezichthouders boetes uitschrijven, of andere sancties op basis van de beroepsgroep.

De Financial Intelligence Unit Nederland

De FIU-NL kan gezien worden als een deel van de uitvoerende tak van de Wwft, maar haar werkzaamheden vallen niet direct onder deze wet. De werkzaamheden van het FIU zijn het uitvoeren van uitgebreid onderzoek naar witwaspraktijken of de financiering van terrorisme. Na het ontvangen van een melding doet het FIU zelfstandig onderzoek om te bevestigen of er daadwerkelijk sprake is van een verdachte situatie, waarbij het beroep doet op de resultaten van het clientenonderzoek die onder de bewaarplicht geleverd moeten worden. Als er sprake is van een verdachte situatie wordt het onderzoek dan overgedragen aan de toepasselijke rechtsinstantie waar dit bijvoorbeeld wordt omgezet tot een crimineel onderzoek.

SCOPE CCD On Demand voor de uitvoerende tak

De sancties voor het onvoldoende naleven van de eisen van het Wwft kunnen fors oplopen. Het is dan ook belangrijk dat partijen onder de uitvoerende tak zichzelf beschermen door te verzekeren dat hun onderzoek uitgebreid is, en ze de correcte documentatie hebben om dit aan te tonen. SCOPE FinTech Solutions heeft de SCOPE CDD On Demand oplossing ontwikkeld als hulpmiddel binnen het clientenonderzoek (ook wel Customer Due Diligence). SCOPE CDD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het clientenonderzoek die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. CDD On Demand staat gebruikers toe om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten:

  • Of de cliënt onbekwaam is verklaard als directeur 
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over de cliënt
  • Of de cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Ook kan CDD On Demand gebruikt worden om de UBO van een instantie te traceren. Hiervoor analyseert het systeem zelfstandig documenten beschikbaar via de Kamer van Koophandel en stelt het een overzicht op van betrokken personen en de geïdentificeerde UBO. Een echte UBO kan alleen gevonden worden bij een BV met een aandeelhouder (of een eenmanszaak). Daarnaast identificeert CDD On Demand mogelijke UBO’s (UBO suspect) of de persoon die het beste zou weten wie de UBO is.

Met SCOPE CDD On Demand controleert u uw cliënten vanaf €3,00 op al deze punten zonder de verplichting om een langdurig contract af te sluiten. Bovendien ontvangt u aan het eind van de controle een gewaarmerkt rapport met de door u uitgevoerde controle wat als bewijsstuk dient voor een eventuele controle. Het gebruik van SCOPE CDD On Demand zorgt voor een snel en geautomatiseerd proces voor de Customer Due Diligence, met UBO-controle en een compliance screening.

Better be safe than sorry!

DJE Kapital AG integreert SCOPE CDD met Microsoft Dynamics

shutterstock_401478526

DJE Kapital AG integreert SCOPE CDD met Microsoft Dynamics

Hoofddorp 20-4-2020

Samenwerken voor een betere uitvoering van de AML-wetgeving

In samenwerking met de Cleversoft groep, een toonaangevende leverancier van RegTech software uit München, heeft SCOPE FinTech uit Hoofddorp een standaard Customer Due Diligence (CDD) softwareoplossing ontwikkeld. Deze oplossing is volledig is geïntegreerd met Microsoft Dynamics CRM. De Cleversoft groep is een Microsoft Dynamics CRM-partner en implementeert Microsoft Dynamics CRM bij DJE Kapital. De cloud based SCOPE CDD softwareoplossing voert onder meer achtergrondcontroles (PEP, sanctielijsten adverse media etc.) voor personen en bedrijven uit. Met de SCOPE CDD oplossing worden er vanuit Microsoft Dynamics CRM direct CDD-controles uitgevoerd.

Door de integratie met Microsoft Dynamics CRM worden de CDD-controles op een voor de medewerkers zeer gebruiksvriendelijke manier uitgevoerd. Alleen als er een resultaat wordt gevonden, worden dossiers in het SCOPE CDD portal afgehandeld. De beschreven oplossing is in december 2019 in gebruik genomen en er zijn inmiddels meer dan 5.000 dossiers onderzocht.

Lees ook: UBO vinden met software – veel beloven weinig geven

SCOPE CDD legt alle uitgevoerde controles vast in de vorm van een digitaal gewaarmerkt PDF-rapport. Er wordt ook een compleet onderzoeksdossier vastgelegd in de database. De SCOPE CDD oplossing draait in de Microsoft Azure Cloud omgeving voor een hoge betrouwbaarheid en optimale veiligheid. Ook is de oplossing AGV/GDPR proof en door SCOPE FinTech is er een externe Data Protection Officer ingeschakeld om erop toe te zien dat de richtlijnen worden gevolgd. Daarnaast is de oplossing juridisch getoetst door een kundige advocaat.

 

Customer Due Diligence (CDD)

Customer Due Diligence is een vorm van een ‘Know Your Customer’-inventaris in de letterlijke zin van het woord. Het is het proces waarbij relevante informatie over de klant wordt verzameld en beoordeeld op mogelijk risico voor de organisatie of het witwassen van geld/terroristische financiële activiteiten. CDD moet worden uitgevoerd wanneer een bedrijf onder de reikwijdte van een wet- of regelgeving valt, met betrekking tot de Wet ter voorkoming van het witwassen van geld en terrorismefinanciering of gelijkwaardige Europese of Amerikaanse wetgeving, een zakelijke relatie wil aangaan met een klant. Dit geldt voor zowel een eenmalige transactie als een langdurige klant-leverancier relatie. In feite is dit een risico-inventarisatie en beoordeling in overeenstemming met de richtlijnen in relevante wetgeving.

Over DJE Kapital

DJE Kapital AG is een Duits concern, actief in assetmanagement met meerdere vestigingen in het buitenland. DJE Kapital AG is opgericht in 1974 en momenteel gevestigd in Pullach. Uniek aan DJE Kapital is dat zij in 1987 als eerste vermogensbeheerder in Duitsland een aandelenfonds hebben opgezet, een fonds wat nog steeds actief is. In 2017 is DJE Kapital begonnen met het aanbieden van digitaal online vermogensbeheer. In de geschiedenis van DJE Kapital is wel gebleken dat zij innovatief zijn wat ook heeft bijgedragen aan hun keuze voor de nieuwe SCOPE CDD oplossing.

Over Cleversoft

De Cleversoft groep is een toonaangevende RegTech onderneming met Cloud oplossingen voor financiële diensten. Cleversoft implementeert tevens derhMicrosoft Dynamics CRM. De Cleversoft groep is opgericht in 2004. Het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd in München maar er zijn kantoren in Amsterdam, Frankfurt, Nürnberg, Luxemburg en Sofia. Cleversoft optimaliseert Business processen voor wettelijke documenten, marketingmateriaal, het betalen van commissies en andere backoffice processen voor meer dan 300 klanten.

Over SCOPE FinTech

SCOPE FinTech is opgericht in 1987. Een echte pionier in de Nederlandse ICT-branche. Al ruim dertig jaar wordt de Nederlandse markt aan een professioneel CRM-systeem geholpen, met een groot, loyaal klantenbestand waar de focus ligt op de financiële branche. Na dertig jaar CRM-systemen gebouwd, ontwikkeld en verkocht te hebben werd het tijd voor SCOPE FinTech om het productsegment uit te breiden. Precies dertig jaar na de oprichting van SCOPE FinTech werd een nieuw product geïntroduceerd, de SCOPE KYC Cloud oplossing wat inmiddels is uitgebreid met CDD-controle componenten.

Wwft voor notarissen

shutterstock_387228880

Wwft voor notarissen

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is door de overheid ingesteld als middel in de strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering. Notarissen zijn belangrijke spelers in deze strijd, vandaar dat hun werkzaamheden onder de mantel van het Wwft vallen.

Wet ter voorkoming Witwassen en Financiering Terrorisme (WWFT)

De Wwft is opgesteld ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Wwft is sinds 1 Augustus 2008 van kracht in Nederland, en is voor het laatst op 25 Juli 2018 aangepast naar de vierde Europese anti-witwas richtlijn (AMDL4). Onder het Wwft vallen vrijwel alle partijen die betrokken zijn met, of bemiddelen bij transacties van financiële of ontroerende goederen. Voor notarissen vallen alle werkzaamheden onder het Wwft, zo ook het ondersteunen bij de oprichting van een vennootschap.

Wat betekent het Wwft voor de notaris?

De Wwft verplicht de notaris tot het doen van een clientenonderzoek, en tot een meldings- en bewaarplicht. Bij het clientenonderzoek dient de notaris onder andere te identificeren wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) is bij elk van zijn of haar cliënten. Op basis van het clientenonderzoek dient er een inschatting van het risico op witwassen of de financiering of terrorisme gemaakt te worden. Als uit dit onderzoek blijkt dat er geen laag risico is, of als er sprake is van een ongebruikelijke transactie, is de notaris onder de meldplicht vereist om een melding te maken bij het FIU-NL (Financial Intelligence Unit Nederland).

Onder de bewaarplicht volstaat dat de notaris het clientenonderzoek dusdanig moet documenteren om aan te tonen dat er aan alle eisen voldaan is. Ook verplicht dit dat een notariskantoor een geschreven risicobeleid heeft. Hierbij is het bijvoorbeeld belangrijk dat medewerkers voldoende zijn toegerust om ongebruikelijke of opmerkelijke situaties te herkennen, en weten zij welke acties ze hierbij moeten ondernemen.

Het clientenonderzoek

Simpelweg houdt het clientenonderzoek in dat de notaris onderzoek doet naar de client als deze hiermee een verbond aangaat of een dienst verleend. Er worden 3 soorten onderzoek erkend door het Wwft: het reguliere, verscherpte en vereenvoudigde clientenonderzoek. Bij een regulier onderzoek dient een notariskantoor de volgende zaken te inzichtelijk te maken en te controleren:

  • De cliënt moet geïdentificeerd worden;
  • De identiteit moet geverifieerd worden;
  • De UBO moet worden geïdentificeerd en ook zijn identiteit moet worden geverifieerd;
  • Het doel en beoogde aard van de zakelijke transactie moet worden vastgesteld;
  • De zakelijke relatie en zijn transacties worden gemonitord, en eventueel worden de bronnen van de middelen onderzocht die worden gebruikt bij de relatie of transactie;
  • De natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt moet worden geïdentificeerd en zijn identiteit wordt geverifieerd. Natuurlijk moet ook worden vastgesteld of deze natuurlijke persoon bevoegd is om de cliënt te vertegenwoordigen.

Afhankelijk van de bevindingen van dit onderzoek kan er nood zijn om over te stappen op een verscherpt of vereenvoudigd onderzoek. Dit is altijd afhankelijk van de aard van de client, de transactie, of de geïdentificeerde partijen. Wanneer een zakelijke relatie of transactie een hoger risico met zich meebrengt, dient een verscherpt onderzoek te worden uitgevoerd. In artikel 1 a van de Specifieke leidraad worden voorbeeldsituaties gegeven waarin dit het geval is. Zo kan dit

voorkomen wanneer een UBO gezeteld is in een land wat door de Europese Unie is geïdentificeerd als risicogebied, of wanneer de cliënt of zijn UBO een politiek prominent persoon (PEP) is.

Het UBO-onderzoek

UBO staat voor ultimate beneficial owner (uiteindelijk belanghebbende) achter een partij. Simpel uitgedrukt is dit de persoon die uiteindelijk het meeste belang bij een transactie of vennootschap heeft, en gaat dit altijd om een natuurlijk persoon. Ieder rechtspersoon moet ten minste één UBO hebben. Er is geen vaste zet regels voor de identificatie van de UBO, enkel een aantal indicatieve richtlijnen. Het onderzoeken van de UBO betekend in praktijk dat de eigen- en zeggenschapsstructuren van cliënten en vennootschappen achterhaald dienen te worden om zo een beste schatting van de belanghebbende te maken.

Politiek prominente personen (PEP’s)

Politiek prominente personen (Politically Exposed Persons – PEP’s) zijn personen met hoge bestuurlijke (beleidsbepalende) functies, die extra vatbaar zijn voor chantage en omkoping. Een concretisering van welke PEP-functies er zijn en wie er als PEP wordt gekwalificeerd, is hier te vinden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen landelijke en plaatselijke PEP’s, hierbij is er bij plaatselijke PEP’s (Zoals een burgermeester) geen verplichting tot een verscherpt onderzoek, maar dit wordt wel aangeraden.

Scope CCD On Demand

SCOPE FinTech Solutions heeft de SCOPE CCD on Demand oplossing ontwikkeld om gebruikers te ondersteunen bij het doen van een clientenonderzoek conform met het WWFT. SCOPE CCD On Demand is een gebruiksvriendelijk extern hulpmiddel voor het clientenonderzoek die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met een bestaand klantenbestand. CCD On Demand staat gebruikers toe om eenvoudig cliënten te screenen op de volgende punten:

  • Of de cliënt onbekwaam is verklaard als directeur
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een wet handhavende instantie
  • Of er negatieve publiciteit is over de cliënt
  • Of de cliënt wordt beschouwd als een Politiek Prominent Persoon (PEP)
  • Of er sancties zijn (of waren) genomen tegen de cliënt
  • Of de cliënt onder toezicht staat van een financiële regelgevende instantie

Ook kan CDD On Demand gebruikt worden om de UBO van een instantie te traceren. Hiervoor analyseert het systeem zelfstandig documenten beschikbaar via de Kamer van Koophandel en stelt het een overzicht op van betrokken personen en de geïdentificeerde UBO. Een echte UBO kan alleen gevonden worden bij een BV met een aandeelhouder (of een eenmanszaak). Daarnaast identificeert CDD On Demand mogelijke UBO’s (UBO suspect) of de persoon die het beste zou weten wie de UBO is.

Met SCOPE CDD On Demand controleert u uw cliënten vanaf €3,00 op al deze punten zonder de verplichting om een langdurig contract af te sluiten. Bovendien ontvangt u aan het eind van de controle een gewaarmerkt rapport met de door u uitgevoerde controle wat als bewijsstuk dient voor een eventuele controle. Het gebruik van SCOPE CDD On Demand zorgt voor een snel en geautomatiseerd proces voor de Customer Due Diligence, met UBO-controle en een compliance screening.

Better be safe than sorry!

UBO vinden met software – Veel beloven, Weinig geven.

shutterstock_387228880

UBO vinden met software – Veel beloven, Weinig geven

Door diverse leveranciers wordt Compliance/Due Diligence software aangeboden om UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) te vinden. Deze informatie kan worden aangeschaft in de vorm van een rapport of een abonnement. Er wordt veel beloofd: “Zodat het snel duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner of UBO) is van een bedrijf” of “De UBO controle geeft u inzage in welke natuurlijke perso(o)n(en) de Ultimate Beneficial Owner is/zijn van het bedrijf”.

In de praktijk zijn dit soort claims zelden of nooit waar te maken. De echte UBO ‘s worden bijna nooit gevonden met de aangeboden software. Als er al UBO ’s gevonden worden met de software is het maar de vraag of het klopt. Het zijn eerder mogelijke UBO’s (suspect UBO’s). De software ondersteunt wel bij het opzoeken van de benodigde informatie en het registreren van brondocumenten.

Wanneer u zelfstandig een UBO-onderzoek moet uitvoeren, kunt u met uittreksels van de Kamer van Koophandel opvragen wie de functionarissen, bestuurders en eigenaren zijn van een rechtspersoon. Vanuit de werkmaatschappij wordt het moederbedrijf gezocht en vandaar het volgende moederbedrijf; de ketting naar boven wordt gevolgd. Dit is wat de software ook doet. Echter in deze werkwijze zitten hiaten zoals wij verderop in dit artikel zullen aantonen.

Werkt bij een eenmanszaak

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris werkt een UBO vinden bij de KvK redelijk goed. Hiervan kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld.

Geen echt inzicht in concernstructuren

Inzicht in concernstructuren geven is ook niet mogelijk op basis van KvK informatie omdat <= 25% aandeelhouders niet zichtbaar zijn in de KvK. In het geval van een werkmaatschappij met twee 50% eigenaren elk met een persoonlijke holding [A 50%; B 50%] werkt de KvK. De concernstructuur is inzichtelijk. Bij een afwijkende aandelenverdeling [Holding A 25%; Holding B 75%] is Holding A met de bijbehorende StAK onzichtbaar in de KvK structuur

Een natuurlijke persoon die via twee rechtspersonen als UBO zou moeten worden aangemerkt, zal niet als UBO naar boven kunnen komen.

Stichting Administratie kantoor maakt aandeelhouder onzichtbaar

Een interessant probleem is een Stichting Administratie kantoor (StAK). Bij een StAK een bestuurder vinden is mogelijk maar dit zegt niets over de echte aandeelhouders. De StAK staat geregistreerd als enige aandeelhouder van de BV. Een certificaat houder binnen de STAK is anoniem.

Problemen in de beschreven werkwijze

De volgende problemen zijn van toepassing:

  1. Wie het feitelijk zeggenschap in de entiteit heeft, is niet op basis van KvK uittreksels te achterhalen. Alleen de rechtspersoon zelf kan hier meer informatie over geven.
  2. Dit geldt ook voor de verdeling van de aandelen en/of het kapitaal. Of iemand een mogelijke UBO is van een bedrijf kan wel worden opgevraagd, maar in welke mate hij dat is, is niet openbaar.
  3. Alleen Nederland. Allereerst beslaat de Nederlandse Kamer van Koophandel uitsluitend inschrijvingen en registraties binnen de Nederlandse landsgrenzen. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zijn de uittreksels van de Kamer van Koophandel niet meer afdoende. Wanneer een UBO-onderzoek leidt naar entiteiten buiten Nederland, zal het onderzoek via de buitenlandse instanties en personen vervolgd moeten worden. Voor sommige landen geldt dat de informatie eenvoudig te achterhalen is. Voor andere landen is dit echter een stuk ingewikkelder en wordt het een uitdaging om het UBO-onderzoek zo goed mogelijk sluitend te krijgen. In dit geval kan wel via een tussenpersoon worden getracht de UBO’s te traceren (UBO Gateway).

De consequenties

In het geval van een eenmanszaak met één eigenaar/ functionaris of andere entiteit met één eigenaar/ functionaris kan met redelijke zekerheid worden gesteld dat deze persoon de UBO is. Hoewel het mogelijk is dat iemand anders de feitelijke zeggenschap heeft over de rechtspersoon, kan de eigenaar of functionaris wel als UBO worden bestempeld (UBO).

Als een entiteit meerdere natuurlijke personen als eigenaar en/ of functionaris heeft, kunnen alleen personen worden aangemerkt die mogelijk UBO zijn (UBO suspect).

Ook wanneer het UBO-onderzoek leidt naar lastiger inzichtelijke entiteiten, zoals verenigingen, stichtingen, kunnen alleen bestuurders worden aangemerkt als mogelijke UBO’s. Ook hier is niet publiek inzichtelijk wie er in welke mate zeggenschap heeft over de entiteit. Zo kan onderzoek hier wel leiden tot vermoedelijke UBO’s (UBO Suspect) en/ of personen die zouden moeten weten wie de UBO’s zijn (UBO Gateway).

Wat u wel kunt doen

Alleen wanneer de bedrijfsstructuur (extreem) eenvoudig is en er slechts één natuurlijke persoon betrokken is, kan met redelijke zekerheid worden aangenomen dat deze persoon de UBO is. U dient hierbij natuurlijk wel te proberen te achterhalen of deze persoon daadwerkelijk de enige UBO is.

In alle overige gevallen bent u afhankelijk van de informatie die uw cliënt aanlevert. Deze informatie moet nauwkeurig worden uiteengezet, zodat de bedrijfsstructuur en de UBO’s inzichtelijk kunnen worden gedocumenteerd en gearchiveerd. Om de cliënt te controleren op de aangeleverde informatie, blijft het dus van belang dat u de aangeleverde uittreksels ook direct opvraagt bij de Kamer van Koophandel.

Tijdens de UBO-gesprekken die u met uw cliënt voert of tijdens het clientonderzoek, kunt u direct de benodigde uittreksels opvragen. Dit kunt u natuurlijk stuk voor stuk doen, maar dit proces kan worden gestroomlijnd met een geautomatiseerde UBO-check van CDD On Demand. Hiermee worden direct de uittreksels van de betrokken entiteiten opgevraagd en wordt de bedrijfsstructuur – voor zover mogelijk – in een overzichtelijk rapport weergegeven. Met deze rapportage en de informatie die uw cliënt u verstrekt, kunt u een behoorlijk UBO-onderzoek uitvoeren. Hierin zult u dus afhankelijk blijven van de door uw cliënt verschafte informatie.

Blijf scherp!

Het is van belang de UBO’s te achterhalen. Hierbij moet wel worden aangetekend dat er momenteel slechts een beperkte hoeveelheid informatie beschikbaar is in publieke bronnen om op te vragen. Het binnenkort in werking tredende UBO-register brengt daar waarschijnlijk niet veel verandering in, hoewel het wel eenvoudiger wordt om de UBO’s op te vragen. Tot die tijd zullen UBO-onderzoeken zelf uitgevoerd moeten worden, waarbij geautomatiseerde UBO-controles nooit de hele lading kunnen dekken. U zult altijd afhankelijk blijven van de aangeleverde informatie en de betrouwbaarheid hiervan. Gebruik een (automatische) UBO-controle dus alleen als hulpmiddel, niet als allesomvattend UBO-onderzoek.

Over de WWFT

De Wwft verplicht (financiële) dienstverleners tot het uitvoeren van een gedegen UBO-onderzoek. Met een danig onderzoek wordt getracht de UBO (Ultimate Beneficial Owner – uiteindelijk belanghebbende) te achterhalen. Dit onderzoek zal worden vereenvoudigd door de invoering van het UBO-register. Volgens de planning zou dit nieuwe register in het voorjaar van 2020 ingaan. Tot die tijd zullen dienstverleners zelf het UBO-onderzoek moeten uitvoeren.

UBO onderzoek met behulp van de KvK: hoe gaat dit in zijn werk?

Met behulp van uittreksels van de Kamer van Koophandel kan de bedrijfsstructuur gedeeltelijk inzichtelijk worden gemaakt. In deze uittreksels staan onder andere de functionarissen en eigenaren van een rechtspersoon. Wanneer de eigenaar van een rechtspersoon een andere rechtspersoon is, worden ook hiervan de UBO’s en eigenaren/ functionarissen inzichtelijk gemaakt. Bij een UBO-onderzoek wordt deze structuur nagelopen en inzichtelijk weergegeven. Voorts dient de cliënt met behulp van aktes en uittreksels de structuur en verdeling van kapitaal en eigenaarschap inzichtelijk te maken.

Voorwaarden UBO-schap

Een UBO is een natuurlijk persoon die voldoet aan de volgende eisen dan wel één van de volgende zaken in eigendom heeft:

  1. Meer dan 25 % van de aandelen;
  2. Meer dan 25 % van de stemrechten;
  3. De feitelijke zeggenschap over de onderneming;
  4. Wanneer hiermee geen feitelijke UBO’s kunnen worden geïdentificeerd, wordt het hoger leidinggevend personeel van de rechtspersoon als UBO aangewezen.